نمونه ای از مکاتبات تجاری در یک شرکت. نامه های تجاری
ساختار متن یک نامه تجاری
قوانین اساسی برای نوشتن نامه های تجاری
نامه های تجاری به دلیل تعلق به اطلاعات و اسناد مرجع، قوانین خاصی برای تنظیم و قالب بندی دارند. هنگام نوشتن نامه، نویسنده باید در مورد هدفی که نامه را برای آن می نویسد و آنچه در نتیجه توجه به آن انتظار دارد فکر کند. او باید به وضوح برای خود روشن کند که مخاطب در مورد موضوع نامه چه می داند، چه چیزی می تواند به عنوان نقطه شروع تکیه کند، و چه اطلاعات جدیدی هنوز برای مخاطب شناخته نشده است، که نامه به خاطر آنها نوشته می شود. ماهیت استدلال و ترکیب متن به تنظیم هدف نامه بستگی دارد. مراحل زیر در تهیه و تنظیم نامه ها قابل تشخیص است:
بیایید به این مراحل نگاه کنیم. مطالعه ماهیت موضوع شامل: جمع آوری اطلاعات کافی در مورد این موضوع، در صورت لزوم، مطالعه قوانین مربوط به اصل موضوع، تجزیه و تحلیل درخواست های قبلی در مورد این موضوع و پاسخ های دریافتی به آنها است. سپس شروع به نوشتن متن نامه می کنند.
ساختار متن یک نامه تجاری
نوشتن متن نامه فرآیندی پر زحمت است. یک کار مهم هنگام نوشتن نامه، اشباع اطلاعات آن است، یعنی شامل مقدار اطلاعات مورد نیاز. نوشتن می تواند تک وجهی یا چند وجهی باشد. یک جنبه از نامه معمولاً محتوای کل نامه را تشکیل می دهد و اغلب این نامه ها نامه هایی هستند که نیازی به پاسخ ندارند. متن نامه های چند وجهی ممکن است از جنبه های زیر تشکیل شده باشد: بخش ها، بندها، بندهای فرعی، پاراگراف ها. ارائه هر جنبه باید با یک پاراگراف شروع شود. مکاتبات تجاری با تمایل به نوشتن حروف عمدتاً چند وجهی مشخص می شود. نامه معمولاً بر اساس طرح زیر تشکیل می شود: مقدمه، بخش اصلی، نتیجه. بخش مقدماتی شامل: پیوندی به سند، نکات فردی آن است که به عنوان پایه ای برای تنظیم نامه عمل می کند. بیانیه واقعیت که هدف (دلیل) تنظیم نامه را نشان می دهد. هنگام مراجعه به یک سند، داده های آن به ترتیب زیر نشان داده می شود: نام نوع سند، نویسنده، تاریخ، شماره ثبت سند، عنوان، به عنوان مثال: مطابق با فرمان دولت فدراسیون روسیه در ژوئن. 27، 2004 شماره 620 «در مورد تصویب آیین نامه نمونه ... » بخش اصلی شامل شرح رویداد، وضعیت موجود، تجزیه و تحلیل آنها و شواهد ارائه شده است. در این قسمت است که لازم است متقاعد شود، ثابت شود که شرکت در جلسه (کنفرانس، میزگرد) ضروری است، محصولات تولید شده یا خدمات ارائه شده بهترین هستند، درخواست باید برآورده شود و غیره. نتیجه نامه بیانگر نتیجه گیری در قالب درخواست، پیشنهاد، نظر، امتناع، تذکر و غیره است. نامه ممکن است فقط شامل یک بخش پایانی باشد. سؤالات اصلی نامه باید به وضوح فرموله شده و به ترتیبی تنظیم شوند که برای درک بهینه ترین باشد. پس از تنظیم و نگارش، خدمت نامه باید ویرایش شود. یک نامه تجاری تقریباً همیشه با یک آدرس شروع می شود. این بخش کوچک از متن برای اهداف ارتباطی بسیار مهم است. یک پیام به درستی انتخاب شده نه تنها توجه مخاطب را جلب می کند، بلکه لحن مناسبی را برای مکاتبات تعیین می کند و به ایجاد و حفظ روابط تجاری کمک می کند. اهمیت درخواست تجدید نظر توسط نویسنده نامه تعیین می شود. علامت نگارشی بعد از آدرس سزاوار توجه ویژه است. کاما بعد از نشانی به نامه یک شخصیت معمولی می دهد، در حالی که علامت تعجب بر اهمیت و سبک رسمی تأکید می کند. تهیه کننده باید عوامل زیر را در نظر بگیرد:
1. موقعیت اجتماعی مخاطب نسبت به موقعیت خود;
2. درجه آشنایی، ماهیت رابطه;
3. رسمی بودن/غیر رسمی بودن وضعیت ارتباطی.
4. مجوزهای آداب در یک گروه گفتار معین معتبر است.
هنگام چاپ، درخواست تجدیدنظر در مرکز قرار می گیرد:
میخائیل پتروویچ عزیز!
متن نامه ممکن است با بیان انتظار برای تحقق یک درخواست (ضمانت ها، نمایندگی ها، دعوت ها، یادآوری ها) و همچنین فرمول ادب پایان یابد، به عنوان مثال:
من از کمک های ارائه شده تشکر می کنم و اطمینان می دهم که اطلاعاتی که ارائه کردید در توسعه همکاری های متقابل سودمند اهمیت زیادی خواهد داشت.
مایلم از این فرصت استفاده کنم و از این دعوت تشکر کنم...
من به همکاری مثمر ثمر و مشارکت فعال در حل مشکلات، در توسعه و اجرای اقدامات برنامه ای بعدی ابراز امیدواری می کنم.
فرمول ادب قبل از ویژگی "امضا" قرار دارد، از پاراگراف چاپ شده و با کاما از موقعیت جدا می شود. نام موقعیت با حروف بزرگ یا کوچک نوشته می شود، بسته به نحوه املای موقعیت در اسناد تشکیل دهنده یا نظارتی سازمان. اگر نامه روی سربرگ یک مقام رسمی صادر شده باشد، نام آن سمت در ویژگی "امضا" نشان داده نمی شود.
در مکاتبات رسمی از سبک تجاری رسمی استفاده می شود.
سبک تجاری مجموعه ای از وسایل گفتاری است که وظیفه آن خدمت به حوزه روابط تجاری رسمی است.
ویژگی های سبک کسب و کار، ویژگی های خاص ذاتی آن، هنجارهای سبک این نوع زبان تحت تأثیر شرایطی که ارتباطات تجاری در آن صورت می گیرد شکل گرفت. این شرایط به شرح زیر است:
1. شرکت کنندگان در ارتباطات تجاری عمدتاً اشخاص حقوقی هستند - سازمان ها، مؤسسات، شرکت ها، که توسط افرادی که از طرف مدیران و سایر مقامات نمایندگی می کنند نمایندگی می شوند.
2. ماهیت و محتوای روابط اطلاعاتی بین سازمانها کاملاً تنظیم شده است.
3. موضوع ارتباطات تجاری فعالیت های سازمان است: مدیریتی، تولیدی، اقتصادی،
علمی، فنی و غیره؛
4. اکثریت قریب به اتفاق اسناد مدیریت بر یک گیرنده خاص متمرکز شده است.
5. بیشتر موقعیت هایی که در فعالیت های سازمان ها به وجود می آیند و نیاز به مستندات کتبی دارند، به موقعیت های تکرار شونده و مشابه مربوط می شوند.
شرایط در نظر گرفته شده ارتباطات تجاری الزامات خاصی را برای اطلاعات مدیریت تشکیل می دهد. برای اطمینان از تبادل اطلاعات موثر در حوزه مدیریت، اطلاعات باید دارای ویژگی های خاصی باشد.
او باید باشد:
1. ماهیت رسمی، که بر اساس تجاری رابطه، ماهیت غیر شخصی آنها تأکید می کند و همچنین نشان دهنده فاصله خاصی است که بین شرکت کنندگان در ارتباطات تجاری وجود دارد.
2. خطاب، زیرا یک سند مدیریتی همیشه برای گیرنده، مقام، سازمان، گروهی از سازمانها در نظر گرفته شده است.
3. مرتبط، زیرا سند باید دقیقاً حاوی اطلاعاتی باشد که در یک زمان معین برای اتخاذ یک تصمیم مدیریت مؤثر یا لازم است.
استفاده دیگر در فعالیت های مدیریتی؛
4. عینی و قابل اعتماد، زیرا فعالیت‌های مدیریت مؤثر مستلزم ارزیابی بی‌طرفانه و بی‌طرفانه رویدادها، حقایق و پدیده‌ها است.
5. متقاعد کننده، مستدل، زیرا وظیفه ارتباطات تجاری تشویق مخاطب به انجام (یا عدم انجام) است.
اقدامات خاص؛
6. کامل و کافی برای تصمیم گیری مدیریت. فقدان اطلاعات ممکن است ضروری باشد
علاوه بر این درخواست اطلاعات، ایجاد مکاتبات،
منجر به تلفات غیرقابل توجیه زمان و پول شود.
سبک تجاری دارای مجموعه ای از ویژگی های خاص است که آن را از سایر سبک های زبان - علمی، روزنامه نگاری، محاوره ای و زبان داستانی متمایز می کند.
الزامات اصلی برای سبک کسب و کار عبارتند از:
استانداردسازی گفتار تجاری تمام سطوح زبان - واژگان، صرف‌شناسی و نحو را پوشش می‌دهد. تا به امروز، گفتار تجاری تعداد زیادی از اصطلاحات، عبارات و فرمول ها را جمع آوری کرده است. استفاده از ساختارهای آماده به شما امکان می دهد از اتلاف وقت برای جستجوی تعاریفی که موقعیت های استاندارد را مشخص می کنند جلوگیری کنید. استاندارد کردن گفتار تجاری به طور قابل توجهی محتوای اطلاعات اسناد را افزایش می دهد، درک آنها را به میزان قابل توجهی تسهیل می کند، که به طور کلی به بهینه سازی جریان اسناد کمک می کند.
لحن خنثی ارائه هنجار ارتباطات تجاری رسمی است که در سخت ترین و محدودترین ماهیت ارائه ظاهر می شود. بی طرفی لحن ارائه امکان استفاده از ابزارهای زبانی بیانی و دارای بار عاطفی (واژگان محاوره ای و الفاظ)، وسایل مجازی و کلماتی که به معنای مجازی در متون استفاده می شود را حذف می کند. اطلاعات مندرج در متن نامه ماهیت رسمی دارد. به همین دلیل، عنصر شخصی و ذهنی در اسناد باید به حداقل برسد. کلماتی که بار عاطفی تلفظی دارند (کلماتی که پسوندهای کوچک دارند، با پسوندهای مبالغه یا تقلیل، الفاظ) از زبان اسناد حذف می شوند.
با این حال، نمی توان فرض کرد که یک سند رسمی کاملاً عاری از احساسات است.
هدف بیشتر اسناد جلب توجه مخاطب، متقاعد کردن او و تشویق او به اقدام در جهت مورد نظر نویسنده است. یک سند مدیریتی اگر عاری از رگه های احساسی باشد به هدف خود نمی رسد، اما عاطفی باید پنهان شود و نه با زبان، بلکه با محتوا به دست آید. این باید در پشت یک لحن ارائه آرام و خنثی پنهان شود. دقت ارائه مستلزم درک صریح از محتوای سند است.
وضوح و دقت متن در درجه اول با صحت ساختار ترکیبی متن، عدم وجود خطاهای منطقی، متفکر بودن و وضوح عبارت - عبارات پایدار و عدم وجود عبارات مجازی تعیین می شود.
ارائه لاکونیک متن با استفاده اقتصادی از ابزارهای زبانی، به استثنای افزونگی گفتار - کلمات و عباراتی که دارای معنای اضافی هستند، به دست می آید.
الزام مختصر یا مختصر بودن متن ارتباط مستقیمی با کاهش حجم متن دارد. الزام اختصار ما را مجبور می کند که موضوع سند را با وضوح بیشتری فرموله کنیم، از زبان کم استفاده کنیم، کلمات غیر ضروری را که حاوی اطلاعات لازم نیستند، تکرارهای ناموجه و جزئیات غیر ضروری حذف کنیم.
نامه باید بدون توجه به اینکه برای چه کسی ارسال می شود قانع کننده باشد، حاوی تاریخ دقیق، حقایق غیرقابل انکار و نتیجه گیری باشد.
یکی از ویژگی های گفتار تجاری استفاده گسترده از فرمول های زبانی است - عبارات پایدار (الگو) بدون تغییر استفاده می شود. برای ایجاد انگیزه در یک عمل خاص، از عبارات زیر استفاده می شود:
به اطلاع می رسانیم از... تا...;
- به اطلاع شما می رساند که از تاریخ...
- مورد توافق را برای شما ارسال می کنیم...
- از شما می خواهیم که این موضوع را در نظر بگیرید ...
- بازرسی مشخص کرد که ....
- به دلیل عدم کمک مالی ...;
- به دلیل شرایط سخت اقتصادی ...;
- مطابق با نامه شما ...;
- به منظور انجام کار مشترک ...;
- طبق پروتکل ...;
- در تأیید موافقت ما ...;
- به منظور تقویت مسئولیت... و غیره.
فرمول های زبانی نتیجه یکسان سازی ابزارهای زبانی مورد استفاده در موقعیت های مکرر هستند. علاوه بر بیان محتوای معمولی، فرمول‌های زبان اغلب به‌عنوان مؤلفه‌های قانونی مهم متن عمل می‌کنند که بدون آن سند از قدرت قانونی کافی برخوردار نیست:
ما ضمانت بازپرداخت وام به مبلغ ...،
- ما پرداخت را تضمین می کنیم. مشخصات بانکی ما...
- کنترل بر اجرا محول شده است ...
اصطلاح کلمه یا عبارتی است که مفهومی خاص یا خاص به آن نسبت داده می شود. مجموعه اصطلاحات یک حوزه جداگانه دانش یا فعالیت حرفه ای اصطلاحات یا یک سیستم اصطلاحی را تشکیل می دهد.
استفاده از اصطلاحات به معنای کاملاً ثابت، درک روشنی از متن را تضمین می کند، که در ارتباطات تجاری بسیار مهم است.
اصطلاحات مورد استفاده در اسناد مدیریت، اصطلاحات صنعتی هستند که محتوای حوزه موضوعی که محتوای سند به آن اختصاص داده شده است، و همچنین اصطلاحاتی که در زمینه پشتیبانی مستندات ایجاد شده اند را نشان می دهد.
صحت و ثبات استفاده از اصطلاحات در عمل با استفاده از فرهنگ لغات و استانداردهای اصطلاحی حاصل می شود که یک سیستم کاملاً بدون ابهام از مفاهیم و اصطلاحات را ایجاد می کند و به ساده سازی اصطلاحات کمک می کند. اصطلاحات مورد استفاده در زمینه پشتیبانی اسناد برای مدیریت در GOST R 51141-98 "کار اداری و بایگانی" ثبت شده است. اصطلاحات و تعاریف".
هنگام استفاده از یک اصطلاح، باید مطمئن شوید که برای گیرنده قابل درک است. اگر نویسنده نامه در این مورد تردید دارد، لازم است یکی از موارد زیر را انجام دهد:
یک تعریف رسمی از این اصطلاح ارائه دهید؛
با استفاده از واژگان خنثی معنای اصطلاح را رمزگشایی کنید.
یک اصطلاح را حذف کنید یا آن را با یک کلمه یا عبارت رایج جایگزین کنید.
مشکلات در استفاده از اصطلاحات نیز به این دلیل است که سیستم اصطلاحات دائماً در حال تغییر است: محتوای مفاهیم موجود تغییر می کند، مفاهیم جدیدی به وجود می آیند، برخی از مفاهیم منسوخ می شوند و اصطلاحات نشان دهنده آنها از کاربرد خارج می شوند.
هنگام استفاده از اصطلاحات چند معنایی (اصطلاحات مترادف) باید در نظر گرفت که در یک سند، یک اصطلاح فقط در یکی از معانی آن قابل استفاده است. به عنوان مثال، اصطلاحات "قرارداد"، "قرارداد"، "قرارداد" اصطلاحات مترادف هستند، اما در عمل به کارگیری آنها متفاوت است. در قانون کار ما در مورد قرارداد کار (قرارداد) صحبت می کنیم. در قانون مدنی - معاملات دو و چند جانبه را عقد می نامند. در فعالیت‌های تجارت خارجی، اصطلاح «قرارداد» رایج‌تر است.
یکی دیگر از ویژگی های سخنرانی تجاری. در گفتار تجاری از اختصارات استفاده می شود. دو نوع اصلی مخفف کلمه وجود دارد:
1. واژگانی (اختصارات) - کلمات اختصاری پیچیده که با حذف بخشی از حروف تشکیل دهنده آنها از قسمت هایی از کلمات تشکیل می شود: CIS، LLC، وزارت موقعیت های اضطراری، NPP، GOST، GUM، Roskomzem، حسابدار ارشد، رئیس، معاون، نیروهای ویژه.
2. گرافیک - مخفف کلمات مورد استفاده در نوشتن: gr-n، tchk، zh-d، kv. m و غیره
در نامه ها فقط باید از اختصارات، عناوین و اصطلاحات پذیرفته شده رسمی استفاده شود. اسامی مؤسسات، سازمان ها و سمت ها، عناوین، واحدهای اندازه گیری، اسامی جغرافیایی و غیره باید دقیقاً با اسامی رسمی مطابقت داشته باشد.
یکی دیگر از ویژگی های گفتار تجاری، استفاده از ساختارهایی با تبعیت متوالی کلمات در حالت جنسی یا ابزاری است:
- ما گزینه هایی را برای راه حل ها (چه؟) برای بازسازی گرمایش، تهویه و تاسیسات بهداشتی ساختمان های مسکونی و ساختمان های اداری به شما پیشنهاد می کنیم.
- ما به طور کامل نیاز (چه؟) برای بحث بیشتر در مورد موضوعات خاص همکاری احتمالی را به اشتراک می گذاریم.
- با توجه به فهرست فعالیت های اصلی مصوب رئیس جمهور فدراسیون روسیه (چه؟) برای آماده سازی و برگزاری جشن شصتمین سالگرد پیروزی در جنگ بزرگ میهنی ...
طبق برنامه زمانبندی کارکنان ...
گفتار تجاری با استفاده از عبارات با اسم های کلامی مشخص می شود. در گفتار تجاری، سازه هایی از اسامی فعل به معنای عمل به جای افعال استفاده می شود: کمک کردن (و نه کمک کردن)، کمک کردن (و نه کمک کردن)، تمیز کردن (و نه تمیز کردن)، برای پشتیبانی. (و نه برای پشتیبانی)، برای تعمیر (به جای تعمیر).
سادگی ارائه و غلبه جملات ساده و رایج برای نوشتن مهم است. یکی از ویژگی های سبک کسب و کار استفاده غالب از جملات رایج ساده، یک قسمتی (با یک عضو اصلی - موضوع یا محمول) یا دو قسمتی (با دو عضو اصلی - موضوع و محمول) با عبارات جدا شده (مشارکتی، قید، تعاریف مجزا)، کلمات و جملات مقدماتی، به عنوان مثال:
- با توجه به راندمان بسیار پایین استفاده از اموال شهری کمک به سرمایه مجاز سرمایه گذاری مشترک "MIO" و همچنین حجم کار ناکافی ناوگان وسایل نقلیه موتوری و سودآور نبودن آن، از شما تقاضا داریم مشکل واگذاری را حل کنید. سهم شهر در مدیریت مالی و اقتصادی شهرداری.
توصیه می شود نامه ای در مورد یک موضوع تهیه کنید. اگر نیاز به تماس همزمان با یک سازمان در مورد چندین موضوع مختلف دارید، توصیه می شود برای هر یک از آنها نامه جداگانه بنویسید.
در متن یک نامه می توانید درخواست ها یا سوالات دیگر را در صورت انتقال به یک نفر برای اجرا بیان کنید.
علاوه بر فرمول های زبان سنتی، مکاتبات تجاری حاوی کلمات و عبارات خارجی است. در عمل نقش فرمول های زبانی را ایفا می کنند. برخی از آنها به خوبی شناخته شده هستند، برخی کمتر رایج هستند. باید در نظر داشت که استفاده از کلمات بیگانه بوی کمی کهنه می دهد، اما در عین حال تأثیر خوبی بر شریکی که این کلمات را می داند می گذارد و باعث می شود خواننده بیرونی گیج شود.
آموزنده؛
مشایعت؛
ضمانتنامه؛
اطلاعاتی؛
با تشکر؛
تبریک می گویم؛
همچنین درخواست نامه، درخواست نامه، ابلاغ نامه، پاسخ نامه، دعوت نامه و ... نیز وجود دارد که هر نوع نامه ویژگی های خاص خود را در نگارش و طراحی دارد.
نامه های دعوت
دعوت نامه هایی با پیشنهاد شرکت در سمینارها، جلسات و رویدادهای دیگر معمولاً خطاب به رئیس سازمان، یک مقام خاص است، اما می تواند به کل تیم نیز ارسال شود. حروف شرایط شرکت، مکان و زمان رویدادها و در صورت لزوم کد لباس را نشان می دهد. نامه معمولاً حاوی جزئیات "ضمیمه" است که از برنامه رویداد اطلاع می دهد.
ضمانت نامه
ضمانت نامه ها برای تایید برخی قول ها یا شرایط نوشته می شود و خطاب به یک سازمان یا فرد است. پرداخت برای کار انجام شده، کیفیت، زمان تحویل محصولات، پرداخت برای کالا، اجاره و غیره قابل تضمین است. (نوع ضمانت)، پرداخت را تضمین می کنیم، زمان تحویل را تضمین می کنیم، کیفیت محصولات را تضمین می کنیم...
نامه معمولاً جزئیات پرداخت سازمان ارائه دهنده ضمانت پرداخت را نشان می دهد.
توصیه می شود متن نامه را با خدمات حقوقی هماهنگ کنید. علاوه بر امضای رئیس سازمان، امضای حسابدار ارشد نیز قابل صدور است. امضا با مهر تایید می شود.
نامه های درخواستی
موقعیت‌های زیادی وجود دارد که باعث ایجاد درخواست‌ها از طرف شرکت‌ها، سازمانها و مؤسسات می‌شود. متن این نامه معمولاً به شکل زیر است: بخش اصلی محتوا حاوی بیانیه ای از دلیلی است که شما را وادار به ارائه درخواست کرده است. بیانیه خود درخواست؛ بخش پایانی امیدواری برای نتیجه مورد انتظار است. درخواست‌ها معمولاً با کلمات "من می‌پرسم، می‌پرسیم" بیان می‌شوند.
لطفا کمک کنید...;
لطفا به آدرس ما ارسال کنید...;
لطفا شرکت کنید...;
لطفا اطلاع دهید...؛
از شما می خواهم که بدهی را تسویه کنید...;
لطفا اقدام کنید...
هدف اصلی این نامه متقاعد کردن، اثبات نیاز به انجام درخواست است، بنابراین، متن نامه شواهد قانع کننده ای ارائه می دهد، محاسبات، برآوردها و سایر دلایل پشتیبانی را که به عنوان یک "ضمیمه" رسمیت می یابد، پیوست می کند.
پاسخ نامه ها
متن پاسخ نامه معمولاً با تکرار درخواست شروع می شود. در ادامه نتایج رسیدگی به درخواست بیان می شود، امتناع با انگیزه (اگر امتناع نامه باشد) و خود امتناع بیان می شود.
ماهیت اطلاعات در نامه تجاری معمولاً به جایگزینی اطلاعات مورد انتظار در پاسخ نامه دلالت دارد، یعنی در مکاتبات تجاری یک اصل موازی در جنبه های محتوا وجود دارد که در زبان مکاتبات پاسخ منعکس می شود. به این معنی:
1. وجود لینک به نامه اصلی و موضوع آن در پاسخ نامه.
2. استفاده از ابزارهای زبانی یکسان (در درجه اول اصطلاحات) در هر دو حرف;
3. مقایسه حجم اطلاعات و جنبه های محتوا در هر دو حرف;
4. رعایت توالی خاصی در ارائه جنبه های محتوا.
متون پاسخ نامه ها باید با وظایف ثبت شده در مصوبات مدیران مطابقت داشته باشد.
قانون اول و اساسی این است که پاسخ خود را به تاخیر نیندازید، خبرنگار خود را منتظر نگذارید. اگر شرایط به گونه ای است که نمی توانید در مهلت تعیین شده پاسخ دهید، این موضوع را به مخاطب اطلاع دهید و همچنین مدت زمانی که می توانید پاسخ نهایی را بدهید. حتما با ذکر دلیل عینی بابت تاخیر عذرخواهی کنید.
پاسخ نامه نشان دهنده شماره و تاریخ سندی است که پاسخ به آن داده شده است. این داده ها در متن نامه وارد نمی شوند، بلکه در یک مکان مشخص در فرم یا قبل از عنوان سندی که در فرم تنظیم نشده است وارد می شود.
اشکال زیر برای ارائه امتناع استفاده می شود:
- پیشنهاد شما به دلایل زیر رد می شود...
پیش نویس توافق نامه اقدامات مشترک ارسال شده برای شما به دلایل زیر رد می شود ...
- متاسفیم، اما شرکت ما نمی تواند پیشنهاد شما را بپذیرد...
نامه های شکرگزاری
اخیراً نامه های تشکر به طور گسترده در مکاتبات تجاری مورد استفاده قرار گرفته است.
نامه های قدردانی قوانین رفتار خوب در روابط بین شرکا هستند. در مشارکت ها، شما باید بتوانید نه تنها درخواست کنید، بلکه از خدمات ارائه شده، برای برگزاری مشترک هر رویداد، برای ارسال تبریک، برای سازماندهی یک پذیرایی و غیره تشکر کنید.
نامه را می توان روی سربرگ یا سربرگ رنگی قالب بندی کرد) نامه تشکر. در صورتی که نامه روی سربرگ تنظیم شده باشد به ترتیب مقرر ثبت می شود. نامه ای که بر روی فرم قدردانی تنظیم شده است، مشمول ثبت نام نمی شود. از آنجایی که نامه ماهیت شخصی دارد، توصیه نمی شود که ویژگی "اجرا کننده" را در آن قرار دهید. متون نامه ها از یک فرم استاندارد ارائه استفاده می کنند:
- تشکر می کنم ...;
- صمیمانه سپاسگزارم...;
- با سپاس متذکر می شویم...;
- متشکرم...؛
- ممنون از شما برای ...
مقدمه ای که برای یک نامه یا مدرک نوشته می شود
نامه های پوششی برای اطلاع مخاطب در مورد ارسال هرگونه اسناد تنظیم می شود. متن نامه از دو بخش تشکیل شده است: پیام در مورد مطالب ارسال شده و شفاف سازی اطلاعات (پیوست). به طور معمول، متن یک نامه بسیار کوتاه است، با فرمت A5 متناسب است و عنوان مستقلی ندارد. نامه های همراه معمولا با این موارد شروع می شوند:
- دارم اطلاعات میفرستم...; - ما خوشحالیم که به شما پیشنهاد می کنیم (توصیه می کنیم)
- ما به شما پیشنهاد می کنیم ...;
- ما مطمئن هستیم که شما به کیفیت بالای محصولات ما علاقه مند خواهید شد...;
- به اطلاع می رسانیم که ...;
- به اطلاع می رسانیم که ...;
- امیدواریم همکاری های بیشتر...
بسیاری از مردم نگران نحوه نوشتن نامه تجدید نظر هستند. این الگو در واقع تقریباً در همه موارد یکسان است. بسیاری از مردم این سند را به سازمان ها، شرکت ها، مقامات و مکان های دیگر ارسال می کنند تا برخی مسائل را حل کنند. باید هم توسط شهروندان عادی و هم توسط کارآفرینان خصوصی مختلف تدوین شود. خوب بیایید همه چیز را مرتب کنیم.
اولین چیزی که باید بدانید
بنابراین، قبل از آن، باید بدانید که این سند بر اساس چه اصل تنظیم شده است. خوب، هنگام نوشتن چنین مقاله ای، باید کاملاً از همه قوانین پیروی کنید اولین چیزی که باید یاد بگیرید استفاده از یک سبک ارائه رسمی است. مهم است که از قبل در مورد محتوا فکر کنید، آن را قانع کننده، واضح، منطقی و قابل درک بنویسید. متنی است که ماهیت آن به طور مختصر و بهینه ارائه شده است. حداکثر طول سند یک صفحه است. وظیفه اصلی یک شخص جلب توجه گیرنده و علاقه مند کردن او به مشکل خود است. لازم است که گیرنده بلافاصله پس از خواندن پیام تصمیم گیری کند. نامه تجدید نظر باید بسیار مهم باشد. نمونه متنی است که در آن موضع نویسنده به وضوح بیان شده است و بیش از یک واقعیت و شواهد را پشتیبانی می کند. لازم است سوالات و درخواست های خود را به طور مداوم مطرح کنید. قاطی کردن همه چیز با هم فایده ای ندارد. و البته در پایان باید بر اهمیت این پیام تاکید کرد.
ساختار
این جنبه نیز از اهمیت بالایی برخوردار است. ترکیب بندی هنگام نوشتن نامه تجدید نظر مهم است. نمونه استاندارد است. در گوشه سمت چپ بالا، تاریخ دسترسی را قرار دهید. در سمت راست - مشخص کنید که نامه باید کجا و به چه کسی ارسال شود. این ممکن است نام یک شرکت، موسسه، سازمان دولتی، نام کامل یک فرد و غیره باشد. فقط در زیر، مشخصات خود را بنویسید: نام کامل، آدرس، شماره تلفن، ایمیل - هرچه اطلاعات بیشتر باشد، بهتر است. توصیه می شود متن را روی رایانه تایپ کنید و اگر تصمیم دارید با دست بنویسید، حتما از دست خط خوانا استفاده کنید.
درخواست تجدید نظر: نمونه مطالب
در وسط برگه باید متن را مستقیماً بنویسید. کدام درخواست تجدیدنظر را انتخاب کنم؟ قطعاً رسمی، یکی از موارد زیر را انتخاب کنید: محترم، رفیق و غیره. این کلمه باید با نام خانوادگی با نام و نام خانوادگی همراه باشد. اگر شخصی موقعیتی را اشغال می کند یا عنوانی دارد، این نیز باید نشان داده شود. برای تأکید بر اهمیت درخواست، ارزش آن را دارد که در انتها قرار دهید و سپس خود نامه تجدیدنظر را بنویسید. این الگو، به این ترتیب، وجود دارد، اما برای هر مورد متفاوت است. خوب، به طور کلی یک گزینه جهانی وجود دارد. ابتدا به دلایلی که باعث ایجاد توسل می شود اشاره می شود، سپس اصل مسئله و سپس هدف نامه ذکر می شود. باید تا حد امکان جزئیات بیشتری وجود داشته باشد. آنها به متقاعد کردن گیرنده کمک می کنند که درخواست برآورده شود. و علاوه بر این، مهم است که مبنای تجدید نظر را ذکر کنید. این ممکن است یک هنجار، قانون، مجموعه ای از قوانین، مقررات یا قانون قانونی باشد.
فرمولاسیون
بسیاری از مردم برای فرموله کردن خواسته ها یا درخواست های خود مشکل دارند. خب، اینجا چند قانون وجود دارد. اول، باید از مطالبات اجتناب شود. بهتر است از متقاعدسازی بیشتر استفاده کنید. مخاطب باید درک کند که انجام خواسته برای او سودمند است. می توانید به او در مورد علاقه اش به این موضوع اشاره کنید. درخواست تجدید نظر باید در یک یادداشت خوش بینانه، تشویق کننده، اما تا حد امکان به درستی پایان یابد. بهتر است نشان دهید که پاسخ معنی زیادی دارد و نمی توانید منتظر بمانید تا در اسرع وقت آن را دریافت کنید. و البته همه چیز باید امضا شود. پس از این می توانید ارسال کنید. تنها چیزی که باقی می ماند این است که منتظر پاسخ باشیم.
نامه های رسمی بر روی فرم های خاص (فرم های خارجی) نوشته می شوند که مطابق با استاندارد هستند. برای چنین فرم هایی، مجموعه ای از عناصر (جزئیات) اجباری ایجاد شده است که باید به ترتیب خاصی تنظیم شوند.
شکل نامه رسمی یک برگ کاغذ با عناصر دائمی است که به روش چاپی تکثیر شده است. می توان گفت که نامه رسمی شامل یک "قاب" از نامه و متن اصلی است و علاوه بر متن اصلی، حاوی اطلاعاتی در مورد مخاطب (فرستنده) است: نام کامل و مختصر سازمان، پستی آن و آدرس تلگراف، شماره تلفن، فکس و شماره تله تایپ، شماره آن نامه یا تلگراف که مبنای مکاتبات بوده و خیلی چیزهای دیگر. فرم ها می توانند زاویه ای (مرکز یا پرچم) یا با آرایش طولی جزئیات باشند.
طراحی فرم که با اصول زیبایی شناسی فنی مطابقت داشته باشد، تأثیر مثبتی بر درک محتوای آن دارد. به عنوان مثال، با توجه به اینکه برای چشم انسان راحت تر است که قسمت بالایی هر شی را ثابت کند، هنگام تنظیم اسناد، قسمت بالایی آنها باید اشباع تر شود.
استانداردهای فرم های نمونه، قالب ها و اندازه های فیلدهای اسناد را که بخشی از سیستم اسناد یکپارچه هستند، و همچنین الزامات ساخت شبکه ساختاری فرم نمونه، مجموعه ای از جزئیات و قوانین مربوط به مکان آنها را تعیین می کند. اسناد موجود در سیستم های مستندسازی یکپارچه از سه بخش اصلی تشکیل شده است که در مناطق کاملاً مشخص قرار دارند. این "هندسه" سند سرعت لازم در درک متن آن را تضمین می کند.
جزئیات ویژگی های اجباری هستند که توسط قانون یا مقررات برای انواع خاصی از اسناد تعیین شده است. ترکیب و ترتیب جزئیات مربوط به فرم های اسناد سازمانی و اداری باید با GOST R 6.30 - 2003 مطابقت داشته باشد.
ایجاد استانداردی برای فرم الگو، که به نوبه خود الزامات فرم نامه رسمی را تعیین می کند، ناشی از نیاز به یکسان سازی روند ثبت آن است که اجازه می دهد:
سازماندهی تولید متمرکز سربرگ؛
کاهش هزینه کار تایپ؛
کاهش هزینه های نیروی کار برای نوشتن و قالب بندی نامه ها؛
تسهیل جستجوی بصری برای اطلاعات لازم؛
گسترش امکانات استفاده از محاسبات و فناوری سازمانی هنگام پردازش نامه ها.
فرم نمونه مبنای طراحی فرم ها و قالب های انواع اسناد مدیریتی می باشد. مساحت اختصاص داده شده به فرم های نمونه برای مکان هر جزئیات با حجم بهینه این جزئیات در کاراکترهای چاپ شده مطابقت دارد.
فرم مجموعه ای از جزئیات سند است. طبق GOST R 6.30 - 2003، اسناد می توانند تا 30 جزئیات را شامل شوند، اما یک سند واحد با مجموعه کاملی از آنها تهیه نمی شود. برای هر نوع سند، ترکیب جزئیات بسته به هدف آن تعیین می شود. بنابراین، برای نامه رسمی جزئیات زیر توصیه می شود:
1) نشان یا علامت تجاری سازمان؛
عنوان متن؛
نام سازمان (کامل یا مخفف)؛
اطلاعات مرجع در مورد سازمان؛
تاریخ سند؛
نام خانوادگی (یا نام خانوادگی، نام و نام خانوادگی) و شماره تلفن مجری.
حروف اول تایپیست و تعداد کپی ها ممکن است نشان داده شود، اما آنها بخشی از جزئیات مورد نیاز نیستند. شما می توانید جزئیات زیر را وارد کنید: شناسه ایمیل (در صورت لزوم).
نامه رسمی تنها سندی است که نام نوع آن را ندارد. همه اسناد دیگر دارای اسامی هستند، به عنوان مثال "دستور"، "قانون"، "تصمیم"، "تذکره" و غیره.
مطابق با GOST R 6.30-2003 تصویر نشان دولتی فدراسیون روسیه روی سربرگ های سازمان های دولتی قرار داده شده است.
نام شرکت - مخاطب سند به صورت کامل و مختصر آورده شده است، به عنوان مثال، موسسه تحقیقاتی تمام روسیه مدیریت اسناد و امور بایگانی - VNIIDAD.
لازم به یادآوری است که نام سازمان ها را نمی توان خودسرانه مخفف کرد. نام اختصاری سازمان ها به سه صورت تشکیل می شود:
با حروف اول کلمات موجود در نام ها، به عنوان مثال وزارت امور داخلی (وزارت امور داخلی). اختصارات با هم نوشته می شوند و حروف در آنها با نقطه از هم جدا نمی شوند.
با توجه به هجاهای اولیه کلمات موجود در نام ها، به عنوان مثال، Uralmash (کارخانه ماشین سازی اورال)؛
به روشی ترکیبی، زمانی که نام‌های مخفف پیچیده بخشی از حروف اولیه، بخشی از کلمات کوتاه شده و در قسمت اول با حروف بزرگ و در قسمت دوم با حروف کوچک نوشته می‌شوند، برای مثال VNIIDormash. چنین کلماتی نیز با هم نوشته می شوند. نام مؤسسات تنها در صورتی مخفف می شود که نام اختصاری در یک سند رسمی ذکر شده باشد (مثلاً در اساسنامه سازمان ثبت شده است).
بهاطلاعات مرجع در مورد سازمان اولاً آدرس پستی و تلگراف را شامل می شود. روش و فرم ثبت اطلاعات مربوط به آدرس پستی و تلگراف یک سازمان باید با قوانین پستی مطابقت داشته باشد. ثانیا، داده های مرجع شامل شماره تلفن، شماره فکس و شماره حساب بانکی است. آنها همچنین باید روی سربرگ مشخص شوند.
جزئیات اجباری نامه هستند تاریخ، که در گوشه سمت چپ بالا قرار می گیرد. تاریخ نامه تاریخ امضای آن است. این به عنوان یک ویژگی جستجو عمل می کند و هنگام ارجاع به نامه استفاده می شود. تاریخ های موجود در نامه باید به صورت دیجیتالی فرمت شوند. عناصر تاریخ در یک خط با اعداد عربی به ترتیب زیر آورده شده است: روز، ماه، سال. به عنوان مثال، تاریخ 25 اکتبر 2000 باید به صورت: 10/25/2000 نوشته شود. اگر یک روز یا ماه با یک رقم مشخص شود، در مقابل آن یک صفر قرار می گیرد. به عنوان مثال تاریخ 12 ژانویه 2000 به صورت زیر نوشته شده است: 01/12/2000. نقطه ها بعد از دو رقم نشان دهنده روز و ماه قرار می گیرند.
شماره ثبت سند خروجی - شماره حرف و نماد آن - معمولاً از چندین بخش تشکیل شده است. ابتدا نمایه واحد سازه، نمایه با توجه به نام موارد طبقه بندی کننده گزارشگران، مجریان را می توان یادداشت کرد و قسمت آخر شماره سریال نامه ارسالی مثلاً شماره 2/16 خواهد بود. -2955 یا 18/275.
لینک شماره ثبت و تاریخ سند دریافتی شامل شماره ثبت و تاریخ نامه ای است که به آن پاسخ داده می شود و در زیر شماره ثبت و تاریخ سند ارسالی قرار دارد. این جزئیات فقط روی سربرگ وجود دارد. مقایسه تاریخ‌های ارسال و دریافت نامه‌ها، میزان کارایی کار موسسه با مکاتبات را نشان می‌دهد.
تحت هیچ شرایطی نباید این داده ها در متن خود نامه قرار گیرند. نوع این تفصیل نامه به شرح زیر باشد: «به شماره 4520/144 مورخ 27 اردیبهشت 1379».
مقصد - نام و آدرس گیرنده نامه (نام و نشانی سازمان، بخش ساختاری سازمان، شرکت یا نام خانوادگی و آدرس شخصی که نامه به او ارسال شده است) - در سمت راست بالای فرم نامه قید شده است. . این آدرس داخلی نامه است. در مخاطب، نام سازمان گیرنده به صورت اسمی نوشته می شود. مثلا:
JSC "اکسید"
این تا حدودی با در نظر گرفتن پردازش ماشینی انجام می شود. برای تسریع در اجرای نامه، در صورت مشخص بودن نام خانوادگی شخصی که آن را بررسی می کند، ذکر این نام خانوادگی توصیه می شود. هنگام ارسال نامه به یک مقام رسمی، نام سازمان در مورد اسمی و موقعیت و نام خانوادگی - در مورد داتیو مشخص می شود. مثلا:
Kemerovo OJSC "Granit"
به متخصص ارشد
A.N. اسمیرنوف
اگر نامه خطاب به رئیس سازمان باشد، نام سازمان باید بخشی از عنوان شغلی مخاطب باشد. مثلا:
به رئیس نووسیبیرسک
آکادمی دولتی
اقتصاد و مدیریت
پروفسور Yu.V. گوسف
علائم نگارشی در آدرس داخلی ممکن است حذف شود. نام سازمان، نام و نام خانوادگی شخصی که نامه به او ارسال می شود باید همانطور که در مکاتبات ارسالی از این سازمان یا در فهرست ذکر شده است، نوشته شود.
جزئیات «مخاطب» ممکن است شامل یک آدرس پستی باشد. آدرس پستی بر روی اسناد ارسالی به سازمان های دولتی و خبرنگاران عادی مهر نمی خورد، در این موارد توصیه می شود از پاکت هایی با آدرس های از پیش چاپ شده استفاده شود.
اگر نامه خطاب به یک مقام رسمی است، ابتدا سمت، سپس نام خانوادگی و حروف اول و سپس آدرس سازمان را مشخص کنید. مثلا:
مدیر CJSC Kristall
G.N. نکراسوف
103030، مسکو،
اسکاترتنی لین، 22
اگر خطاب به شخص خصوصی است ابتدا کد پستی و آدرس و سپس حروف اول و نام خانوادگی گیرنده را ذکر کنید. مثلا:
630102، نووسیبیرسک-102،
خیابان کیرووا، 76، آپارتمان. 12
P.I. گریگوریف
اگر شخصی که نامه به نام او نوشته شده دارای عنوان علمی (مدرک تحصیلی) باشد، باید قبل از نام خانوادگی ذکر شود:
آکادمی A.G. ایوانف
پروفسور N.G. کیرسانوف
مخفف متن "gr." (از کلمه شهروند) زمانی به کار می رود که شخص مورد خطاب به عنوان موضوع روابط حقوقی مدنی تلقی شود. در مکاتبات با سازمانها و شرکت‌های سایر کشورها، عبارت «آقا»، «آقای» به صورت اختصاری «گ»، «آقا» بیان می‌شود.
عنوان به متن باید منعکس کننده موضوع اصلی مطرح شده در نامه و کوتاه و موجز و در یک عبارت باشد. سربرگ قبل از متن حرف قرار می گیرد. محتوای نامه در آن با شکل حرف اضافه با حرف اضافه "o" ("درباره") بیان می شود. عنوان با علامت نقل قول مشخص نمی شود و با حروف بزرگ نوشته می شود و بلافاصله از حاشیه سمت چپ صفحه شروع می شود. مثلا:
درباره سازماندهی تجارت خارجی
در مورد عرضه زغال سنگ طبق قرارداد شماره 33-02/567
درباره خرید کارخانه آجرپزی
در مورد دعوتنامه
توصیه می شود که عنوان از دو خط تجاوز نکند. اگر دو خط وجود داشته باشد، از یک پاراگراف استفاده می شود.
عنوان باید توسط مجری مستقیم نوشته شود که بهتر از هر کس دیگری محتوای سند را می داند. یک نامه مرتب‌سازی کارمند فقط باید هدر را بخواند تا مشخص کند نامه متعلق به کدام دسته از نامه‌ها است و به کجا باید ارسال شود، که به ویژه در مواردی که آدرس نشان‌دهنده شخص خاصی است که نامه به او خطاب شده است، مهم است. علاوه بر این، یک نگاه سریع به هدر می تواند کارمند را از خواندن کل نامه نجات دهد.
استفاده از کلمات "با توجه" یا "نگرانی" در عنوان توصیه نمی شود. همچنین، شما نباید "به نقطه" بنویسید، زیرا این عبارت در عمل قانونی پذیرفته شده است. برای مثال در نامه ای خطاب به اداره پلیس کاملاً مناسب است:
به رئیس
ایستگاه پلیس
منطقه کیروفسکی
نووسیبیرسک G.V. Sidorov
در مورد gr. کروگلوا A.A.
جزئیات اصلی نامه تجاری عبارتند از: متن . حداکثر طول یک خط استاندارد یک نامه رسمی 64 کاراکتر چاپ شده است، که معمولاً یک خط شامل 60-62 کاراکتر است. انتخاب این طول خط با متداول ترین فرمت A4 و همچنین با این واقعیت توضیح داده می شود که هنگام خواندن متن، معمولاً آن را در فاصله 30-35 سانتی متری از چشم و زاویه نگه می داریم. از بخش بهترین پذیرش چشم انسان 30 درجه است.
علامت گذاری حضور برنامه در صورت ضمیمه شدن اسناد به نامه انجام می شود. در گوشه سمت چپ پایین نامه، بلافاصله از فیلد، کلمه "ضمیمه" قرار می گیرد، سپس نام اسناد پیوست شده به ترتیب عددی نشان دهنده تعداد کپی ها و برگه ها قرار می گیرد. هر نام در یک خط جداگانه قرار دارد. هیچ ورودی زیر کلمه "برنامه" انجام نمی شود. مثلا:
ضمیمه: کپی قرارداد با شرکت کلر، 3 صفحه. در 1 نسخه
نشانی از وجود یک برنامه، که نام آن در متن نامه آمده است، می تواند به شکل زیر باشد:
کاربرد: برای 5 لیتر. در 1 نسخه
این جزئیات را می توان روی سربرگ تهیه کرد. در برنامه صحافی شده تعداد برگه ها مشخص نشده است. مثلا:
پیوست: مطالب اطلاعاتی در مورد نمایشگاه بین المللی "SIB-2000" در 3 نسخه.
خود اسنادی که در درخواست گنجانده شده اند باید تمام جزئیات لازم را داشته باشند: نام نوع سند، عنوان، تاریخ، امضا. علاوه بر این، روی برنامه ها، علامتی در گوشه سمت راست بالا نشان داده شده است که نشان دهنده اتصال برنامه با سند اصلی است. اگر درخواست یک سند مستقل باشد، همراه با نامه پوششی ارسال می شود.
لوازم جانبی « امضا » بلافاصله از قسمت سمت چپ زیر متن نامه قرار می گیرد. امضا شامل عنوان شغلی شخص امضاکننده نامه، امضای شخصی و رونوشت آن است. از آنجایی که نامه های تجاری بر روی سربرگ سازمانی نوشته می شود، نام موسسه در امضا قید نمی شود. مثلا:
سر معلم امضا N.K. سیدوروف
دو امضا در مواقعی که لازم است اعتبار امضای اول تأیید شود و همچنین در اسناد به خصوص مهم، به عنوان مثال، در نامه هایی در مورد مسائل مالی و اعتباری که به مؤسسات مالی و بانکی ارسال می شود، قرار می گیرد. چنین نامه هایی همیشه توسط حسابدار ارشد ( ارشد) شرکت امضا می شود.
هنگامی که نامه ای توسط چندین مقام امضا می شود، امضای آنها یکی زیر دیگری به ترتیب مربوط به سمت خود قرار می گیرد:
مدیر موسسه امضا A.N. مارچنکو
سر حسابدار امضاآره. ولکوف
هنگامی که نامه ای توسط چندین نفر که موقعیت های مشابهی دارند امضا می شود، امضای آنها در یک سطح قرار می گیرد:
مدیر OJSC Karelia مدیر CJSC Korsar
امضا I.V. پتروف امضا GA. فومین
کلیه رونوشت نامه های باقی مانده در پرونده سازمان ها باید دارای اصل امضای مسئولان باشد. در صورت غیبت مقامی که امضای او در پیش نویس نامه تنظیم شده باشد، نامه به امضای شخص انجام دهنده وظایف یا معاون او می رسد. در این مورد، موقعیت واقعی شخصی که نامه را امضا کرده است (به عنوان مثال، "بازیگر"، "معاون") و نام خانوادگی او باید ذکر شود. شما نمی توانید حروف را با بهانه "برای" یا با علامت اسلاید قبل از عنوان شغل امضا کنید.
امضای سند یکی از راه های احراز هویت است. نامه رسمی بدون امضا وجه قانونی ندارد.
یادداشت مربوط به مجری (نویسنده نامه) شامل نام خانوادگی مجری و شماره تلفن دفتر وی است و در قسمت جلوی نامه قرار می گیرد.
در اینجا یک قالب نمونه برای نامه خدمات با جزئیات در گوشه ای قرار داده شده است:
نام سازمان مخاطب
نام سازه
تقسیمات (در صورت لزوم)
داده های مرجع
در مورد سازمان
___________№ ______
به شماره_______ از_____
سرصفحه حرف (با "O" یا "Ob" شروع می شود)
موقعیت متن امضاحروف اول، نام خانوادگی
نام خانوادگی (یا نام خانوادگی، نام، نام خانوادگی) مجری، شماره تلفن
حروف اول تایپیست و تعداد کپی ها
آدرس ایمیل
نامه ها از زمان های بسیار قدیم نوشته شده اند و تا به امروز ادامه دارند. آنها به عنوان ابزاری برای برقراری ارتباط بین افراد عمل می کنند و به انتقال واضح ماهیت به مخاطب کمک می کنند که دلیل نوشتن آن بود. در این مقاله به چندین نوع مکاتبات تجاری نگاه می کنیم و نحوه درست نوشتن نامه های تجاری را یاد می گیریم.
برای نوشتن صحیح هر نامه تجاری، باید بتوانید ماهیت آن را به وضوح بیان کنید و آن را به درستی ساختار دهید. مکاتبات تجاری بر روی سربرگ تایید شده توسط شرکت با آرم و آدرس شما انجام می شود. در گوشه سمت راست بالا، یک هدر متشکل از موقعیت و نام رئیس شرکت گیرنده را پر کنید. در انتهای هدر اطلاعات مختصری در مورد فرستنده نوشته شده است. مرحله بعدی نوشتن نامه، نوشتن درخواست تجدید نظر است. بسته به میزان آشنایی با مخاطب ممکن است متفاوت به نظر برسد. اگر شخصاً او را می شناسید، می توانید او را اینگونه خطاب کنید: "سرگئی یوریویچ عزیز!" اگر مخاطب غریبه باشد، آدرس ممکن است به این صورت باشد: "آقای ایوانف عزیز!" باید در نظر داشت که در این موارد اختصار کلمه آقا یا گذاشتن حروف اول به جای نام خانوادگی و نام غیر قابل قبول است. رساندن اصل حرف به صورت مختصر وظیفه مقدمه است. اغلب از یک پاراگراف تشکیل شده است. پس از خواندن مقدمه، گیرنده باید قبلاً درک مختصری از محتوای نامه داشته باشد. پس از آن، متن اصلی شامل چندین پاراگراف آغاز می شود. متن باید به طور خلاصه افکار شما را در مورد وضعیت بیان کند. توصیه می شود که متن اصلی از چهار پاراگراف تجاوز نکند. نامه باید با یک نتیجه پایان یابد، که به طور خلاصه نتایج نامه را خلاصه می کند، تاریخ و امضایی را که نام و موقعیت فرستنده را نشان می دهد، قرار می دهد. بسته به دلیل نوشتن درخواست تجدید نظر، گاهی اوقات مناسب است که آن را با این کلمات خاتمه دهید: «با احترام!»، «با امید به همکاری بیشتر» و غیره. یکی از انواع رایج نامه های تجاری، ضمانت نامه است. نویسنده در متن اصلی خود، انجام یک یا آن وعده را تضمین می کند، تاریخ پایان اجرای ضمانت ها را اعلام می کند و میزان جریمه ای را که در صورت تخلف از تعهدات ضمانت باید بپردازد را تعیین می کند.از اینجا قابل دانلود است.
نامه های قدردانی نیز نوعی تجارت هستند، اما در حال حاضر از دسته شخصی هستند. آنها را می توان بر روی سربرگ شرکت یا کارت تبریک صادر کرد. متن اصلی باید شامل تبریک به مخاطب باشد که نشان دهنده رویدادی باشد که باعث ایجاد نامه شده است و دستاوردهای برجسته گیرنده را فهرست کند.در وب سایت ما.
از اینجا دانلود کنید.
در دهه های اخیر، به بخشی جدایی ناپذیر در هر زمینه ای از تجارت تبدیل شده است. متخصصان اسناد علاوه بر تنظیم قراردادها، قوانین و ضمایم آنها، به تنظیم انواع تجدید نظر و نامه می پردازند. در سطح قانونگذاری، اصول طراحی آنها و قالب کلی، البته، تعریف نشده است. در چنین شرایطی، این سؤال مطرح می شود: "چگونه می توان این یا آن سند قانونی ضعیف اما تجاری را به درستی تنظیم کرد؟" پاسخ به این بسیار ساده است و به تهیه چنین مقالاتی بر اساس استانداردهای عمومی پذیرفته شده در کار اداری خلاصه می شود.
امروز منبع ما تصمیم گرفت که اصول نوشتن نامه رسمی و ویژگی های این سند را در نظر بگیرد. اطلاعات مربوط به موضوع خلاصه شده و الگوی خود مقاله را می توانید در زیر بیابید.
رسمی یا یکی از انواع اسناد اولیه در زمینه کارهای اداری تجارت مدرن است. این یک روش جهانی برای انتقال اطلاعات است که به ساده ترین شکل ممکن اما با رعایت کلیه قوانین و مقررات روابط تجاری اجرا می شود.
طبیعتاً اطلاعات ارائه شده در نامه های رسمی جنبه سرگرمی ندارد. چنین مقالاتی می توانند دعوت نامه، تا حدی تبلیغاتی، اطلاعاتی و غیره باشند، اما در هیچ موردی سرگرم کننده نیستند.
تفاوت های زیادی بین نامه رسمی و معمولی وجود دارد. اصلی ترین هدف است. اگر یک سند تجاری همیشه هدف دقیقی از ارسال یا ارسال به مخاطب داشته باشد، از نامه های معمولی اغلب برای "ارتباط به منظور ارتباط" استفاده می شود. علاوه بر این، پیام های تجاری:
- ناشناس نیستند - آنها همیشه اطلاعاتی در مورد فرستنده و گیرنده دارند
- از طرف شخص یا سازمان یا انجمن خاصی که توسط او نمایندگی می شود نوشته شده است
- (اگر فرستنده مهر داشته باشد)
- مطابق با قوانین پذیرفته شده عمومی در کار اداری تدوین شده است
- همانطور که قبلا ذکر شد نمی تواند سرگرم کننده باشد
یک تفاوت اختیاری، اما همچنین مشترک بین نامه رسمی و پیام معمولی این است که اولی روی سربرگ شرکت نوشته شده است. این رویکرد به آدرس بالاترین سطح استحکام را می دهد و به طور کلی وضعیت تجاری آن را نشان می دهد.
چند کلمه در مورد جزئیات و محتوای کلی سند
نامه های رسمی به دلایل مختلفی صادر می شود که در نتیجه محتوای این گونه نامه ها است به طور طبیعیمتفاوت است. با وجود این، ساختار کلی پیام های تجاری را نمی توان حذف کرد. این است که در زمینه کار اداری صادق است، قابل مناقشه نیست و الزامات اساسی برای اسناد مربوطه را تشکیل می دهد. جزئیات معمول نامه رسمی عبارتند از:
- نام کامل شرکت ارسال کننده یا نام کامل یک شهروند خاص
- اطلاعات مربوط به ایست بازرسی، ایست بازرسی و OKUD (برای سازمان ها)
- آدرس و تمام مخاطبین ممکن فرستنده
- اطلاعات مشابه در مورد مخاطب
- اصل پیام
- تاریخ ترکیب آن
- و چاپ (برای سازمانها)
مهم! نوع اسناد تجاری که امروزه در نظر می گیریم یکی از معدود مواردی است که نیازی به ذکر عنوان ندارد. عدم وجود دومی به هیچ وجه یک اشتباه نیست، بلکه مطابقت با استانداردهای اولیه کار اداری است.
توصیه می شود خود نامه روی سربرگ صادر شود البته اگر ارسال کننده آن شرکتی باشد. برای سازمان های دولتی، چنین فرم هایی دارای تصویری از نشان اسلحه هستند، برای سازمان های تجاری - نشان آنها.
- واضح و قابل درک برای گیرنده.
- بدون توهین و فحاشی که بگذریم.
- منظم، مختصر و شایسته.
اصولاً کارشناسان سند برای نامه های رسمی شرط دیگری قائل نیستند. کافی است با هنجارها، قوانین و محتوای کلی سند مطابقت داشته باشید.
می توانید یک الگوی نامه رسمی به سازمان را در زیر دانلود کنید:
انواع نامه های رسمی
نامه رسمی گروه نسبتاً گسترده ای از اوراق تجاری است. پرکاربردترین آنها عبارتند از:
- ، نشان دهنده تمایل فرستنده برای انجام کاری به نفع مخاطب است
- نامه های درخواستی
- درخواست ها
- دعوت نامه های رویداد
- دعوت به همکاری
- کاغذهایی که چیزی را به گیرنده یادآوری می کنند
- پیشنهادات تجاری
- الزامات
- دستورالعمل ها
- نامه های تبلیغاتی و اطلاع رسانی
با نام هر نوع نامه رسمی می توانید هدف کلی آن و هدف از ارسال پیام را درک کنید. همانطور که تمرین نشان می دهد، انتقال انواع مختلف درخواست ها در محیط کسب و کار به دلایل مختلفی انجام می شود و لیست انواع آنها که در بالا ذکر شد به دور از نهایی است.
ویژگی های طراحی و انتقال پیام به مخاطب
در پایان مقاله امروز، اجازه دهید به انتقال نامه های رسمی به فدراسیون روسیه توجه کنیم. اول از همه، لازم به ذکر است که تفاوت اصلی روابط تجاری موفق، رویکرد شایسته به مدیریت آنها است. در مورد تنظیم اسناد مربوطه، ما در مورد آنها صحبت می کنیم:
- آراستگی
- انطباق کامل با استانداردهای تجاری
- هدفمندی (ارسال نامه رسمی به شخصی در قالب هرزنامه به طور قابل توجهی اقتدار فرستنده را تضعیف می کند)
علاوه بر این، توصیه می شود به ترکیب پیام بسیار مسئولانه نزدیک شوید. متن آن باید سواد، مختصر و قابل فهم باشد. استفاده از ساختارها و اصطلاحات کلامی پیچیده نامطلوب است. لحن عمومی آدرس باید در حد مجاز باشد. خویشتن داری استقبال می شود، اما آشنایی هرگز.
در مورد ارسال نامه های تجاری، فرستنده هیچ محدودیتی ندارد. می توانید پیامی را به مخاطب ارسال کنید:
- از طریق اینترنت به صورت الکترونیکی
- از طریق پست
- از طریق پیک یا حتی حضوری
ارسال نامه های رسمی حوزه وسیعی است. همه فرستنده ها می توانند یک پیام راحت را انتخاب کنند.
با این کار مهم ترین مفاد موضوع این مقاله به پایان می رسد. ما امیدواریم که اطلاعات ارائه شده به همه خوانندگان کمک کرده باشد تا ماهیت نامه های رسمی در فدراسیون روسیه و قوانین اجرای آنها را درک کنند.
سوال خود را در فرم زیر بنویسید