نحوه صحیح نوشتن نامه رسمی چگونه نامه ای دوستانه بنویسیم

برگرد

هدف نامه های تجاری هر چه که باشد، برای رسیدن به هدف مورد نظر در تجارت نوشته می شود. هر کارمند یک سازمان دارای صلاحیت مناسب در زمینه مکاتبات تجاری با رویکرد نادرست نیست، خطر تخریب کامل شهرت شرکت با یک حرف وجود دارد. اما اگر از خدمات نامه نگاری آژانس ما استفاده کنید، مطمئناً گیرنده علاقه مند به همکاری با شما خواهد بود.

هدف از نامه های تجاری

نامه های تجاری ارتباط خود را در حل مسائل کاری و وظایف بازاریابی از دست نمی دهند. اطلاعات ارائه شده به صورت مکتوب راحت است زیرا همیشه می توانید در هنگام حل مسائل بحث برانگیز به آن بازگردید یا درخواست تجدید نظر کنید. متن نوشتاری به شما این امکان را می دهد که افکار را به طور خلاصه و واضح تر از ارتباطات شفاهی فرموله کنید. علاوه بر این، با برخی از گیرندگان فقط می توان با ارسال نامه تجاری تماس گرفت. و هر چه جایگاه این مخاطب بالاتر باشد، باید متن حرفه ای تر سروده شود. انواع نامه های تجاریبه اندازه حوزه روابط تجاری متنوع است. مکاتبات تجاری می تواند تجاری (میل به انعقاد معامله، ادعای طرف معامله) و غیرتجاری (قدردانی نامه، اطلاعات، ضمانت نامه، نامه های درخواستی، - دعوت نامه ها، - یادآوری ها و غیره باشد. .) از نظر کارایی، بین نامه های ابتکاری و پاسخ نامه و همچنین پیام هایی که نیاز به پاسخ ندارند، تمایز قائل می شوند.

نحوه صحیح نوشتن نامه های تجاری

ویژگی های ساختار و متن نامه تجاری

نامه های تجاری ترکیب واضحی دارند:

مقدمه هدف و دلیل نامه را نشان می‌دهد و پیوندی به سندی ارائه می‌دهد که نقطه شروع این پیام بود.

بخش اصلی وضعیت امور را توصیف می کند، تحلیلی از وضعیت و استدلال ارائه می دهد.

ماهیت شواهد به جهت نامه بستگی دارد: به عنوان مثال، متقاعد کردن برای حضور در یک کنفرانس، سرمایه گذاری در یک پروژه، خرید یک محصول.

در پایان، بر اساس موارد فوق نتیجه گیری می شود: پیشنهاد، درخواست، امتناع، آرزو و غیره.

قبل از متن نامه، همیشه یک خطاب مودبانه به مخاطب قرار داده می شود (به عنوان مثال، "سرگئی میخائیلوویچ عزیز!") و همچنین در ابتدا یا انتهای متن فرمول ادب وجود دارد که طبق قوانین تنظیم شده است. مکاتبات تجاری فرمول های ادب معمولاً به این صورت شروع می شود: "از کمک های ارائه شده تشکر می کنم ... / تشکر از دعوت ... / امید به همکاری ثمربخش ...". هنگام نوشتن این نوع نامه، سبک تجاری رعایت می شود. ویژگی های آن: مختصر، وضوح، عدم ابهام، استفاده از اصطلاحات، لحن خنثی، استانداردسازی.

مشکلات در نوشتن نامه های تجاری

از مخاطب و اطلاعاتی که از قبل در مورد سؤال شما دارد به خوبی آگاه باشید.

آگاهی از قوانین زبان روسی و ویژگی های سبک کسب و کار: فرمول های زبان، قوانین نوشتن جملات و غیره؛

استفاده صحیح و مناسب از اصطلاحات؛

صحت در خطاب کردن مخاطب.

نحوه صحیح نوشتن نامه های تجاری

دیکشنری ها و نمونه هایی از نوشتن نامه های تجاری می توانند به شما کمک کنند تا به تنهایی با این کار کنار بیایید. اما اگر کارمند یا زمان کافی برای آماده شدن برای نوشتن نامه های تجاری وجود نداشته باشد، یک آژانس حرفه ای می تواند این خدمات را ارائه دهد. متخصصان آژانس ارتباطات کامجنسی به شما کمک می کنند تا سربرگ شرکت ایجاد کنید، اسناد لازم را برای استدلال قانع کننده جمع آوری کنید، یک نامه تجاری شایسته و قابل ارائه بنویسید و در نتیجه تصویر سازمان خود را بهبود بخشید.

چگونه نوشتن نامه های تجاری را یاد بگیریم

ویدیوی زیر را تماشا کنید که به راحتی و به سادگی نحوه یادگیری نحوه نوشتن نامه های تجاری را توضیح می دهد و توصیه ها و روش های واضح و قابل درک را برای آموزش ارائه می دهد:

قصد دارید در سال 2017 چه چیزی را برون سپاری کنید؟

نامه خدماتنام کلی برای اسنادی با محتوای مختلف است که به عنوان وسیله ای برای ارتباط با موسسات و افراد، گزارش چیزی، اطلاع رسانی در مورد چیزی عمل می کند.

نامه‌های تجاری برای اطلاع‌رسانی به خبرنگار تنظیم می‌شود، اطلاعاتی که ممکن است برای او بسیار مهم باشد، به او ارسال می‌شود، نامه‌هایی برای به دست آوردن اطلاعات لازم، به منظور برقراری تماس، ایجاد ارتباطات تجاری نوشته می‌شود تا در آینده امکان انجام فعالیت های مشترک، انجام معاملات و غیره وجود داشته باشد. تجارت نامه وسیله ای برای تبادل سریع اطلاعات در اجرای فعالیت های مشترک است. نامه می تواند به عنوان تأیید توافقات شفاهی، به عنوان ضمانت تعهدات انجام شده، به عنوان الزام برای انجام شرایط مفروض، به عنوان یادآوری استفاده شود. ضمناً در هر یک از این موارد، نامه تجاری همیشه راهی برای ارائه شرکت است. همان طور که اولین برداشت فرد، نگرش طولانی مدت نسبت به او را تعیین می کند، شکل نامه، پاکت نامه، طرح نامه و در نهایت متن می تواند تأثیر مطلوب یا نامطلوبی بر گیرنده نامه داشته باشد. حرف. بنابراین، اگر می خواهید این تأثیر مطلوب باشد، نامه تجاری باید از همه نظر بی عیب و نقص باشد.

نامه تجاری نباید طولانی باشد. در روابط تجاری، هر دقیقه ارزشمند است، بنابراین باید افکار خود را به طور مختصر، ساده و واضح بیان کنید. نامه فقط باید حاوی اطلاعاتی باشد که مستقیماً به پرونده مربوط می شود. نامه باید منطقی، واضح و قابل فهم نوشته شود. در نامه تجاری باید از عبارات زبانی پیچیده و مفاهیم پیچیده استفاده شود، در حالی که نامه تجاری نباید خشک باشد، باید مخاطب را مورد توجه قرار دهد. در عین حال، این به این معنا نیست که نامه باید احساسی باشد، چه بیشتر بیانگر. حتی اگر وضعیت به خودی خود کاملاً متشنج باشد و باعث ترس یا نگرانی جدی شود ، باید احساسات در نامه مهار شود ، لحن نامه باید ظاهراً آرام و خنثی باشد. ضمناً آشنایی در نامه مجاز نمی باشد. روش مکالمه، سبک غیررسمی - نه برای نوشتن تجاری.

شرایط زیر برای نامه های تجاری اعمال می شود:

- یک نامه تجاری بر روی یک فرم خاص تنظیم می شود - یک فرم نامه (برای سایر انواع مکاتبات نیز می توان از فرم های ویژه استفاده کرد: فرم های تلگرام، فرم های پیام فکس، فرم های پیام تلفنی).

- قالب نامه تجاری باید مطابق با GOST R 6.30-2003 باشد.

- نامه تجاری به امضای رئیس سازمان یا معاون وی یا مقام دیگری مطابق با تقسیم مسئولیت بین مدیریت پذیرفته شده در سازمان می رسد.

- نامه باید به یک موضوع اختصاص یابد، تنها در صورتی می توان در یک نامه چند موضوع را در نظر گرفت که این موضوعات به هم مرتبط باشند و یک تصمیم در مورد آنها گرفته شود.

- نامه نباید حجم زیادی داشته باشد (بیشتر حروف - حداکثر یک صفحه متن، و فقط در موارد استثنایی که نیاز به توضیح و تجزیه و تحلیل دقیق دارند، یک نامه ممکن است حاوی بیش از یک صفحه متن باشد).

- باید به یک نامه ابتکاری (درخواست، استعلام، تقاضا و غیره) پاسخ داده شود.

- یک نامه تجاری باید به درستی، دقیق، بدون اصلاحات نوشته شود.

- یک نامه تجاری باید حاوی اطلاعات عینی در مورد رویدادها و حقایق ارائه شده باشد و در صورت لزوم دارای مطالب توضیحی و تکمیلی باشد.

از فناوری رایانه برای تهیه و قالب بندی نامه های تجاری استفاده می شود. ماهیت رسمی مکاتبات تجاری و اخلاق ارتباط تجاری مستلزم تولید اسناد با کیفیت بالا بر روی دستگاه های چاپ است و موارد زیر باید رعایت شود:

- سبک طراحی سند یکنواخت؛

- اندازه های تعیین شده زمینه های خدماتی؛

- محل صحیح مخاطب، امضا، تاریخ، شماره ثبت و سایر مشخصات.

- اگر پاراگراف با خط قرمز شروع شود، تورفتگی های پاراگراف برابر است.

- نشانه های واضح و روشن از علائم؛

- یک خط مستقیم از خطوط، حروف؛

- فاصله مساوی بین کاراکترها، حروف و اعداد.

تهیه اسناد ارسال شده از طریق کانال های مخابراتی ویژگی های خاص خود را دارد و شامل موارد زیر است:

- وجود سربرگ های سرویس؛

- محدودیت حجم پیام؛

- استفاده از مجموعه ای محدود از اختصارات؛

- ثبت نام مطابق با قوانین تعیین شده توسط مقامات ارتباطات.

از تمام آنچه قبلاً گفته شد، چنین برمی‌آید که نوشتن متن و طراحی نامه نیاز به نگرش خلاقانه دارد. هر متخصص نه تنها باید در زمینه فعالیت خود شایستگی داشته باشد، بلکه باید سواد داشته باشد، بر مهارت تدوین افکار و رسمیت بخشیدن به آنها در چارچوب الزامات اسناد نظارتی فعلی تسلط داشته باشد. اصول نظری صرف نظر از اینکه چقدر به طور کامل ارائه شده باشند، برای همسان سازی و کاربرد عملی آنها نیاز به نشان دادن مدل ها، نمونه ها و نمونه هایی از اجرای خاص آنها دارد.

مهارت های مکاتبه، به عنوان یک قاعده، با تجربه توسعه می یابد، بنابراین نامه نویس باید به دقت مکاتبات قبلی سازمان را مطالعه کند، از نامه هایی که قبلاً توسط متخصصان به عنوان نمونه جمع آوری شده است، استفاده کند، قوانین مکاتبات را مطالعه کند، ویژگی های نوشتن متون حروف را تجزیه و تحلیل کند. در مورد موضوع سازمان، با در نظر گرفتن اهداف، اهداف، فعالیت های خاص آن. نقش مهمی را فرهنگ عمومی، دانش، مهارت ها و دیدگاه فرد ایفا می کند، بنابراین بسیار مهم است که به طور مداوم روی خود کار کنید، فرهنگ عمومی، از جمله فرهنگ ارتباطات تجاری و فرهنگ گفتار را بهبود بخشید.

تهیه نامه شامل مراحل زیر است:

مطالعه اصل موضوع؛

جمع آوری اطلاعات لازم، از جمله از مکاتبات قبلی؛

تهیه پیش نویس نامه؛

تایید پروژه (در صورت لزوم)؛

امضای مدیر

پیش نویس نامه ها توسط مجریان به نمایندگی از رئیس شرکت تهیه می شود.

نامه های تجاری بر روی سربرگ ها مطابق با GOST R 6.30-2003، به عنوان یک قاعده، با قرار دادن زاویه ای جزئیات دائمی ("مهر") تهیه می شود. فرم هایی با ترتیب طولی جزئیات دائمی نامه ها کمتر مورد استفاده قرار می گیرند، عمدتاً توسط مقامات و سازمان های بالاتر. از فرمت های A4 و A5 استفاده می شود. اگر حرف از 7-8 خط تجاوز نکند از فرمت A5 استفاده می شود.

صفحه اول نامه بر روی سربرگ چاپ شده است، بقیه - روی صفحات خالی کاغذ A4.

نامه باید حداقل در دو نسخه تهیه شود.

نسخه اول بر روی سربرگ تنظیم می شود و برای مخاطب ارسال می شود، نسخه دوم (که به آن کپی می گویند) روی یک صفحه کاغذ خالی چاپ می شود و به عنوان مدرک کار انجام شده بایگانی می شود.

هنگام تهیه نامه های تجاری از جزئیات زیر استفاده می شود:

- نشان دولتی فدراسیون روسیه؛

- نشان رسمی یک نهاد تشکیل دهنده فدراسیون روسیه؛

- نشان سازمان یا علامت تجاری (علامت خدمات)؛

- کد سازمان؛

- شماره ثبت ایالت اصلی (OGRN) یک شخص حقوقی؛

- شماره شناسایی مالیات دهندگان / کد دلیل ثبت نام (TIN/KPP)؛

- کد فرم سند؛

- نام سازمان؛

- اطلاعات مرجع در مورد سازمان؛

- تاریخ سند؛

- شماره ثبت سند؛

− مخاطب؛

- وضوح؛

- عنوان متن؛

- علامت کنترل؛

- متن سند؛

- علامت گذاری در مورد حضور برنامه؛

- امضا؛

- تایید سند ویزا؛

− اثر مهر و موم؛

- یادداشت در مورد مجری؛

- یادداشتی در مورد اجرای سند و ارسال آن به پرونده.

- یادداشت در مورد دریافت سند توسط سازمان؛

- شناسه کپی الکترونیکی سند.

جزئیات ذکر شده را می توان به سه گروه تقسیم کرد:

- جزئیات فرم نامه: نشان دولتی فدراسیون روسیه؛ نشان رسمی یک نهاد تشکیل دهنده فدراسیون روسیه؛ نشان سازمان یا علامت تجاری (علامت خدمات)؛ کد سازمانی؛ شماره ثبت ایالت اصلی (OGRN) شخص حقوقی؛ شماره شناسایی مالیات دهندگان / کد دلیل ثبت نام (TIN/KPP)؛ کد فرم سند؛ نام شرکت؛ اطلاعات مرجع در مورد سازمان؛

- جزئیات مورد استفاده در هنگام تنظیم یک نامه تجاری: اشاره به شماره ثبت و تاریخ سند. مقصد؛ عنوان متن؛ متن; علامت گذاری در مورد حضور برنامه؛ امضا؛ تایید سند ویزا؛ مهر؛ علامت گذاری در مورد مجری؛

- جزئیات مورد استفاده در هنگام کار با نامه های تجاری و لازم برای سازماندهی جریان اسناد، اجرای نامه ها، نظام مند کردن نامه ها و سازماندهی ذخیره آنها: تاریخ سند. شماره ثبت سند؛ وضوح؛ عنوان متن؛ علامت کنترل؛ یادداشتی در مورد اجرای سند و ارسال آن به پرونده؛ یادداشت در مورد دریافت سند توسط سازمان؛ شناسه کپی الکترونیکی سند.

متن نامه اغلب از یک بخش مقدماتی و یک بخش اصلی تشکیل شده است. قسمت مقدماتی دلایل تنظیم نامه همراه با ارجاع به حقایق، تاریخ ها و اسناد را نشان می دهد. در قسمت اصلی نامه هدف اصلی آن (پیشنهاد، رد، درخواست، ضمانت و ...) ذکر شده است.

متن نامه به صورت اول شخص جمع نوشته شده است: «ما سؤال می کنیم، ما می فرستیم...» یا سوم شخص مفرد – «شرکت در نظر می گیرد...، سازمان در نظر گرفته است...».

اگر نامه روی سربرگ رسمی رئیس سازمان نوشته شده باشد، قاعدتاً متن به صورت اول شخص مفرد نوشته می‌شود: «پیشنهاد می‌کنم، می‌پرسم...».

متن نامه ممکن است با درخواست تجدید نظر شروع شود.

این بخش کوچک از متن برای اهداف ارتباطی بسیار مهم است. یک پیام به درستی انتخاب شده نه تنها توجه مخاطب را جلب می کند، بلکه لحن مناسبی را برای مکاتبات تعیین می کند و به ایجاد و حفظ روابط تجاری کمک می کند. اهمیت درخواست تجدید نظر توسط نویسنده نامه تعیین می شود. علامت نگارشی بعد از آدرس سزاوار توجه ویژه است. کاما بعد از نشانی به حرف یک شخصیت معمولی می دهد، در حالی که علامت تعجب بر اهمیت و رسمیت تأکید می کند. درخواست تجدیدنظر به صورت متمرکز چاپ می شود.

میخائیل پتروویچ عزیز!

خانم پتروا!

آقای اسمیرنوف عزیز!

آقای رئیس جمهور!

همکاران عزیز!

نامه معمولاً بر اساس طرح زیر تشکیل می شود: مقدمه، بخش اصلی، نتیجه.

"بر اساس فرمان دولت فدراسیون روسیه مورخ 27 ژوئن 2003 شماره 620 "در مورد تصویب مقررات نمونه ...".

بخش اصلی شامل شرح واقعه، وضعیت موجود، تحلیل آنها و شواهد ارائه شده است.

نتیجه نامه بیانگر نتیجه گیری در قالب درخواست ها، پیشنهادات، نظرات، امتناع ها، یادآوری ها است.

در نامه ها فقط باید از اختصارات، عناوین و اصطلاحات پذیرفته شده رسمی استفاده شود. اسامی مؤسسات، سازمان ها و سمت ها، عناوین، واحدهای اندازه گیری، اسامی جغرافیایی و غیره باید دقیقاً با اسامی رسمی مطابقت داشته باشد.

بخش پایانی متن ممکن است با انتظار برای تحقق یک درخواست و همچنین با فرمول ادب به پایان برسد:

نامه ممکن است فقط یک قسمت پایانی داشته باشد.

یادداشتی در مورد وجود پیوست‌ها در دو فاصله زیر متن نامه از حاشیه سمت چپ فیلد متن چاپ می‌شود، اگر نامه شامل پیوستی به آن باشد.

امضا با فاصله سه خط از متن جدا می شود.

ویزای تایید بر روی یک کپی از نامه باقی مانده در پرونده صادر می شود. ویزا در پایین نامه قرار می گیرد.

یادداشت مجری در جلو یا پشت آخرین برگه سند در سمت چپ سند چاپ می شود.

تاریخ نامه تاریخ امضای آن است.

نامه ها با توجه به تقسیم وظایف و تعیین حق امضای اسناد در آیین نامه واحدهای ساختاری و شرح وظایف به امضای مسئولان می رسد.

قبل از ویژگی "امضا"، ممکن است یک فرمول ادب نیز وجود داشته باشد که از پاراگراف چاپ شده و با یک کاما از موقعیت جدا می شود، به عنوان مثال:

فرمول ادب ممکن است به این صورت باشد:

ارادتمند شما، …

بهترین آرزوها، …

با تشکر صمیمانه، ...

خالصانه، …

مهر تأیید کننده صحت امضای یک مقام رسمی در اسناد تأیید کننده حقوق اشخاص، ثبت حقایق مربوط به منابع مالی، مادی و غیره است. محتوا.

مهر روی یک سند ممکن است بخشی از عنوان شغلی را نشان دهد، اما نه امضای مقام رسمی. اثر مهر چسبانده شده باید به وضوح قابل خواندن باشد.

طرح یک نامه تجاری در شکل نشان داده شده است. 7.

اگر متن نامه از دو یا چند پاراگراف تشکیل شده باشد، حرف با کاراکتر 5 (از خط حاشیه) شروع می شود. متن بدون پاراگراف را می توان مستقیماً از حاشیه سمت چپ چاپ کرد.

متن نامه باید شامل سه عنصر ساختاری باشد: یک بخش مقدماتی که دلیل نوشتن نامه را مشخص می کند. قسمت اثباتی؛ قسمت پایانی که درخواست، رضایت، امتناع و غیره را مشخص می کند.

ترتیب معکوس ساختار نامه ممکن است: قسمت پایانی قبل از قسمت اثباتی آورده شده است. این روش برای نامه های سازمان های بالاتر معمول است.

ضمیمه: در ... ورق، در ... کپی.

عنوان شغلی

سر (امضا)و در مورد.

عنوان شغلی

(امضا) I. O. نام خانوادگی

00.00.0000

مجری (نام خانوادگی I.O.)

تلفن (000 00 00)

شناسه کپی الکترونیکی سند

شکل 7. طرح نامه های تجاری

تاریخ انتشار: 1393/10/28; خواندن: 6692 | نقض حق چاپ صفحه

Studopedia.org - Studopedia.Org - 2014-2018 (0.008 s)…

طرح نوشتن

1. در اولین عبارت مقدماتی، هدف نامه خود را از معرفی شرکت، محصول، خدمات خود اطلاع دهید.

برای معرفی شرکت ما برای شما می نویسم.

برای معرفی شرکت ما برای شما می نویسم.

من بسیار خوشحالم که شرکت خود را معرفی می کنم.

من خوشحالم که شرکت خود را معرفی می کنم.

علاوه بر مکالمه تلفنی ما، بسیار خوشحالم که درباره شرکت و محصولات آن بیشتر برای شما بنویسم.

در ادامه گفتگوی تلفنی خود، بسیار خوشحالم که در مورد شرکت و محصولات تولیدی آن اطلاعات بیشتری به شما بدهم.

با اشاره به مکالمه تلفنی 29 اردیبهشت ماه در خصوص نرم افزار آموزشی، بسیار خرسند هستم که به اطلاع شما برسانم.

با توجه به مکالمه تلفنی ما در 29 اردیبهشت در خصوص برنامه های آموزشی بسیار خرسند هستم که به اطلاع شما برسانم.

من برای شما در رابطه با …

من برای شما می نویسم در مورد ...

با توجه به مکالمه تلفنی امروز صبح، برای تأیید این موضوع به شما می‌نویسم…

با توجه به مکالمه تلفنی صبح امروز ما، برای تایید برای شما نامه می نویسم ...

من برای شما می نویسم در مورد…

من برای شما می نویسم در مورد ...

شاید به خاطر داشته باشید که ما در CeBIT’2004 در هانوفر ملاقات کردیم و آدرس‌هایی را با هم رد و بدل کردیم.

شاید به خاطر داشته باشید که در CeBIT’2004 در هانوفر ملاقات کردیم و آدرس‌هایی را رد و بدل کردیم.

ما شرکتی هستیم که ابزارهایی را برای بازارهای صنعتی و خودتان وارد می کنیم.

شرکت ما ابزارهایی را برای صنعت و بازار مصرف کنندگان DIY وارد می کند.

2. مزایا، نوآوری ها، مزیت های اصلی محصول و خدمات پیشنهادی را فهرست کنید.

این یک نسخه بررسی شده جدید است که شامل بیش از 20 عکس جدید است.

این یک نسخه جدید و اصلاح شده است که شامل بیش از 20 عکس جدید است.

3. بخش بازاری را که در آن پیشنهاد معرفی محصول خود را دارید، مشخص کنید. مشتریان بالقوه را شناسایی کنید.

مشتریان ما کارآفرینان کوچک هستند.

مصرف کنندگان ما کارآفرینان مشاغل کوچک هستند.

ما برای نوجوانان کار می کنیم.

ما برای نوجوانان کار می کنیم. ما محصولاتی برای نوجوانان تولید می کنیم.

ما تصور می کنیم که محصولات ما برای خانواده های جوان و افراد با سطح درآمد نسبتاً پایین مورد علاقه باشد.

ما بر این باوریم که محصولات ما مورد توجه خانواده های جوان و افراد با درآمد نسبتاً کم خواهد بود.

4. یک پیشنهاد خاص برای همکاری ارائه دهید: فروش عمده یا خرده فروشی، موافقت نامه مجوز، ایجاد شبکه توزیع و غیره.

ما به خصوص به روابط کاری طولانی مدت علاقه مندیم.

ما به خصوص به روابط کاری طولانی مدت علاقه مندیم.

ما به دنبال شرکت های آلمانی برای ایجاد زنجیره خرده فروش هستیم.

ما به دنبال شرکت های آلمانی برای ایجاد یک شبکه خرده فروشی هستیم.

در واقع ما فقط به قراردادهای مجوز علاقه مندیم.

در واقع، ما فقط به قراردادهای مجوز علاقه مندیم.

5. اگر نمونه محصول را ضمیمه می کنید، باید توضیح دهید که کدام محصولات در سری ارائه شده هستند.

من 5 نسخه از نرم افزار ذکر شده در بالا را ضمیمه می کنم.

من 5 نمونه برنامه ذکر شده در بالا را پیوست می کنم.

لطفاً 3 واحد از "Smart Styler" را برای ارزیابی پیدا کنید.

3 نمونه از محصول اسمارت استایلر جهت تست و ارزیابی قرار داده شده است.

6. تمایل خود را برای پاسخ به تمام سوالاتی که ممکن است در طول فرآیند ارزیابی محصول ایجاد شود، ابراز کنید.

اگر اطلاعات بیشتری نیاز دارید، لطفا با ما تماس بگیرید.

لطفا در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر به ما اطلاع دهید.

ما خوشحال خواهیم شد که اطلاعات بیشتری را که نیاز دارید ارائه دهیم.

ما خوشحال خواهیم شد که هر اطلاعاتی را که نیاز دارید در اختیار شما قرار دهیم.

لطفا در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر در تماس باشید.

لطفا در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر به ما اطلاع دهید.

7. نامه را با عبارت استاندارد و ابراز امیدواری برای همکاری پایان دهید.

امیدوارم به زودی خبرهایی از تو بشنوم.

ما امیدواریم که از تو خبری بشنویم.

ما امیدواریم که خیلی سریع از شما خبری دریافت کنیم.

ما مشتاقانه منتظر تجارت با شما هستیم.

ما مشتاقانه منتظر همکاری هستیم.

برای پاسخ زودهنگام سپاسگزار خواهیم بود.

ما خوشحال خواهیم شد که پاسخ سریع شما را دریافت کنیم.

به امید همکاری در آینده

ما مشتاقانه منتظر همکاری هستیم. مشتاقانه منتظر همکاری با هم هستیم.

8. امضا، نام و سمت شما

قانون طلایی:

شما باید تمام دستاوردها، مزایای شرکت، محصول، خدمات و دستاوردهای شخصی خود را صادقانه و بدون اغراق بی مورد فهرست کنید. هر اطلاعاتی را می توان به راحتی تأیید کرد.

قانون طلایی:

یک نامه تجاری رسمی باید به عنوان یک نامه شخصی نوشته شود و فقط به او، گیرنده، خطاب شود. بدون عبارات سرد و رسمی!

کل تجارت جهانی بر پایه روابط شخصی بنا شده است و آنها باید ساخته شوند!

قانون طلایی:

نامه باید آموزنده و مختصر باشد و بیش از یک صفحه نباشد. به یاد داشته باشید، هیچ کس بیش از یک صفحه را نخواهد خواند. نامه باید با بیانیه مستقیم آنچه از این شرکت انتظار دارید به پایان برسد. این عبارت پایانی است که بیشتر به یادگار خواهد ماند.

قانون طلایی:

هنگام نوشتن هر نامه، همیشه باید با فرمول هدایت شوید:

KISS = آن را کوتاه و ساده نگه دارید

مثال 1. نمایندگی های یک شرکت توسعه دهنده برنامه های کامپیوتری آموزشی.

بسیار خوشحالم که برای همکاری احتمالی با شرکت شما، شرکت و محصولات نرم افزاری آن را به شما معرفی می کنم.

نسخه‌های باز نرم‌افزار تعاملی ما حاوی آخرین دستاوردهای فناوری‌های مدرن است و فرآیند آموزشی را بسیار جذاب و مؤثر می‌سازد. این نسخه "باز" ​​ترکیبی منحصر به فرد از امکان گوش دادن و خواندن متون، انجام آزمایش های کامپیوتری و حل مجموعه ای از مشکلات است. من می خواهم به این نکته اشاره کنم که در حال حاضر هیچ نرم افزار آموزشی با چنین کیفیتی در بازار آلمان وجود ندارد.

نسخه "باز" ​​به شدت برای دانش آموزان دبیرستانی و کالج و همچنین برای آموزش خود توصیه می شود.

این نسخه "باز" ​​در حال حاضر شامل موارد زیر است:

"فیزیک باز" (2 قسمت، 2 سی دی رام)، آلمانی/انگلیسی/روسی/فرانسوی و

"ریاضی باز" (6 قسمت، 6 سی دی رام) آلمانی/انگلیسی/روسی/فرانسوی.

نرم افزار ذکر شده در بالا توسط شرکت سرمایه گذاری Open Learn Inc توسعه یافته است. (ایالات متحده آمریکا) - MATHEMATIC Ltd. (روسیه) و به طور گسترده در ایالات متحده آمریکا، روسیه و اروپا استفاده می شود.

از آنجایی که تجارت ما در بخش آلمانی زبان اروپا در حال گسترش است، ما علاقه مند به تماس های طولانی مدت با خرده فروشان نرم افزار آلمانی هستیم و Media Surep-Market را یکی از بهترین ها می دانیم.

بنابراین، لطفاً مجموعه "Open" را که برای بررسی و ارزیابی خود درج شده است، بیابید.

من مشتاقانه منتظر شنیدن نظر شما هستم.

ارادتمند شما،

مثال 2.

آیا "Seans Printers" علاقه مند به بازاریابی کارتریج های جوهر جدید هیجان انگیز از "Russian Rainbow ink" است؟

من تمام حقوق کارتریج‌های جوهر کامل را برای "Seans Printers" توسعه داده‌ام و مالک آن هستم که فکر می‌کنم می‌تواند در صنعت چاپگرهایی مانند شما فروش بسیار خوبی داشته باشد.

کارتریج جوهر جدید مزایای مختلفی را برای کاربران خود ارائه می دهد.

رنگ های جوهر کاملا تازه و روشن هستند.

خود کارتریج به اندازه موردی است که اکنون از آن استفاده می کنید، اما دارای دو برابر رنگ های مختلف است.

کیفیت چاپ در مقایسه با مدل های فعلی شما بالاتر است.

من صادقانه معتقدم که این محصول به خوبی با قیمت گذاری واقعی و کانال های توزیع قوی که به نظر می رسد مشخصه "Seans Printers" هستند، مطابقت دارد.

این نامه یک تلاش گسترده برای جذب هر کسی و هر کسی که به کارتریج جوهر جدید علاقه دارد نیست.

این فقط برای "Seans Printers" ارسال شده است، و من واقعاً از شما سپاسگزارم که در اسرع وقت با من تماس بگیرید تا بتوانیم در مورد چشم انداز این موضوع بیشتر بحث کنیم.

لطفاً کارتریج جوهر جدید را در نظر بگیرید و نظرات خود را به من بگویید!

مثال 3.

پیشنهادی برای تولید و فروش در روسیه محصولی متعلق به یک شرکت خارجی.

من مایلم امکان انجام تجارت با شرکت شما را بررسی کنم.

من اخیراً از بوستون بازدید کردم و برای استفاده شخصی خودم به تعدادی اسباب بازی به عنوان هدیه نیاز داشتم. من "جعبه خودآموزی" را که توسط شرکت شما ساخته شده است خریدم و دقیقاً همان کاری را انجام داد که نیاز داشتم.

این فکر به ذهنم خطور کرد که در صورت بسته بندی صحیح و علامت گذاری مناسب، این محصول می تواند یک ابزار تبلیغاتی بسیار موثر حداقل برای آموزش باشد.

من پیشنهاد می کنم محصول شما را به همراه محصولات مکمل تولید و بسته بندی کنیم و در ابتدا در روسیه به مشتریان خود در زمینه کتابفروشی ها و کتابخانه ها بفروشیم. ما معتقدیم که این رویکرد مستقیم تر برای فروش محصول به شما کمک می کند تا روابط بلندمدت قابل توجهی ایجاد کنید.

من می‌خواهم بدانم چه چیزی می‌تواند در راه قرارداد حق امتیاز/مجوز برای استفاده از "جعبه خودآموزی" انجام شود. به عنوان یک ابزار جایگزین برای فروش محصول شما، این می تواند راهی عالی برای "ابزار جادویی" و "جعبه خودآموز" به بازار روسیه باشد که در حال حاضر استفاده نشده است.

من از افکار شما قدردانی خواهم کرد.

ارادتمند شما،

مثال 4.

پیشنهاد یافتن ناشر در خارج از کشور برای کتاب یک نویسنده روسی.

در ادامه بحث دیروزمان، نسخه‌ای از کتاب «بازارهای نوظهور» را که توسط انتشارات تجاری مسکو منتشر شده است، ضمیمه می‌کنم. با استقبال بسیار خوبی از سوی مطبوعات مواجه شده است.

تا بهار 1999، این کتاب به چهار زبان روسی، چینی، دانمارکی و اسلوونیایی منتشر خواهد شد. همانطور که به شما اشاره کردم، خیلی دوست دارم یک نسخه آمریکایی نیز ببینم. من معتقدم که موضوع بازارهای نوظهور در ایالات متحده بسیار به موقع خواهد بود. آیا می توانید به من کمک کنید تا یک ناشر خوب پیدا کنم؟ من بسیار سپاسگزار خواهم بود.

همانطور که چنین همکاری تکامل می یابد. همچنین می‌خواهم امکان گفتگو با برخی از همکاران شما در مطبوعات برگامون را در همین موضوع بررسی کنم.

آیا فکر می کنید علاقه ای وجود خواهد داشت؟

من منتظرم از شما خبری برسد.

با احترام،

ارادتمند شما،

مثال 5.

پیشنهاد دریافت آموزش بازرگانی مکاتبه ای.

خانم ونکوور عزیز

از علاقه شما به مدرسه بازرگانی دانشگاه آزاد جهانی متشکریم.

مدرسه کسب و کار توسعه مدیریتی را برای افرادی که به صورت تمام وقت مشغول به کار هستند، ارائه می دهد. در انتخاب این نوع برنامه قادر خواهید بود بر سازمان و موقعیت خود به عنوان مبنایی برای تکلیف عملی تمرکز کنید، در حالی که از مطالعات موردی و از تعامل با گروه مطالعاتی محلی خود، بینشی نسبت به سایر سازمان ها و صنایع کسب کنید.

دانشگاه آزاد جهانی (World Open University) پیشروترین دانشگاه جهان در «آموزش باز پشتیبانی شده» است. این دانشگاه بیش از هر دانشگاه دیگری در ارائه آموزش موثر و با کیفیت بالا برای بزرگسالان در استخدام تمام وقت، تجربه و تخصص بیشتری دارد.

برنامه های ما با کار و حرفه شما مرتبط است و انعطاف پذیری را تضمین می کند، جایی که شما با سرعتی متناسب با سایر تعهدات خود یاد می گیرید.

دانشگاه آزاد جهانی یک دانشگاه دولتی بریتانیایی به رسمیت شناخته شده است، و MBA مدرسه کسب و کار توسط AMBA تایید شده است، که تنها 30 درصد برتر از تمام برنامه های MBA Europeam را تایید می کند.

قبل از تصمیم گیری در مورد گام بعدی خود، از خدمات مشاوره محلی ما استفاده کنید! ما شب های اطلاعاتی منظم در مسکو و سن پترزبورگ یا انتخاب قرار ملاقات شخصی در زمان مناسب برای شما ارائه می دهیم.

مثال 6. پاسخ به یک آگهی روزنامه در مورد پیشنهاد نمایندگی یک شرکت روسی در ایالات متحده آمریکا.

پاسخ: تبلیغ شما در هفته نامه بیزینس

من از هفته نامه بیزینس دریافتم که شما علاقه مند به نمایندگی شرکت های روسی در ایالات متحده هستید.

شرکت ما هنوز در ایالات متحده آمریکا نمایندگی ندارد. سال گذشته ما یک موسسه تحقیقات بازار را مأمور کردیم تا بازار فروش محصولات ما را در آنجا بررسی کند. نتایج این مطالعه بسیار دلگرم کننده بود و بنابراین ما اکنون به دنبال نماینده ای در این منطقه هستیم.

بیزینس ویکلی در مورد دستاوردهای شما به عنوان یک شرکت تازه کار بسیار عالی نوشت، بنابراین من فکر می کنم که ما می توانیم با موفقیت همکاری کنیم.

بنابراین، می‌توانید به من اجازه دهید برخی از مراجع و فهرستی از شرکت‌هایی که شما نمایندگی می‌کنید داشته باشم؟

لطفاً مراجع را به همراه نام و شماره تلفن مخاطبی که می‌توانم پروژه را به تفصیل با او در میان بگذارم، برای من ایمیل یا فکس کنید.

با امید به همکاری های آتی

ارادتمند شما،

تمرین 1. پیشنهاد نمایندگی یک شرکت خارجی در روسیه.

در زیر متن نامه ارائه خدمات نمایندگی توسط یک شرکت روسی برای یک شرکت خارجی خاص است. متن نامه به هر شکلی تقسیم شده است. با استفاده از طرح فوق برای نوشتن این گونه حروف، فرمول حرفی برای یک حرف واقعی ایجاد کنید. با کلیک بر روی دکمه "بررسی" نتیجه را بررسی کنید.

آقای هیترو عزیز

د اگر علاقه مند به نمایندگی در روسیه هستید، مطمئن هستم که از خدمات ما راضی خواهید بود.

ب شرکت ما "Soft-System" بیش از 10 سال است که در صنعت نرم افزار کار می کند و ما علاقه زیادی به نمایندگی شما و فروش نرم افزار سیستم شما در روسیه داریم. لطفاً اگر علاقه مند به توزیع نرم افزار خود در روسیه هستید، به ما اطلاع دهید.

آ. آدرس شما را از شعبه مسکو اتاق بازرگانی آمریکا دریافت کردیم.

ه. ما یک بروشور و جزئیات بیشتر سازمان خود را برای اطلاع شما ضمیمه می کنیم.

f. من مشتاقانه منتظر شنیدن شما هستم،

ج. ما در حال حاضر نماینده دو شرکت آمریکایی و یک شرکت فرانسوی با شهرت بزرگ در اینجا در روسیه هستیم. مایلم به این نکته اشاره کنم که ما از نتایج فروش بالاتر از حد متوسط ​​برخورداریم. ما از کادر فروش آموزش دیده و کارآمد استفاده می کنیم و همچنین امکانات و وسایل حمل و نقل مناسبی داریم.

ارادتمند شما،

پاسخ صحیح: الف، ب، ج، د، ه، ف.

در زیر متن بازیابی نامه آمده است.

مثال 7. پیشنهاد نمایندگی یک شرکت خارجی در روسیه.

آقای هیترو عزیز

آدرس شما را از شعبه مسکو اتاق بازرگانی آمریکا دریافت کردیم.

شرکت ما "Soft-System" بیش از 10 سال است که در صنعت نرم افزار کار می کند و ما علاقه زیادی به نمایندگی شما و فروش نرم افزار سیستم شما در روسیه داریم. لطفاً اگر علاقه مند به توزیع نرم افزار خود در روسیه هستید، به ما اطلاع دهید.

ما در حال حاضر نماینده دو شرکت آمریکایی و یک شرکت فرانسوی با شهرت بزرگ در اینجا در روسیه هستیم. مایلم به این نکته اشاره کنم که ما از نتایج فروش بالاتر از حد متوسط ​​برخورداریم. ما از کادر فروش آموزش دیده و کارآمد استفاده می کنیم و همچنین امکانات و وسایل حمل و نقل مناسبی داریم.

اگر علاقه مند به نمایندگی در روسیه هستید، مطمئن هستم که از خدمات ما راضی خواهید بود.

وعده ها: - فوری، طیف (خدمات)–گسترده، تخفیف–قابل توجه / ناچیز، پیشنهاد–سازنده، اختلاف نظر–قابل توجه / ناچیز، سودآوری–بالا/کم، محاسبات–مقدماتییا نهاییو غیره

نامه تشکر به تامین کننده

نامه شماره 1:
عزیز ایوان ایوانوویچ,

قدردانی خود را ابراز می کند LLC "Delopis.ru"برای چندین سال همکاری متقابل سودمند و ثمربخش.

شرکت شما شرکتی است که کار کردن با آن واقعاً جالب است، زیرا "Delopis.ru"یک شرکت در حال توسعه بسیار پویا که هر ساله محصولات جدیدی را با کیفیت عالی به بازار عرضه می کند. به طور جداگانه اشاره می کنم که تنها شش ماه پس از ورود به بازار، توانست مشتری ثابت خود را به دست آورد.

ما مشتاقانه منتظر انتشار هستیم.

ما امیدواریم که در آینده سپتامبر 2013نمایشگاه سال LLC "Delopis.ru"بار دیگر ما را با محصولات جدید خود خوشحال خواهد کرد.

"Delopis.ru"- این یک تیم حرفه ای است که می توانید با آنها سر و کار داشته باشید!

خالصانه،
پتر پتروف

نامه شماره 2:
عزیز ایوان ایوانوویچ,

شرکت "Delopis.ru"برنده مکرر مسابقات خرید محصولات و خدمات برای نیازهای دولتی است و خود را به عنوان یک شریک تامین کننده قابل اعتماد معرفی کرده است.

برای کل دوره همکاری، شروع از 2005 سال تحویل به موقع و به طور کامل انجام شد.

در طول فرآیند کار، کارکنان شرکت سطح بالایی از حرفه ای بودن و مهارت های ارتباطی را از خود نشان دادند.

ما از سالها کار مشترک قدردانی می کنیم و مشتاقانه منتظر همکاری های مثمر ثمر هستیم.

خالصانه،
پتر پتروف

نامه شماره 3:
عزیز ایوان ایوانوویچ,

با این نامه از این شرکت قدردانی می کنیم "Delopis.ru"برای رعایت به موقع مهلت های تحویل، کار نصب توسط تیمی از نصابان حرفه ای با تجربه زیاد و حرفه ای بالا در زمینه کاری خود. من به ویژه می خواهم به کیفیت بالای محصولات اشاره کنم که در طول کل دوره کار خود بهترین بودن را ثابت کرده اند.

خالصانه،
پتر پتروف

نامه شماره 4:
عزیز ایوان ایوانوویچ,

این شرکت از شما برای تحویل باکیفیت و به موقع تجهیزات و رویکرد دقیق شما نسبت به این کار تشکر و قدردانی می کند.

همچنین از رئیس بخش تشکر شخصی خود را داریم الکسی الکساندرویچ سمچنکوبرای حرفه ای بودن، صبر و توانایی حل مسائل در اسرع وقت.

خالصانه،
پتر پتروف

نامه شماره 5:
عزیز ایوان ایوانوویچ,

با تشکر LLC "Delopis.ru"برای تحویل به موقع محصولات به مراکز تعمیرات شهر Tver.

خود را به عنوان یک تامین کننده قابل اعتماد معرفی کرده است که تجهیزات را به طور کامل و به موقع ارسال می کند. محصولات عرضه شده از کیفیت بالایی برخوردار بوده و تمامی تست ها و گواهینامه های لازم را گذرانده اند.

علاوه بر این، پشتیبانی اطلاعاتی را برای شرکت ما ارائه می دهد و مشاوره های حرفه ای در مورد طیف وسیعی از تجهیزات الکتریکی ارائه می دهد.

از همکاری و پاسخ سریع شما به مجلدات اعلام شده سپاسگزاریم. آماده ادامه کار روی پروژه های مشترک هستیم.

خالصانه،
پتر پتروف

نامه شماره 6:
عزیز ایوان ایوانوویچ,

من از تیم شرکت تشکر می کنم "Delopis.ru"و شخصاً برای همکاری موفق و پربار با ما در بازار ساخت و ساز شهر مسکو.

در طول مدت همکاری ما، شرکت "Delopis.ru"خود را به عنوان یک تامین کننده قابل اعتماد محصولات با کیفیت، قادر به انجام وظایف پیچیده در سطح حرفه ای بالا تثبیت کرده است.

از صمیم قلب برای شما و شرکتتان آرزوی شکوفایی و موفقیت بیشتر در اجرای پروژه های جدید دارم.

خالصانه،
پتر پتروف

که توسط افراد خوش خط و وقت آزاد زیاد برای یکدیگر ارسال می شود. اگر نیاز به ساختن پل های تجاری یا پل های عشق و دوستی دارید، نامه بنویسید. اگر می خواهید علاقه مند شوید، تشکر کنید، دسیسه کنید، یک نامه بنویسید. شما فقط باید آن را به درستی بنویسید، این یک دعوت برای مست شدن نیست، بلکه تقریباً مانند یک سند است.

مختصر باشید

هدف نامه رسمی خود را در پاراگراف اول بیان کنید و در موضوع بمانید. سعی کنید از کلمات بیش از حد طولانی و پر ادعا اجتناب کنید - نامه هنوز یک نامه تجاری است. تا حد امکان مختصر و دقیق باشید. هیچ کس آن را دوست ندارد که مقالات رسمی حاوی کلمات بسیار زیاد و جزئیات کافی نباشد. زیرا هیچ کس دوست ندارد زمان زیادی را صرف تجارت کند. به علاوه، هرچه پیام کوتاه‌تر باشد، سریع‌تر خوانده می‌شود و در نتیجه پاسخ داده می‌شود.

جملات نباید حاوی کلمات غیر ضروری باشند، پاراگراف ها نباید حاوی جملات غیر ضروری باشند. به همان دلیلی که یک ماشین هیچ قسمت اضافی ندارد و یک نقاشی هیچ خط اضافی ندارد. سعی کنید جملات خود را تا حد امکان کوتاه و بدون صفت و القاب زیاد نگه دارید. شما به جزئیات زیادی نیاز ندارید، موضوعات را به صورت کلی در نظر بگیرید، اما ماهیت باید واضح باشد. نامه های رسمی فقط برای نشان دادن هر موضوع یا وظیفه ای مورد نیاز است. این یک گزارش یا یک گزارش نیست - هیچ فایده ای برای عمیق شدن در آن وجود ندارد.

از لحن مناسب استفاده کنید

یک نامه تجاری یا رسمی باید با لحنی نوشته شود که کمی رسمی تر از زبان عادی باشد. زبان "زنده" همیشه به راحتی و مطلوب درک می شود. اما، البته، پیام باید با هنجارهای آداب معاشرت مطابقت داشته باشد. از عامیانه، اصطلاحات، اختصارات و کلمات مبهم پرهیز کنید. به دلیل نیاز به اجتناب از جزئیات، ممکن است چنین کلماتی اشتباه تفسیر شوند. به طور کلی افعال بیشتر و صفت کمتر. مودب و محترم باشید، حتی اگر از چیزی یا کسی شکایت دارید.

از کلمات ساده استفاده کنید: اصطلاحات هوشمند به خوبی درک نمی شوند و اغلب فردی را که مجبور است آنها را بخواند و رمزگشایی کند، آزار می دهد.

اصلاح و دوباره اصلاح

بسیاری از مردم تعدیل را در اصل دست کم می گیرند، اما بیهوده. پس از نوشتن نامه رسمی، دستور زبان و املای خود را به دقت بررسی کنید. از غلط‌گیر املا در رایانه‌تان استفاده کنید و سپس خودتان سعی کنید خطاها را پیدا کنید، زیرا همه چیز به چشم هوش مصنوعی آشکار نمی‌شود. در صورت لزوم از فرهنگ لغت یا اصطلاحنامه استفاده کنید. دستور زبان و علائم نگارشی صحیح را بررسی کنید و مطمئن شوید که جملات از نظر منطقی کامل هستند.

اگر دانش شما از زبان حتی برای نوشتن کلمه "مکنده" بدون خطا کافی نیست، بهتر است نامه خود را برای بررسی به شخصی حداقل تا حدودی با سواد بدهید. واقعیت این است که اگر مخاطب با زبان روسی به خوبی عمل کند، اشتباهات شما تا حد زیادی تصور محتوای نامه را خراب می کند. بنابراین برای ارسال عجله نکنید. این همان حالتی است که هر چه ساکت‌تر رانندگی کنید، جلوتر خواهید رفت.

اولین برداشت

کمی بیشتر در مورد برداشت های اولیه. علاوه بر دستور زبان، جنبه بصری نیز از اهمیت بالایی برخوردار است. خواندن از روی صفحه نمایش لذت مشکوکی است. یک نامه کاغذی قابل برداشت است و تنها به همین دلیل در سطح ناخودآگاه جدی تر از نامه الکترونیکی گرفته می شود. این را در نظر بگیر. اما اگر راه دیگری برای تحویل نامه به جز ارسال از طریق ایمیل وجود ندارد، پس مراقب بخش بصری آن باشید. همیشه قسمت موضوع را پر کنید. این خط است که تعیین می کند آیا شخص پیام دریافتی را باز می کند یا خیر. اگر برای یک غریبه نامه می نویسید، باید سعی کنید عنوان جالبی پیدا کنید. اما زیاده روی نکنید - مضامینی مانند "Achtung! باز کن وگرنه میمیری! باعث شود بخواهید آن را به اسپم بفرستید. عنوان باید شامل 3-5 کلمه باشد و محتوای پیام را منعکس کند.

خوب، اگر نامه را روی کاغذ چاپ کرده اید و از طریق پست ارسال نکرده اید، پس مراقب کیفیت کاغذ باشید. گرفتن کاغذ تمبر لازم نیست، کافی است کاغذ با کیفیت بالا بگیرید: خوب و سفید. و فراموش نکنید که نام خود را امضا کنید، در غیر این صورت نامه به یک تکه کاغذ خط خورده تبدیل می شود. و به یاد داشته باشید، به آرامی فونت را آزمایش نکنید یا با هایلایت بازی نکنید. بهتر است متن را به پاراگراف هایی با فاصله بین آنها تقسیم کنید.

محتوای اصلی

پیروی از قراردادهای استاندارد نوشتن خوب و ارائه جذاب تضمین می کند که سگ شما توجه و برخورد جدی را که شایسته آن است به خود جلب می کند. بنابراین در اینجا چیزی است که باید به آن توجه کنید.

در گوشه سمت راست بالا نام سازمان، موقعیت مخاطب و نام خانوادگی وی با حروف اول مشخص شده است. شماره تلفن و آدرس ایمیل معمولاً در اینجا نوشته نمی شود، اما قابل قبول است.
شما باید سعی کنید با شخص خاص رسمی تماس بگیرید، اما اگر نام او را نمی دانید، سعی کنید فقط عنوان را بنویسید.

در گوشه سمت چپ بالا باید بنویسید:
- نام (و نام اختصاری)؛
- آدرس های واقعی و پستی؛
- آدرس ایمیل؛
- شماره تلفن های تماس؛
- آدرس وب سایت.

یک فاصله بگذارید (اگر نامه چاپ شده است، سپس یک خط)، و یک تبریک بنویسید. اگر برای اولین بار با شخصی تماس می گیرید (یا اگر یک رابطه کاملاً رسمی بین شما برقرار شده است) باید این فاصله را نشان دهید. به عنوان مثال: "آقای ایوانف عزیز!" اگر برای مدت طولانی با فردی رابطه تجاری قابل اعتمادی برقرار کرده اید، بهتر است او را با نام کوچک و نام خانوادگی خود صدا بزنید. به عنوان مثال: "آسکولد پتروویچ عزیز!" هنگام خطاب به یک گروه، از عبارت استاندارد "آقایان عزیز!" استفاده کنید. اگر جنسیت گیرنده را نمی دانید، می توانید با همین عبارت شروع کنید (خب، هر اتفاقی ممکن است بیفتد).
به هر حال، اگر تصمیم دارید ایمیل بنویسید و گیرنده را نمی شناسید، به طور خلاصه توضیح دهید که چه کسی هستید و چگونه از او مطلع شده اید. بدون این مقدمه ضروری، پیام ممکن است هرزنامه در نظر گرفته شود و بلافاصله حذف شود.

یک تورفتگی دیگر ایجاد کنید و مستقیماً به سر اصل مطلب بروید. از قسمت مقدماتی (بیان مختصری از دلایل نوشتن نامه، هدف آن) شروع کنید، سپس به قسمت اصلی (توصیف وضعیت، پیشنهاد راه حل، بیان نتیجه گیری و توصیه ها) بروید و در پایان - بخش خلاصه (خلاصه ای کوتاه با اشاره واضح به آنچه از گیرنده انتظار دارید).

پایان

این پایان نامه، قسمت پایانی آن است. در اینجا باید از اصطلاح پایانی استفاده کنید: "با احترام" یا "با احترام"؛ "بهترین آرزوها"؛ "با امید به همکاری مستمر"؛ "ما همیشه خوشحالیم که خدماتی را به شما ارائه دهیم" و غیره.
همه چیز به سلیقه و ترجیحات شما بستگی دارد، این همه چیز است. سپس، همانطور که به یاد دارید، باید یک تورفتگی دیگر ایجاد کنید، موقعیت خود را بنویسید، یک تورفتگی بزرگ ایجاد کنید، نام کامل خود را به تصویر بکشید. و امضا کن

اصولاً سؤالاتی در مورد اینکه چگونه و با چه ابزاری می توان ایجاد و ارسال کرد نباید مطرح شود. با این حال، همه آماده نیستند که بلافاصله این کار را در مورد نامه های رسمی شروع کنند، به خصوص زمانی که نویسنده نامه انتظار دریافت پاسخ را دارد. من راز کوچکی از مکاتبات تجاری را به شما می گویم: هرچه شخصیت و سبک نامه سخت تر باشد، شانس پاسخ از طرف گیرنده بیشتر است. در این درس، چندین ایمیل نمونه ارائه خواهم کرد که باید به کاربران کمک کند تا در مورد سبک خود تصمیم بگیرند و متعاقباً پیام ها را به بهترین شکل بنویسند.

ابتدا باید تصمیم بگیریم که نامه ای که می سازیم چه ماهیتی خواهد داشت. من تمام ایمیل های خروجی را به سه نوع اصلی تقسیم می کنم:

• پیشنهاد تجاری
• استعلام کسب و کار
• آدرس دوستانه

بر این اساس، من برای هر سه نوع قالب دارم، هم به صورت فایل های متنی ساده و هم در قالب قالب های متناسب با برنامه های ایمیل خاص. بیایید به ترتیب به سراغ هر یک از آنها برویم.

پیشنهاد تجاری

سلام (عصر بخیر)، [نام مخاطب]!

توصیه می شود هنگام برقراری ارتباط، نام را در هر حرفی ذکر کنید، زیرا یک آدرس شخصی فرد را در حالت دوستانه قرار می دهد. با این حال، اگر هنوز نمی توانید نام را پیدا کنید، یک تبریک الگو کافی است.

اجازه دهید یک سرویس جدید (محصول جدید) از شرکت ما [نام شرکت] را به شما معرفی کنم.

در زمینه [نام حوزه فعالیت] پیشنهاد همکاری بدهم.

در مرحله بعد، به طور خلاصه مزایای پیشنهاد خود را از نظر قیمت یا برخی ویژگی های کیفی شرح دهید. نکته اصلی این است که زیاده روی نکنید. مگابایت متن، و حتی تکمیل شده با تصاویر روشن و بی معنی، فقط مردم را می ترساند. اگر گیرنده نامه از همان سطرهای اول به پیشنهاد شما علاقه مند باشد، حتما برای اطلاعات تکمیلی با شما تماس خواهد گرفت.

اگر در مورد جذب افراد مناسب برای تماس با شما در اولین باری که با آنها تماس می گیرید جدی هستید، منطقی است که در مورد دسترسی فراتر از ایمیل فکر کنید. ایجاد حساب کاربری در خدماتی مانند ICQ واسکایپ. گاهی اوقات تماس با شما از طریق تلفن معمولی برای شخص بسیار آسان تر است، البته اگر با دقت شماره را در امضای خود گذاشته باشید.

چرا باید آدرس ایمیل خود را در امضا کپی کنید، می‌پرسید که آیا به طور خودکار توسط سرور پست الکترونیکی ارسال می‌شود. قانون اینجا این است که اطلاعات بیش از حد در مکاتبات تجاری هرگز غیر ضروری نیست. بیایید موقعیتی را تصور کنیم که در آن نامه شما توسط شخصی دریافت می شود که به طور بالقوه علاقه ای به پیشنهاد ندارد، یا به سادگی صلاحیت پاسخگویی صحیح به آن را ندارد. پیام دریافتی را به کاربر دیگری ارسال می کند، اما بنا به دلایلی، اطلاعات مربوط به فرستنده واقعی از داده های اضافه شده خودکار از بین می رود، که تماس با شما را دشوار می کند. با این حال، برای تعیین نویسنده نامه و تماس های ضروری او، همیشه نگاه به امضا کافی خواهد بود.

استعلام کسب و کار

سلام بعد از ظهر خوب)!

یا اگر نام مخاطب مشخص باشد، پس (عزیز، [نام، نام خانوادگی])!

لطفاً اطلاعات مربوط به محصول (خدمات) [نام محصول/خدمت] را با شرح مشخصات کامل و کیفیت های رقابتی ارائه دهید.

بر اساس قانون فدرال فدراسیون روسیه [شماره و تاریخ سند]، از شما می خواهم اطلاعاتی را ارائه دهید [اطلاعات لازم برای به دست آوردن را شرح دهید].

همچنین در صورت نقض حقوق شما می توانید با مدیریت یک سرویس خاص در اینترنت تماس بگیرید.

در رابطه با نقض بند [شماره بند در قرارداد کاربر] قرارداد کاربر، یعنی «[به نقل از متن کامل بند مذکور]»، از شما می‌خواهم که رسیدگی و مجازات‌های مقتضی را علیه مقصر اعمال کنید. مسئول (اگر ما در مورد کارکنان خدمات صحبت می کنیم)] شخص [سایت (نام سایت)]. لطفاً نتایج بازرسی و تحریم های اعمال شده را به [آدرس ایمیل خودتان] گزارش دهید.

آدرس دوستانه

با سلام (روز بخیر) (سلام)، [نام شخص]!

هنگامی که برای اولین بار به صورت دوستانه با ما تماس می گیرید، یک شاخص خوب کامل بودن پیامک شما خواهد بود. یک متن صحیح و حجیم نشان دهنده علاقه زیاد شما به تماس با فرد مناسب است و میل به پاسخ را برمی انگیزد. فراموش نکنید که گفتگو را با چند سوال اولیه باز کنید.

ایمیل نمونه

تهیه پیش نویس انواع نامه های تجاری جزء ضروری کار نمایندگان بازرگانی است. به لطف چنین پیام هایی، آنها فرصت حل مسائل تجاری را به در دسترس ترین، سریع ترین و بهینه ترین راه به دست می آورند.

فایل ها

چه نوع نامه های تجاری وجود دارد؟

به طور متعارف، نامه های تجاری را می توان به چند دسته اصلی تقسیم کرد:

• نامه تبریک؛
• پست اطلاعاتی؛
• و غیره

برای پاسخ به تمام این نامه ها می توان یک پاراگراف جداگانه ذکر کرد که همچنین بخشی از مکاتبات تجاری رسمی است و همچنین طبق قوانین خاصی نوشته شده است.

چه کسی باید به عنوان نویسنده نامه عمل کند؟

نامه های تجاری همیشه باید دارای امضا باشند. در این صورت هر کارمند شرکتی که صلاحیتش شامل این وظیفه باشد یا به دستور مدیر مجاز به انجام آن باشد می تواند مستقیماً نامه را تنظیم کند. معمولاً این یک متخصص یا رئیس واحد ساختاری است که صلاحیت آن شامل موضوع پیام است. با این حال، صرف نظر از اینکه چه کسی در کتبی دخالت دارد، نامه در هر صورت باید برای تایید به مدیر ارائه شود، با توجه به اینکه از طرف شرکت نوشته می شود.

قوانین کلی برای نوشتن نامه های تجاری

همه پیام های تجاری باید فقط به فعالیت های شرکت یا شرایط مربوط به آن مربوط باشد. در عین حال، صرف نظر از محتوا، باید الزامات خاصی را رعایت کنند.

اول از همه، این یک ساختار خاص است. پیام همیشه باید شامل موارد زیر باشد:

• تاریخ نگارش،
• مشخصات فرستنده و گیرنده،
• آدرس مودبانه (در قالب عبارت "ایوان پتروویچ عزیز" ، "النا گریگوریونا عزیز")

لازم به ذکر است که نامه ها را می توان هم به کارکنان فردی و هم به کل تیم ها ارسال کرد (در این مورد کافی است خود را به تبریک "عصر بخیر!" محدود کنید).

جزء اطلاعاتی حاوی دلایل و اهدافی که مبنای نوشتن نامه بوده است،

درخواست ها و توضیحات

نتیجه.

اسناد اضافی، عکس‌ها و شواهد ویدئویی ممکن است به نامه پیوست شود - در صورت وجود، این باید در متن اصلی منعکس شود.

نامه را می توان روی یک برگه استاندارد معمولی A4 یا روی سربرگ سازمان تهیه کرد. گزینه دوم ترجیح داده می شود، زیرا نیازی به وارد کردن دستی جزئیات شرکت نیست، چنین نامه ای محترم تر به نظر می رسد و یک بار دیگر نشان می دهد که پیام متعلق به مکاتبات رسمی است. می توان آن را به صورت دست خط نوشت (حروف نوشته شده با خط خوشنویسی به ویژه موفق هستند) یا روی رایانه چاپ شود (در صورت نیاز به ایجاد چندین نسخه از یک نامه راحت است).

نامه باید با امضا تایید شود، اما مهر زدن آن الزامی نیست، زیرا از سال 1395، اشخاص حقوقی از لزوم استفاده از مهر در فعالیت های خود مستثنی شده اند.

قبل از ارسال، پیام در صورت لزوم در مجله اسناد خروجی ثبت می شود که در آن شماره ای به آن اختصاص داده شده و تاریخ حرکت تعیین می شود.

هنگام نوشتن نامه به چه نکاتی باید توجه کرد

هنگام نوشتن نامه، باید املا را به دقت کنترل کنید، قوانین و هنجارهای زبان روسی را از نظر واژگان، دستور زبان، نقطه گذاری و غیره رعایت کنید. گیرندگان همیشه به چگونگی ارائه و قالب بندی افکار در پیام توجه می کنند.

نباید فراموش کنیم که مطالعات انجام شده به وضوح نشان می دهد که مردم حاضر نیستند بیش از یک دقیقه برای خواندن این نوع نامه ها وقت بگذارند.

نامه باید به شکل صحیح، بدون "گسترش افکار روی درخت" نوشته شود، بلکه به طور مختصر و مختصر و دقیق نوشته شود. هر موضوع جدید باید در قالب یک پاراگراف جداگانه ارائه شود که در صورت لزوم باید به پاراگراف تقسیم شود. علاوه بر این، یک نامه مختصر و واضح به گیرنده اطلاع می دهد که نویسنده برای وقت خود ارزش قائل است. در اینجا ضرب المثل "اختصار خواهر استعداد است" مناسب است.

مواردی که نباید در نامه تجاری مجاز باشد

در نامه های تجاری، لحن گستاخانه یا بیهوده کاملاً غیرقابل قبول است، همانطور که متن بیش از حد خشک و "کلیشه های" پیش پا افتاده است. همچنین باید از فرمول‌بندی‌های پیچیده، فراوانی عبارات مشارکتی و قید، و اصطلاحات خاص که برای دایره‌ای از متخصصان قابل درک است اجتناب کنید.

نامه نباید حاوی اطلاعات تایید نشده، غیر قابل اعتماد و مطمئناً عمداً نادرست باشد.

باید در نظر داشت که این نوع پیام نه تنها بخشی از مکاتبات تجاری معمول است، بلکه در بسیاری از موارد به اسناد رسمی نیز اشاره می کند که ممکن است متعاقباً وضعیت اسناد مهم قانونی را به دست آورند.

نحوه ارسال نامه

هر پیام رسمی را می توان به چند روش اصلی ارسال کرد.

1. اولین، مدرن ترین و سریع ترین، از طریق وسایل ارتباطی الکترونیکی است. راحت و سریع است و همچنین به شما امکان ارسال اطلاعات با حجم تقریبا نامحدود را می دهد.

   در اینجا فقط یک منهای وجود دارد - اگر گیرنده مقدار زیادی نامه داشته باشد، نامه می تواند به راحتی گم شود یا در پوشه Spam قرار گیرد، بنابراین هنگام ارسال نامه به این روش، توصیه می شود علاوه بر این، مطمئن شوید که نامه دارای نامه است. دریافت شده است (از طریق یک تماس تلفنی ساده).

2. راه دوم: محافظه کارانه، که به شما امکان می دهد پیام را از طریق پست روسیه ارسال کنید. در این مورد، توصیه می شود از عملکرد ارسال از طریق پست سفارشی با رسید بازگشت درخواست شده استفاده کنید - این فرم تضمین می کند که نامه به مخاطب می رسد، که در مورد آن گیرنده اخطار ویژه ای دریافت می کند.

   به طور معمول، ارسال از طریق پست استاندارد در مواردی استفاده می شود که اسناد اصلی، نامه های تأیید شده با امضای زنده و مهر ارسال می شود.

3. شما همچنین می توانید نامه ای از طریق فکس یا پیام رسان های مختلف ارسال کنید، اما به شرطی که روابط بین شرکا به اندازه کافی نزدیک باشد که امکان این نوع مکاتبات را فراهم کند.

مکاتبات تجاری یک ویژگی جدایی ناپذیر از هر تجارت است. کارکنان هر شرکت با همکاران و مشتریان، با تامین کنندگان و مصرف کنندگان ارتباط برقرار می کنند. به طور کلی، روال روزانه هر اداره قطعا شامل شرکت در مکاتبه می شود.

در حالی که اکثر کارمندان در شرکت ها و سازمان ها هر روز پیام های متعددی ارسال و دریافت می کنند، همه افراد هنگام ایجاد آنها به هنجارها و قوانین تعیین شده پایبند نیستند. به نظر می رسد که نوشتن یک نامه تجاری به درستی و به درستی چندان آسان نیست. تعدادی از الزامات و الگوهای مورد استفاده در سراسر جهان وجود دارد که به جریان اسناد مربوط می شود. آنها شامل قوانینی برای نوشتن نامه تجاری و همچنین نکات اساسی در مورد قالب بندی هستند.

هنگام نوشتن پیام به یک سازمان شخص ثالث یا به سادگی برای یک همکار در یک بخش همسایه، باید از یک سبک سختگیرانه پیروی کنید (به استثنای مکاتبات دوستانه، که چنین محدودیتی برای آن وجود ندارد). شما نباید از کلمات خیلی احساسی حتی برای توصیف اهمیت معامله یا لذت محصولات آزمایش شده استفاده کنید. یک نامه تجاری باید واضح، مختصر و نسبتاً محدود باشد.

پیام باید با مخاطب شروع شود. اگر برای کارمند یک سازمان شخص ثالث در نظر گرفته شده است، باید حتما نام آن، موقعیت گیرنده و همچنین نام کامل او را مشخص کنید. در صورتی که سند در شرکت باقی بماند، نام خانوادگی با حروف اول کافی است (شما می توانید موقعیت خود را نیز اضافه کنید).

نامه تجاری به یک سازمان شخص ثالث باید روی سربرگ شرکت باشد (صرف نظر از اینکه به صورت الکترونیکی یا کاغذی ارسال شده باشد). اگر از دست رفته است، می توانید به سادگی جزئیات فرستنده را در "سرصفحه" سند نشان دهید.

قبل از شروع نوشتن متن، باید به ساختار آن فکر کنید، نکات اصلی و اهداف نوشتن را مشخص کنید. این روند نوشتن را بسیار آسان تر می کند. نامه باید با امضایی پایان یابد که نه تنها نام خانوادگی فرستنده، بلکه موقعیت او و همچنین نام شرکتی را که او نمایندگی می کند، نشان دهد.

هنگام ارسال یک پیشنهاد به مشتری یا شریک بالقوه، قطعاً باید با ابراز قدردانی از همکاری آنها و امیدواری برای همکاری بیشتر با یکدیگر پایان دهید.

علاوه بر قوانین مورد استفاده در مکاتبات تجاری، توصیه هایی نیز وجود دارد. به عنوان مثال، هر سندی که خطاب به یک شخص خاص باشد باید با کلمه "عزیز" با نام کامل شروع شود و نه حروف اول. نیازی به استفاده از اختصارات در حروف نیست، به عنوان مثال، "uv" را بنویسید. یا موقعیت یا محل کار مخاطب را کاهش دهد.

جریان اسناد بین المللی سخت ترین تلقی می شود، زیرا هر ایالت تفاوت های ظریف ارتباطی خود را دارد و زبانی که باید با شرکای خارجی مکاتبه کنید همیشه برای نویسنده نامه واضح نیست، بنابراین باید از خدمات آن استفاده کنید. مترجمان قبل از متوسل شدن به خدمات چنین متخصصی، باید روشن کنید که آیا او می داند چگونه یک نامه تجاری به زبان انگلیسی بنویسد یا اینکه ما در مورد ترجمه تحت اللفظی پیش پا افتاده صحبت می کنیم. اگر قصد دارید دائماً جریان اسناد خارجی را حفظ کنید، بهتر است کارمندی را استخدام کنید که به اندازه کافی به یک زبان خارجی صحبت کند تا یک نامه تجاری در آن بنویسد.

به طور کلی، دستیابی به کار تا حد زیادی به نحوه تنظیم سند و نحوه طراحی آن بستگی دارد. بنابراین، هرگز اهمیت آداب تجارت را در هنگام برقراری ارتباط دست کم نگیرید.