نمونه نامه به یک مقام رسمی نحوه صحیح نوشتن و قالب بندی نامه های تجاری

بخش جدایی ناپذیر و مهم مکاتبات تجاری مدرن، نامه درخواست است. نمونه ها و نمونه های عبارت ارائه شده در مقاله و همچنین قوانین ذکر شده برای نوشتن آن به شما کمک می کند تا متن لازم را به درستی بنویسید و مطابق با آداب و رسوم کار اداری قالب بندی کنید. ما راهنمای گام به گام نوشتن این نوع درخواست تجدیدنظر را به شما پیشنهاد می کنیم.

اطلاعات کلی

نامه درخواست در مواردی مرتبط است که نویسنده آن نیاز به دریافت اطلاعات، اسناد، انجام معامله یا سایر اقدامات تجاری از افراد دیگر دارد. می تواند برای یک شخص خاص (مدیر، مدیر، رئیس بخش و غیره) و یا به کل سازمان ارسال شود. درخواست کمک شما باید با قوانین پذیرفته شده عمومی در مکاتبات تجاری مطابقت داشته باشد.

نامه چهره یک شرکت است، حتی چیزهای کوچک مهم است. آن را روی سربرگ شرکت با امضای شخص مجاز و با مهر (در صورت موجود بودن) چاپ کنید. در انتخاب فونت، اندازه آن و قرار دادن متن در صفحه مسئولیت پذیر باشید. از حاشیه ها، خطوط قرمز و پاراگراف ها غافل نشوید. اغلب اولین تصور فقط با نگاه کردن به یک سند شکل می گیرد.

مرحله 1: تعیین گیرنده

اگر نامه ای غیرشخصی به یک شرکت خاص بنویسید، به احتمال زیاد به پذیرش یا دفتر، سپس به مدیر و در نهایت به مجری مستقیم می رود. نام کامل سازمان را در "هدر" متن ذکر کنید، بهتر است آدرس قانونی را نیز اضافه کنید.

همانطور که در بالا ذکر شد، گزینه بهینه نشان دادن یک مخاطب خاص است، یعنی درخواست کمک شخصاً. همیشه سعی کنید خود را با نام و نام خانوادگی خطاب کنید. به عنوان مثال، "الکساندر ویکتورویچ عزیز!" یا "آقای شوارتز عزیز!" به این ترتیب اولاً احترام خود را نسبت به شخص ابراز می کنید و ثانیاً درخواستی که خطاب به شخص خاصی باشد، تعهدات خاصی را بر عهده او می گذارد، مسئولیت رسیدگی و اجرای آن را.

در برخی شرایط، منطقی است که از گروهی از افراد، یک تیم خاص یا بخشی از آن به عنوان مخاطب استفاده شود. این همچنین در مواردی که نامه درخواست به چندین آدرس ارسال می شود مرتبط است. از عباراتی مانند: "همکاران عزیز!"، "حسابداران عزیز!" و غیره.

مرحله 2: تعریف و تمجید

چه خوب است که درخواست نامه رسمی حاوی تمجید از مخاطب باشد. به نظر می رسد با این کار به سؤال طبیعی او پاسخ می دهید: "چرا با این سوال از من می پرسی؟" می توانید شایستگی ها و خصوصیات شخصی یک فرد، وضعیت شرکت و غیره را یادداشت کنید. به ویژه از فرمول های زیر استفاده کنید: "شرکت شما یک تامین کننده پیشرو است..."، "شما به بسیاری در حل مسائل پیچیده در این زمینه کمک کرده اید..."، "سازمان شما یک متخصص پیشرو در بازار در این زمینه است. ..» و غیره فراموش نکنید که مناسب است وقتی درخواست نامه (نمونه ها و نمونه های متن) غیراستاندارد باشد و مخاطب نیاز به لایک داشته باشد، تعارف می آید. توجه او را به ویژگی ها و شایستگی هایی که برای انجام درخواست شما مرتبط است جلب کنید. با این حال، ما عبور از مرز بسیار ظریف بین یک تعریف خوب و درست و چاپلوسی بی ادبانه را توصیه نمی کنیم.

مرحله 3: درخواست را توجیه کنید

هر درخواستی باید موجه باشد، زیرا مخاطب باید بداند چرا با او تماس می گیرید. بنابراین منطقی است که آن را به اصل موضوع معرفی کنیم. در این مرحله، توصیه می کنیم سه استدلال قانع کننده را انتخاب کنید، که باید در متن نامه مطابق طرح زیر مرتب شوند: قدرت متوسط، ضعیف، قوی ترین.

درخواست ممکن است سطوح مختلفی از پیچیدگی داشته باشد، و شما باید برای این واقعیت آماده باشید که مخاطب همیشه علاقه مند به انجام آن نخواهد بود. در این راستا، او باید متقاعد شود که اجرای آن مزایای بالقوه ای برای او به همراه دارد. گیرنده را علاقه مند کنید تا سند شما را جدی بگیرد.

نامه درخواست ممکن است حاوی پیشنهادی برای اجرای یک فرصت خاص باشد که برای او جذاب است.

نمونه هایی از جمله بندی

• "در همه حال، افراد مبتکر و تجاری نه تنها برای موفقیت مادی، بلکه برای رشد شخصی نیز تلاش کرده اند تا برای همیشه به خاطر کارهای خوبشان در یاد مردم بمانند و احترام آنها را جلب کنند."
• البته هدف اصلی شما ارتقای سطح زندگی شهروندان شهر است.» شما می توانید از این عبارت به ویژه هنگامی که در حال نوشتن نامه درخواستی به یک معاون هستید، به عنوان مثال، در مورد تهیه محل برای یک مهد کودک، ترتیب زمین بازی و غیره استفاده کنید.

همچنین می توانید مشکلی را که مربوط به مخاطب است بیان کنید، به او نشان دهید که چگونه درخواست شما می تواند به او در حل آن یا در تحقق فرصت های خاص کمک کند.

این اتفاق می افتد که شما چیزی برای ارائه به طرف مقابل ندارید یا در این زمینه نامناسب است. در این مورد، بهترین راه حل این است که در مورد اهمیت درخواست خود صحبت کنید. موقعیت را تا حد امکان دقیق و کامل توصیف کنید تا روح شما را تحت تأثیر قرار دهد. اگر لحظه ای دلگرم کننده در داستان شما وجود ندارد، حقایق را ارائه دهید و بر روابط علت و معلولی تمرکز کنید. به ما بگویید اگر آنها از شما امتناع کنند یا برعکس، موافقت کنند که چه اتفاقی می افتد.

مرحله 4: درخواست خود را بیان کنید

زمانی که مخاطب آمادگی ذهنی برای پذیرش درخواست شما را داشته باشد، می توان آن را بیان کرد. متن خود را مختصر نگه دارید، از جملات طولانی یا پیچیده و همچنین ابهام یا کنایه اجتناب کنید. نامه درخواستی (نمونه ها و نمونه های عبارت در متن) باید مختصر و واضح باشد. بنابراین، اگر درخواست خرید تجهیزاتی برای یک شرکت دارید، کامل بودن، قیمت و مقدار را ذکر کنید:

"برای تجهیز بخش اورژانس، بیمارستان به یک ماشین جدید نیاز دارد که هزینه آن 3.5 میلیون روبل است. از شما می خواهیم در خرید آن به ما کمک کنید."

یا به عنوان مثال، درخواست کاهش اجاره بها باید مشخص باشد: "از شما می خواهیم که اجاره محل را به سطح 500 روبل کاهش دهید. در هر متر مربع تا زمانی که وضعیت اقتصادی تثبیت شود.

مرحله 5: خلاصه

در پایان نامه، باید درخواست خود را خلاصه کنید. دوباره آن را تکرار کنید و روی این واقعیت تمرکز کنید که دریافت کننده در صورتی که کمک درخواستی را به شما ارائه دهد، مزایایی دریافت می کند. با این حال، متن درخواست باید کمی اصلاح شود. با بازگشت به همان مثال کاهش اجاره، فرمول زیر را پیشنهاد می کنیم:

اگر موافقت کنید اجاره بها را به 500 روبل کاهش دهید. در هر متر مربع، در حالی که وضعیت اقتصادی فعلی تثبیت می شود، می توانید به حفظ بیش از 20 شغل کمک کنید و همچنین به دلیل عدم پرداخت کامل متحمل ضرر نخواهید شد.

به یاد داشته باشید، تکرار نه تنها درخواست، بلکه سودی که می توان از اجرای آن به دست آورد نیز مهم است و لزومی ندارد که مادی باشد. بسیاری از شرکت‌های بزرگ با کمال میل به عنوان حامی، سرمایه‌گذار و مشارکت در امور خیریه عمل می‌کنند.

فکر می کنیم اکنون پس از مطالعه گام به گام روند، سوالی در مورد نحوه نوشتن درخواست نامه نخواهید داشت. فقط کافی است تمام قوانین مکاتبات تجاری و برخی تفاوت های ظریف را در نظر بگیرید. پیشنهاد می کنیم نمونه دیگری را نیز مطالعه کنید.

مثال

فلیکس پتروویچ عزیز!

چند سالی است که شرکت شما آموزش های عملی را برای دانشجویان در سازمان سازماندهی می کند و به آنها کمک می کند تا دانشی را که در دانشگاه به دست آورده اند را عملی کنند.

شما به عنوان رئیس بخش منابع انسانی علاقه مند به جذب کارمندان جدید، مهندسان جوان و آینده دار و متخصصان بسیار ماهر هستید. امروزه این حرفه یکی از پر تقاضاهاست. بسیاری از دانش آموزان دوست دارند در مورد توانایی ها، ظرافت ها و اهمیت آن بیاموزند.

در این راستا از شما می خواهیم که جلسه ای از مهندس ارشد با متقاضیان و دانشجویان سال اول تا دوم در تاریخ 25 آوریل ساعت 17:00 در محل شرکت خود تشکیل دهید.

با صحبت در مورد مزایا و اسرار حرفه امروز، شما پایه ای قابل اعتماد برای تربیت متخصصان و متخصصان فردا می گذارید. شاید بعد از چند سال یکی از آنها شرکت شما را به سطح جدیدی از توسعه برساند.

با احترام و سپاس،

رئیس دانشگاه I.Zh.Bychkov

با مطالعه اطلاعات در مورد الزامات مورد نیاز یک نامه درخواست، نمونه ها و نمونه هایی از جمله بندی، می توانید به راحتی با نوشتن آن در عمل کنار بیایید.

نامه تجاری یک ابزار مکاتبات تجاری است که نقش مهمی در پایان دادن یا حفظ روابط متقابل سودمند و دوستانه با شرکا، تامین کنندگان، مشتریان و کارکنان دارد. یک نامه تجاری به خوبی نوشته شده به شما امکان می دهد تصویر مثبتی از سازمان ایجاد کنید. وب سایت ما شامل نمونه هایی از نوشتن و قالب بندی انواع نامه های تجاری می باشد.

نمونه نامه های تجاری

نامه تشکر

نامه تشکر نامه ای تجاری است که به دلایلی حاوی کلمات سپاسگزاری است: برای کار حرفه ای، خدمات با کیفیت ارائه شده و غیره. یک نامه تشکر می تواند به کل سازمان یا یک شخص خاص ارسال شود. این می تواند نامه ای در پاسخ به نامه ابتکاری باشد: نامه تبریک، نامه دعوت، یا نامه ابتکاری که به ابتکار خود نویسنده نوشته شده است. چگونه نامه تشکر بنویسیم نامه تشکر ...

نامه تشکر به استاد

قدردانی به معلم نامه ای تجاری است که از طرف مدیر موسسه پیش دبستانی یا والدین کودکان از مربی مهدکودک به دلیل زحمات او در تربیت فرزندان تشکر می کند. نحوه نوشتن نامه تشکر به یک معلم نامه تشکر از یک مربی مهدکودک به شکل یک نامه تجاری معمولی است و از عناصر ساختاری زیر تشکیل شده است: سربرگ سند. حاوی سمت، نام خانوادگی و حروف اول معلم در ...

نامه تشکر به دکتر

نامه قدردانی به پزشک یک نامه تجاری است که در آن از کمک پزشک در بهبودی تشکر می کند. نامه قدردانی از طرف بیمار یا بستگان بیمار نوشته می شود. نحوه نوشتن نامه تشکر به یک پزشک نامه تشکر به یک پزشک همان شکل نامه تجاری است: عنوان نامه - نام کامل پزشک یا رئیس پزشک موسسه مراقبت های بهداشتی در مورد دایو (نوشته شده به عنوان لازم). درخواست تجدیدنظر - نام کامل پزشکی که به او ...

نامه تشکر برای همکاری

نامه قدردانی برای همکاری نامه ای تجاری است که از طرف رئیس سازمان به شریک خود برای تحویل با کیفیت و به موقع کالاها، کارهای انجام شده و خدمات ارائه شده قدردانی می کند. نحوه نوشتن نامه تشکر برای همکاری نامه تشکر برای همکاری جزئیاتی مشابه با نامه تجاری دارد: سربرگ نامه. سمت، نام خانوادگی و حروف اول کارمند سازمانی که از او تشکر می شود را بنویسید...

قدردانی از سازمان

نامه تشکر از یک سازمان یک نامه تجاری است که از مذاکرات موفقیت آمیز، ملاقات و زمان صرف شده، مهمان نوازی ارائه شده در طول یک سفر کاری و غیره تشکر می کند. نحوه نوشتن تشکر نامه برای یک سازمان تشکر نامه یک شرکت دارای مشخصات یک نامه تجاری است: سربرگ سند نام کامل مقام سازمانی است که از آن قدردانی می شود. استیناف - نام کامل مسئول سازمانی که خطاب به آن تشکر می شود ....

نامه تشکر به والدین

نامه قدردانی به والدین نامه ای تجاری است که از والدین فارغ التحصیلان مدرسه یا مهدکودک به دلیل تربیت خوب فرزندانشان، مشارکت فعال در زندگی گروه، کلاس و مؤسسه آموزشی، کمک به مدرسه، مهدکودک، تشکر می کند. و غیره. قدردانی از طرف مدیر، معلم کلاس، معلم یا دبیر تنظیم می شود. نحوه نوشتن نامه تشکر به والدین نامه تشکر به والدین فارغ التحصیلان از ساختار زیر تشکیل شده است.

نامه تشکر به کارمند

نامه قدردانی به یک کارمند یک نامه تجاری است که از کارمند به خاطر کارش، مشارکت در توسعه شرکت، نگرش وظیفه شناسانه به کار و غیره تشکر می کند. یک نامه تشکر از طرف رئیس سازمان به افتخار برخی رویدادهای مهم نوشته می شود: سالگرد، تعطیلات حرفه ای و غیره. نحوه نوشتن نامه تشکر برای یک کارمند نامه تشکر از یک کارمند شکل و ساختاری مشابه یک نامه تجاری معمولی دارد: سرصفحه سند. که در...

نامه تشکر به دانشجو

نامه قدردانی به دانش آموز نامه ای تجاری است که از دانش آموز به دلیل موفقیت تحصیلی، فعالیت های اجتماعی فعال، شرکت در ورزش و غیره تشکر می کند. تشکر نامه ای از طرف مدیر مدرسه، رئیس دانشگاه تنظیم می شود. نحوه نوشتن نامه تشکر به دانش آموز تشکر از دانش آموز به هر شکلی نوشته می شود. متن تشکر نامه حاوی کلمات سپاسگزاری از دانش آموز است. در زیر، در زیر متن نامه ...

نامه تشکر به معلم

نامه قدردانی به معلم، نامه ای تجاری است که از طرف مدیر مؤسسه آموزشی یا والدین دانش آموزان کودک، از معلم، معلم کلاس به دلیل تلاش آنها در تربیت و آموزش کودکان تشکر می کند. نحوه نوشتن نامه تشکر به معلم نامه تشکر به معلم دارای جزئیات نامه تجاری است: سربرگ سند - نام معلمی را نشان می دهد که کلمات سپاسگزاری به آدرس او ارسال می شود. یک عنصر ساختاری اختیاری از نامه تشکر...

انواع نامه های تجاری

ضمانت نامه

ضمانت نامه یک نامه تجاری غیر تجاری است که حاوی تأیید (ضمانت) انجام برخی اقدامات یا رعایت شرایط خاص است: شرایط و واقعیت پرداخت برای محصولات دریافت شده، کار انجام شده یا خدمات ارائه شده، تضمین کیفیت و غیره. به عبارت دیگر، ضمانت نامه راهی برای اطمینان از انجام تعهد طرف معامله است. ضمانت نامه می تواند در پاسخ به نامه ادعا تنظیم شود. نحوه نگارش فرم ضمانت نامه ...

ضمانت نامه برای ارائه آدرس قانونی

ضمانت نامه برای ارائه آدرس حقوقی، نامه تجاری است که حاوی تأیید واقعیت انعقاد قرارداد اجاره با یک شرکت موجود یا قصد مالک یک محل غیر مسکونی برای اجاره آن پس از ثبت دولتی یک شرکت است. شخص حقوقی جدید به عبارت دیگر، حق انعقاد قرارداد اجاره آتی را تضمین می کند. این نامه به مرجع ثبت تسلیم می شود و بنا به درخواست مستاجر تنظیم می شود. نحوه نوشتن ضمانت نامه در مورد ...

ضمانت نامه استخدام

ضمانت نامه استخدامی یک نامه تجاری است که حاوی ضمانت انعقاد قرارداد کار بین کارفرما و کارمند است. در اغلب موارد، زمانی که یک کارمند به کشور دیگری نقل مکان می کند، لازم است آن را به سرویس مهاجرت فدرال ارسال کنید. نحوه نوشتن ضمانت نامه استخدامی فرم ضمانت نامه استخدامی شامل مشخصات زیر است: شماره و تاریخ سند; گیرنده نامه - نام سازمان و نام کامل مقامی که نامه به آن خطاب می شود یا متن: ...

ضمانت نامه پرداخت

نامه تضمین پرداخت یک نامه تجاری است که زمان و واقعیت پرداخت محصولات دریافت شده، خدمات ارائه شده یا کار انجام شده را تأیید می کند. ضمانت نامه برای پرداخت ممکن است پاسخی به درخواست نامه باشد. نحوه نوشتن ضمانت نامه برای پرداخت بدهی فرم ضمانت نامه حاوی جزئیات زیر است: شماره و تاریخ سند. گیرنده نامه - نام سازمان و نام کامل مقامی که به آن خطاب شده است. عنوان سند - ...

نوشتن نامه تجاری

قبل از نوشتن یک نامه تجاری، به نتیجه نهایی که می خواهید برسید فکر کنید: افزایش فروش، سرعت بخشیدن به فرآیند پرداخت، پیشنهاد همکاری، طرح ادعا، تبریک، دعوت و غیره. مطابق با این، یک نامه تجاری بنویسید و سعی کنید تا حد امکان بر هدف خود تأکید کنید.

قالب بندی نامه تجاری

یک نامه تجاری روی سربرگ شرکت تنظیم می شود که باید نام سازمان، آدرس محل سکونت، شماره تماس، احتمالاً ایمیل، وب سایت، آرم را نشان دهد.

نامه تجاری باید با استفاده از حاشیه چاپ شود: حاشیه سمت چپ باید حداقل 3 سانتی متر (برای ثبت اسناد) باشد، حاشیه سمت راست باید حداقل 1.5 سانتی متر باشد.

سرفصل نامه تجاری باید حاوی نام شرکت گیرنده باشد که نام کامل و موقعیت گیرنده (در گوشه سمت راست بالا) را نشان دهد.

در گوشه سمت چپ بالا در زیر عنوان تجارت نامه تاریخ نگارش و شماره ثبت (خروجی) قید شده است. اگر نامه تجاری یک پاسخ نامه است، باید مشخص شود که این نامه به کدام سند پاسخ می دهد.

در صورت لزوم عنوان سند پس از تاریخ و شماره سند درج می شود.

نامه تجاری باید حاوی درخواست تجدید نظر برای گیرنده نامه باشد.

در پایان نامه تجاری باید امضای فرستنده (نام کامل، سمت، امضا) وجود داشته باشد.

برای مکاتبات تجاری رسمی معمولاً از فونت Times New Roman استفاده می شود، اندازه 12، تک فاصله.

نامه رسمی سندی است که بخشی جدایی ناپذیر از ارتباطات تجاری است. اغلب از طریق خدمات پستی منتقل می شود و به عنوان یک روش ویژه برای تبادل اطلاعات عمل می کند.

مفاهیم اساسی

مکاتبات تجاری برای حل مسائل مختلف اقتصادی یا تولیدی مورد نیاز است. با کمک آن، شرکت ها و سازمان ها با محیط خارجی ارتباط برقرار می کنند: شرکا، مشتریان یا سازمان های دولتی. معمولاً برای این کار از نامه خدمات استفاده می شود.

این نام کلی یک سند مکتوب است که می تواند:

• پاسخ به پیام‌ها یا درخواست‌های دریافتی قبلی؛
• کاغذ همراه ارسال شده به مخاطب همراه با سایر اسناد یا مواد؛
• نامه ابتکاری، در مواردی که روش دیگری از ارتباط غیرممکن است.

هر یک از گزینه های ذکر شده ویژگی های خاص خود را دارد. با این وجود، قوانین کلی وجود دارد که طبق آنها معمولاً هر نامه رسمی تنظیم می شود. این قابل درک است، زیرا به عنوان مثال، با مکاتبات تجاری است که اغلب معاملات شروع می شود. سندی که به درستی اجرا شده باشد می تواند تصور مطلوبی در مورد شریک احتمالی آینده در گیرنده ایجاد کند.

انواع نامه های تجاری

بسته به اطلاعاتی که نامه خدمات شامل موارد زیر است:

مشایعت. در صورتی که حاوی پیامی مبنی بر وجود بسته برنامه برای آن باشد.

پرمدعا. یعنی ابراز نارضایتی از یک موقعیت خاص (ادعا) می کند.

آموزنده. متن دستورالعمل های خاصی را ارائه می دهد.

تضمین. فرستنده اجرای آینده تعهدات مندرج در سند را تأیید می کند.

اطلاعاتی. نامه حاوی اطلاعاتی است که ممکن است برای گیرنده جالب باشد.

تبلیغات. اطلاعات برای جلب همکاری ارائه می شود.

نامه اطلاع رسانی. اطلاعات در مورد رویدادهای عمومی

نامه تأییدیه. به دست آوردن اسناد یا مواد خاص

نامه درخواستی متن حاوی درخواستی برای تشویق مخاطب به اقدام است.

با پیامک. در آن، فرستنده اطلاعات خاص مورد علاقه دو طرف را در اختیار طرفین قرار می دهد.

هدف این اسناد حفظ ارتباط بین سازمان ها یا بخش های ساختاری آن است.

تنظیم دعوی نامه

در مسائل همکاری گاهی اوقات شرایطی پیش می آید که یکی از طرفین به دلایلی به تعهدات خود عمل نمی کند. در این صورت شریک ابتدا نامه ای به طرف مقابل خود ارسال می کند. در آن، او معمولاً پیشنهادات خود را برای رفع نقض حقوق قانونی خود بیان می کند. این یک نامه خدمات است. نمونه ای از چنین سندی را می توان خودسرانه تهیه کرد. نکات زیر باید در نظر گرفته شود:

باید رسمی و تجاری با طرز فکر مشارکت باشد.

اصل شکایت باید خیلی واضح بیان شود.

هنگام ارائه اطلاعات، باید به طور قانع کننده ای با حقایق خاص عمل کنید.

نامه ادعا باید شامل موارد زیر باشد:

• مشخصات فرستنده (نام، آدرس بازگشت و شماره تماس)؛
• اطلاعات کامل در مورد مخاطب؛
• شرح شرایطی که تحت آن وضعیت درگیری رخ داده است.
• ارجاع به هنجارهای قانونی که طرف مقابل به نوبه خود نقض کرده است.
• الزامات خاص برای از بین بردن تخلف، با نشان دادن مهلت های اجرای آنها.
• عواقبی که ممکن است در صورت طفره رفتن طرف مقابل از اعدام آنها رخ دهد.

باید توجه ویژه ای به نحوه تنظیم نامه رسمی شود. الگو باید طوری طراحی شود که متجاوز آن را به عنوان یک تهدید درک نکند. باید به خاطر داشت که این فقط یک یادآوری برای رعایت قانون است.

قوانین طراحی

باید توجه ویژه ای به طراحی نامه های رسمی شود. درست است، قانون هیچ قانون و مقررات سختگیرانه ای برای این امر ارائه نمی کند.

با وجود این، هنگام تنظیم چنین اسنادی، نکات اجباری زیر باید در نظر گرفته شود:

1. هر نامه رسمی باید روی سربرگ نوشته شود. از قبل توسط متخصصان مدیریت دفتر توسعه داده شده و به دستور رئیس شرکت تأیید شده است.

2. سند باید حاوی جزئیات خاصی باشد:

2.1. اطلاعات در مورد گیرنده و فرستنده.

2.2. شماره خروجی و تاریخ این نامه. این برای ثبت نام لازم است.

2.4. عنوان.

2.5. اطلاعات مربوط به حضور هر برنامه ای با ذکر نام و شماره آنها.

2.6. اطلاعات شخصی که این سند را امضا کرده است (موقعیت و نام کامل).

3. نامه باید تنها به یک موضوع بپردازد. داشتن تم های متعدد، انتخاب هنرمند را دشوار می کند.

4. اطلاعات باید تا حد امکان مختصر، اما واضح ارائه شود. توصیه می شود که متن بیش از دو صفحه را اشغال نکند.

5. مشخصات گیرنده را به درستی نشان دهید. اگر در مورد یک سازمان صحبت می کنیم، باید دنباله زیر را رعایت کنیم:

5.1. نام شرکت (در حالت اسمی).

5.2. واحد سازه (در صورت لزوم).

5.3. موقعیت مخاطب (در حالت داتیو).

5.4. حروف اول او.

5.5. آدرس پستی شرکت

6. اگر چندین گیرنده وجود داشته باشد، ابتدا دریافت کننده اصلی و سپس بقیه نشان داده می شود.

اگر همه این نکات را در نظر بگیرید، در اصل، تنظیم نامه های رسمی دشوار نخواهد بود.

ترتیب ارائه

برای اینکه یک سند به درستی تنظیم شود، باید ترتیب خاصی از ارائه اطلاعات در آن را در نظر گرفت. به عنوان مثال، می توانید گزینه نحوه نوشتن پاسخ نامه حرفه ای را در نظر بگیرید. ابتدا باید به خاطر داشته باشید که طبق قوانین آداب معاشرت، باید ظرف 24 ساعت از لحظه دریافت اطلاعات به آن پاسخ دهید. اگر در مورد یک پیام الکترونیکی صحبت می کنیم، زمان بهینه بیش از دو ساعت نخواهد بود. در مواردی که امکان رعایت چنین قاعده ای وجود ندارد، بهتر است پیام مناسبی را برای شریک زندگی خود ارسال کنید.

خود نامه اساساً شامل دو بخش است:

مقدماتی. فرستنده موضوع، دلیل و دلایل نوشته خود را بیان می کند. در اینجا می توانید به مقرراتی مراجعه کنید که طبق قانون مبنای ارائه پاسخ قرار می گیرند. علاوه بر این، توجه به نکاتی در رابطه با وضعیت مورد نظر خالی از لطف نیست. آنها به آشکار شدن ماهیت موضوع کمک خواهند کرد.

اصلی هدف این بخش شفاف سازی و متقاعد کردن است. متن باید واضح، مختصر و مختصر باشد و حقایق ارائه شده باید تأیید و عینی باشد. در صورت لزوم، می توان آنها را با اعداد واقعی تایید کرد.

این متن معمولاً با لیستی از برنامه ها دنبال می شود. سند با امضای فرستنده پایان می یابد. علاوه بر این، شما باید بدانید که چگونه نامه خدمات بنویسید تا به گیرنده توهین نشود. اولاً، بهتر است او را با عبارت «عزیز» شروع کنید. ثانیاً، می‌توانید از عبارات قید در متن استفاده کنید، مانند «پیشنهادات خود را با دقت مطالعه کرده‌ام» یا «نظرات خود را با دقت بررسی کرده‌ام». چنین رعایت آداب فقط به نفع هر دو طرف خواهد بود.

روش

تنظیم نامه های رسمی بر عهده منشی ها، منشی ها یا سایر کارمندانی است که این وظایف محول شده است. هنگام شروع کار، آنها باید به دنباله خاصی در اقدامات خود پایبند باشند. فرآیند تنظیم چنین سندی معمولاً مراحل زیر را طی می کند:

بررسی کامل شرایط این موضوع. برای ارزیابی صحیح راه های ممکن برای حل آن، باید به طور کامل بر وضعیت تسلط داشت.

تهیه پیش نویس نامه. در اینجا لازم است تمام الزامات فوق را در نظر بگیرید.

هماهنگی متن آماده شده گاهی اوقات باید با در نظر گرفتن نظرات مدیر ویرایش شود. او ممکن است در مورد موضوع توضیحاتی یا شفاف سازی بدهد.

تایید سرپرست وی.

اجرای نهایی و امضای سند.

ثبت نامه

ارسال مکاتبات به گیرنده

تنها پس از گذراندن تمام این مراحل، نامه با رسیدن به مخاطب، قادر به انجام ماموریت محول شده به آن خواهد بود.

مقررات اجباری

برای صدور خدمت نامه باید در نظر داشت که صفحه اول آن باید در فرم مخصوص چاپ شود. برای بقیه، می توانید از برگه های معمولی خالی A4 استفاده کنید. در اینجا باید به یاد داشته باشید که خود فیلد متن دارای مرزهای خاص خود است: قسمت بالا و پایین 2 سانتی متر، سمت چپ - 3.5 سانتی متر، سمت راست - 1 سانتی متر است. برای قرار دادن اطلاعات در یک برگه، اندازه های استاندارد را نقض نکنید. بهتر است تمام قوانین را رعایت کنید و فقط یک صفحه اضافی اضافه کنید.

همچنین باید متن را طبق تمام قوانین تایپ کنید:

1. برای چاپ، از فونت استاندارد Times New Roman استفاده کنید. بهتر است از گزینه های دیگر استفاده نکنید.

2. اندازه فونت نیز تنظیم می شود:

• برای متن اصلی - 14;
• ترتیب صفحات و علامت اجرا - 12.

3. قرار دادن جزئیات نیز طبق قوانین انجام می شود:

• فاصله خطوط - 1؛
• متن "عرض" تراز شده است.
• خط تیره به طور خودکار قرار می گیرد.
• فاصله از شماره ثبت تا عنوان 2 فاصله خط و از آن تا متن اصلی - 3 است.

رعایت این استانداردها برای اجرای صحیح حروف با هدف مناسب الزامی است.

محل جزئیات

برای تنظیم صحیح یک نامه تجاری استاندارد، باید به وضوح بدانید که جزئیات و اجزای آن باید در کجا قرار گیرند. پاسخ به این سوالات در GOST R 6.30-2003 موجود است. این به طور مفصل فرم یک نامه خدمات را توضیح می دهد. در اصل، این نمونه ای است که در آن کلیت تمام جزئیات سند به روشی خاص قرار دارد. به منظور:

یکسان سازی فرآیند صدور نامه های رسمی (تجاری).

بتوانید فرم های استاندارد را به صورت متمرکز از قبل آماده کنید و در عین حال نیاز به انجام برخی از کارها به صورت دستی را کاهش دهید.

تسهیل و کاهش زمان جستجوی تصویری برای اطلاعات.

گسترش قابلیت های پردازش نامه ها با استفاده از رایانه و سایر تجهیزات.

بنابراین، برای یک نامه تجاری معمولی، از 30 جزئیات استاندارد استفاده می شود که در یازده منطقه اجباری قرار دارند:

• نشان ها و نشان ها؛
• نویسنده؛
• داده ی منبع؛
• عنوان؛
• بیانیه؛
• مخاطب؛
• قطعنامه ها؛
• متن;
• امضاها و پیوست ها؛
• تاییدیه ها و تضمین ها؛
• نشانه ها

قرار دادن اطلاعات در بخش‌های خاص به متخصصان اجازه می‌دهد تا اسناد را بهتر مرور کنند و جمع‌آوری آن را برای کاربران عادی آسان‌تر می‌کند.

الزامات اولیه

برخی از مدیران به اشتباه بر این باورند که مکاتبات تجاری را می توان خودسرانه و بدون رعایت هیچ ضابطه و مقرراتی انجام داد. اما متخصصانی که مسئول این امر هستند باید الزامات اساسی نامه های رسمی را بدانند:

در دسترس بودن فرم خاص (شرکتی).

استفاده صحیح و قرار دادن جزئیات.

متن باید خوانا و به خوبی ویرایش شود. برای ارائه اصل موضوع، بهتر است جملات ساده رایج را ترجیح دهیم. شما باید خود را به طور مختصر بیان کنید تا هر کلمه تا حد امکان حاوی اطلاعات بیشتری باشد.

بسته به نوع، سند باید بر اساس آن تهیه شود. نامه همچنین ممکن است شامل چندین جنبه باشد. در این صورت، هنگام ارائه، باید سعی شود آنها را ترکیب کرد.

از استانداردهای تعیین شده برای تایپ به درستی استفاده کنید.

سعی کنید محتوای نامه حاوی عبارات طبقه بندی نشده باشد. گیرنده ممکن است این عبارات را به عنوان تهدید درک کند. هنگام ساخت جملات، بهتر است از کلمات مقدماتی مانند "ظاهرا"، "همانطور که مشخص است"، "احتمالا" و "به شرح زیر" استفاده شود.

تحقق این الزامات در عمل به مدیریت صحیح جریان اسناد در سازمان کمک می کند.

چگونه یک نامه تجاری بنویسیم که در "زباله اطلاعات" گم نشود و خوانده شود؟ قوانین، توصیه ها، مثال ها

کلمه یک ابزار تجاری در دسترس است. در دنیای تجارت، نمی توان فردی را پیدا کرد که در کار خود از کلمات استفاده نکند.

تجارت مدرن به تدریج در حال تبدیل شدن به تجارت مکاتبه ای است. با کمک نامه ها - الکترونیکی یا سنتی - ارتباط با مشتریان، شرکای تجاری و کارفرمایان رخ می دهد. این نامه نویسنده را یا به عنوان یک حرفه ای یا به عنوان فردی که نباید با او ادامه دهید، معرفی می کند.

یک حرفه ای باید بنویسد

• واضح است
• به طور موثر
• با جدیت
• جالب هست

و هیچ وقت برای یادگیری این موضوع دیر نیست. بیایید با اصول اولیه شروع کنیم: تفاوت بین نوشتن تجاری و معمولی را درک کنید.

خدمات نامه با نامه معمولی چه تفاوتی دارد؟ مشخصات یک نامه تجاری

نامه متنی کوتاه یک یا دو صفحه ای است که هدف آن رساندن اطلاعات چیزی به مخاطب است.

ماهیت اطلاعات و رابطه بین فرستنده و گیرنده نامه مکاتبات را به دو دسته تقسیم می کند

• تجارت (رسمی)
• شخصی (غیررسمی)

یک نامه تجاری با موارد زیر مشخص می شود:

• اختصار
• دقت
• استدلال و منطق
• محتوای اطلاعاتی
• بی طرفی ارزشی و عاطفی
• استاندارد سازی:
• از فرم های رسمی استفاده می شود
• از شکل های گفتاری پایدار، اصطلاحات و سازه های خاص روحانی استفاده می شود
• تعداد موضوعات - 1-2
• هدف گذاری
• زنجیره فرمان به وضوح تعریف شده (در صورت لزوم)

چه نوع نامه های تجاری وجود دارد؟

نوع نامه تجاری تعیین می کند

1. هدف از نوشتن آن

اهداف تجاری

• شما می خواهید معامله ای را منعقد کنید و شرایط خاص آن را پیشنهاد کنید - یک نامه پیشنهاد (پیشنهاد) برای مخاطب تهیه کنید

• اگر در مورد شرایط معامله مورد قبول خود تصمیم نگرفته اید، یک نامه درخواست ارسال کنید
• آیا می خواهید به گیرنده خود در مورد تخلف از تعهدات قراردادی از طرف او اطلاع دهید؟ نوشتن نامه ادعایی (شکایت)

اهداف غیر انتفاعی

• در یک نامه تشکر تشکر کنید
• تعهدات خود را با ضمانت نامه و رضایت خود را با تاییدیه تایید کنید
• اگر فکر می کنید اطلاعات شما برای گیرنده مورد توجه قرار می گیرد، خبرنامه بنویسید
• قراردادهای مهم، تعهدات، جریمه ها را با نامه های یادآور یادآوری کنید
• تبریک در نامه های تبریک، درخواست در نامه های درخواستی، تسلیت در نامه های تسلیت
• اگر نیاز به ارسال اسناد مهم یا دارایی های مادی دارید، حتماً نامه ای برای محموله خود تهیه کنید

2. گیرنده

اگر یک نامه را به طور همزمان به چندین گیرنده خطاب می کنید، در این صورت یک نامه بخشنامه می نویسید

نامه شما می تواند چندین موضوع را به طور همزمان لمس کند، که به طور خودکار آن را چند وجهی می کند

4. ساختار

حروف تنظیم‌شده شامل جمع‌آوری بخش متنی نامه بر اساس یک الگوی خاص است، در حالی که حروف غیرقانونی شکل رایگان ارائه دارند.

5. فرم خروج

• در یک پاکت نامه
• الکترونیکی
• از طریق فکس

ساختار یک نامه تجاری: مقدمه، بدنه، نتیجه گیری

ساختار یک نامه تجاری استاندارد نیاز به بررسی دقیق تری دارد.

یک نامه با فرمت صحیح باید با طرح کلی زیر مطابقت داشته باشد:

بیایید نگاهی دقیق تر به برخی از نکات این طرح بیندازیم:

1. سرفصل

به طور معمول، این خلاصه ای کوتاه از موضوع نامه است.

مهم: اگر می خواهید گیرنده نامه شما را بخواند، عنوان را به درستی بنویسید.

عدم وجود سرفصل در مکاتبات تجاری برای مبتدیانی است که مهارت های اساسی در انجام مکاتبات تجاری ندارند.

2. تجدید نظر

• شکل سنتی "عزیز" دارد
• با حروف بزرگ در وسط خط

مهم: استفاده از اختصارات ممنوع است!

3. مقدمه

• مخاطب را با ایده اصلی نامه آشنا می کند
• مخاطب را برای درک صحیح از اطلاعات بعدی مندرج در نامه آماده می کند

4. بدنه اصلی متن ایده کلیدی مطرح شده در مقدمه را اثبات می کند

در این قسمت از نامه

• شما به وضوح ماهیت پیشنهاد / تجدید نظر را نشان می دهید
• ارائه استدلال: حقایق، ارقام، سایر مشخصات در مورد موضوع نامه. نظر متخصص، تجربه مثبت/منفی خود

برای سهولت توجیه می توانید از نمودار زیر استفاده کنید:

مهم: آخرین پاراگراف باید حاوی عبارتی باشد که نشان دهنده یک مرحله خاص یا نتیجه مورد انتظار باشد و مخاطب را تشویق به اقدام کند.

5. در نتیجه:

6. در پنجره "امضا"، اطلاعات مربوط به مخاطب باید نشان داده شود:

• عنوان شغلی

چگونه در انتخاب سبک نوشتاری اشتباه نکنیم؟

در مکاتبات کاری، دائماً باید در مورد سبک نوشتار و لحن ارتباط با مخاطب انتخاب کنید. پیام شما چقدر باید خشک، رسمی یا برعکس چقدر پر جنب و جوش، گرم و انسانی باشد؟

• سبک شخصی در مکاتبات تجاری بر ویژگی های فردی شخصی که نامه را می نویسد تأکید دارد
• هنگام استفاده از سبک رسمی، حقایق ارائه می شود و بر اساس آنها نتیجه گیری مناسب می شود.
• سبک شخصی شامل ارتباط بین نویسنده نامه و مخاطب در شرایط مساوی است
• سبک رسمی نشان دهنده یک سلسله فرمان واضح و نیرویی است که خواننده نامه مجبور است با آن حساب کند.

برای انتخاب سبک ارتباطی مناسب در نامه تجاری، موارد زیر را در نظر بگیرید:

• شما و دریافت کننده شما در کدام دسته وزنی هستید؟
• شما می خواهید دوستانه مذاکره کنید یا از موضع قدرت فشار وارد کنید

چگونه به سبک انتخاب شده پایبند باشیم؟

سبک شخصی

• وجود ضمایر شخصی: من، ما، شما
  به عنوان مثال: من از شما عذرخواهی می کنم و از صمیم قلب امیدوارم که اشتباهات مشابه دیگر تکرار نشود.
• درخواست ها و درخواست های مستقیم
  به عنوان مثال: لطفا وسایل شخصی را بدون مراقبت رها نکنید
• استفاده از عبارات ارزشیابی عاطفی: جوانی ستاره ای، شکست کر کننده

سبک رسمی

• جایگزینی ضمایر شخصی با اسم انتزاعی
  به عنوان مثال: مدیریت سینما بابت تغییر برنامه نمایش های شبانه صمیمانه عذرخواهی می کند
• جایگزینی درخواست ها و درخواست های شخصی با بیانیه ها
  به عنوان مثال: لطفا وسایل شخصی را بدون مراقبت رها نکنید
• استفاده از بوروکراسی رایج: با توجه به این که توجه شما را جلب می کنم

اگر در حال نوشتن نامه تشکر یا تسلیت هستید، یعنی نامه های تجاری که در آن باید احساسات خود را ابراز کنید، سبک رسمی کاملاً مناسب نیست. در شرایطی که در حال نوشتن نامه درخواست یا پیشنهاد نامه هستید، همچنین بهتر است به یک سبک شخصی پایبند باشید.

شکایت نامه چیست و چگونه می توان آن را نوشت؟ تفاوت آن با انواع دیگر حروف چیست؟

مهم: هنگام نوشتن نامه، توجه مخاطب را بر روی اقداماتی که از او انتظار دارید متمرکز کنید. همچنین مهلت های مشخصی را برای اجرای وظایف خود مشخص کنید.

الگوی نامه شکایت به شما در نوشتن صحیح آن کمک می کند:

پاسخ نامه چیست و چگونه می توان آن را نوشت؟

دو نوع توصیه نامه وجود دارد:

• نامه امتناع
• نامه با پاسخ مثبت

تنظیم هر دو نوع نامه دارای دو قاعده کلی است (به شرطی که ابتکار نامه به درستی تنظیم شده باشد):
1. پاسخ نامه واژگان و الگوهای گفتاری نامه ابتکاری را حفظ می کند
2. متن پاسخ نامه نباید حاوی اطلاعاتی در مورد

• تاریخ تنظیم ابتکار نامه
• شماره ثبت آن

نمونه ای از نامه امتناع دوستانه و صحیح در زیر آورده شده است:

با این حال، امتناع همیشه نباید نرم باشد. شرایطی وجود دارد که یک سبک ارتباطی سخت و سخت لازم است. در زیر یک الگوی نامه های رد برای همه موارد، از سخت تا نرم وجود دارد:

اطلاعات نامه: تفاوت آن با پاسخ نامه و نامه شکایت

نامه اطلاعات چند منظوره است:

• گزارش ها (مثلاً در مورد تغییرات قیمت در لیست قیمت ها)
• به اطلاع می رساند (انتخاب مجدد اعضای هیئت مدیره)
• اطلاع می دهد (در مورد حمل و نقل کالا)
• اعلام می کند (نیت)
• تایید می کند (دریافت کالا)
• یادآوری (اجرای تعهدات بر عهده گرفته شده در قرارداد)
• تبلیغات و اطلاع رسانی (در مورد شرکت به طور کلی، در مورد کالاها / خدمات به طور خاص)

شاید مهم ترین مسئله امروز این سوال باشد که چگونه یک نامه تبلیغاتی و اطلاعاتی درست بنویسیم.

1. نداشتن ساختار
2. وجود زبان عامیانه یا غیر رسمی در متن نامه
3. طراحی شلخته
4. فراوانی غلط های املایی، نحوی، سبکی
5. عدم وجود حقایق موثق و اطلاعات عینی در نامه
6. نقض اصول اولیه ادب (به ویژه در شکایت نامه ها)
7. استفاده از جملات دست و پا گیر و نامشخص در متن
8. عدم وجود منطق در ارائه مطالب
9. عدم توضیح اختصارات
10. تاری کلی متن در صورتی که بی هدف تدوین شده باشد

چه چیز دیگری باید در مورد نامه های تجاری بدانید؟

1. برای مکاتبات تجاری مدرن، از روش ساختار بلوکی ترکیب متن استفاده می شود.
این روش باعث صرفه جویی در زمان و حفظ سبک کلی تمام اسناد تجاری می شود. یکی از ویژگی های این روش، علامت گذاری باز یا عدم وجود نقطه / کاما است (به عنوان مثال، هنگام ایجاد لیست)

2. برای عنوان نامه می توان از فونت sans-serif (مثلا Arial) استفاده کرد. این فونت در سطح ناخودآگاه به عنوان ثابت و جامد درک می شود.

3. از فونت های Serif (Times News Roman) در متن بدنه استفاده شود. سریف‌ها حرکت چشم‌های شما را از حرفی به حرف دیگر آسان‌تر می‌کنند و خواندن را سریع‌تر می‌کنند.

مهم: حروفی هستند که همیشه فقط با دست نوشته می شوند!
اینها نامه های تبریک، نامه های تسلیت، نامه های تشکر است

مقدار زیادی از اطلاعات مفید در مورد ترکیب نامه های تجاری را می توان در ویدیوی ساشا کارپینا یافت.

ویدئو: نحوه نوشتن نامه و رزومه

ویدئو: "یادگیری از داستان نویسان." اسرار فروش متون

طبق GOST R 7.0.82013 "سیستم استانداردهای اطلاعات، کتابخانه و انتشار. نگهداری سوابق و بایگانی. اصطلاحات و تعاریف "مخاطب" جزییات سندی است که حاوی اطلاعاتی درباره گیرنده سند است (بند 67).

شرط "مخاطب" در نامه های تجاری و اطلاعات داخلی و اسناد مرجع (گزارش ها و یادداشت ها، بیانیه ها و غیره) استفاده می شود.

جزئیات "مخاطب" عبارتند از:

• نام مخاطب (گیرنده نامه)؛
• آدرس پستی یا شماره تلفن، شماره فکس، آدرس ایمیل.

گیرنده نامه می تواند:

• رسمی/چند مقام;
• سازمان؛
• واحد ساختاری سازمان؛
• گروهی از سازمان ها؛
• شخصی.

آدرس - رسمی

طبق GOST R 6.30-2003، حروف اول قبل از نام خانوادگی هر مقام رسمی نوشته می شود. اگر نامه به رئیس یک سازمان دولتی ارسال شود، نام سازمان در سمت، نام کامل درج می شود. در حالت دایو نشان داده می شود، حروف اول قبل از نام خانوادگی نوشته می شود:

اگر نامه خطاب به رئیس یک سازمان تجاری باشد، نام سازمان در سمتی که نشان دهنده شکل سازمانی و قانونی است (به صورت کامل یا اختصاری) درج می شود، حروف اول قبل از نام خانوادگی نوشته می شود:

در صورتی که نامه خطاب به معاون مدیر باشد، نام سازمان در عنوان سمت درج می شود. نام خانوادگی در حالت دایو نشان داده می شود:

اگر مخاطب سند، رئیس یک واحد ساختاری است، ابتدا نام سازمان را در حالت اسمی ذکر کنید، سپس در مورد داتیو نام موقعیت فرد را که نشان دهنده واحد ساختاری است، به عنوان مثال:

طبق بند 5.15 GOST جدید:

• هنگام ارسال نامه به یک مقام رسمی، حروف اول بعد از نام خانوادگی قرار می گیرد.
• قبل از نام خانوادگی، در صورتی که مخاطب مرد باشد، از علامت اختصاری «آقا» یا «خانم» استفاده شود.

آدرس - سازمان

اگر نامه خطاب به یک سازمان باشد، نام آن (کامل یا مختصر) در حالت اسمی مشخص می شود:

هنگام ارسال نامه به یک سازمان، نام کامل یا مختصر آن را ذکر کنید، به عنوان مثال:

آدرس دادن به یک سازمان در مواردی استفاده می شود که فرستنده نمی داند رئیس سازمان کیست، نام خانوادگی، حروف اول.

آدرس - بخش ساختاری

سند را می توان به واحد ساختاری سازمان خطاب کرد. به عنوان یک قاعده، این روش رسیدگی در صورتی امکان پذیر است که بررسی موضوعی که نامه به آن اختصاص دارد در صلاحیت واحد ساختاری باشد.

هنگام آدرس دادن یک سند به یک واحد ساختاری یک سازمان، نام سازمان به صورت اسمی در شرط "مخاطب" نشان داده می شود، در زیر - نام واحد ساختاری در حالت اسمی، به عنوان مثال:

GOST R 7.0.97-2016 چه چیزی را تغییر می دهد؟ هیچ چی.

آدرس - انفرادی

ثبت جزئیات "مخاطب" هنگام انجام مکاتبات با افراد دارای ویژگی های خاص خود است. ابتدا نام خانوادگی را در حروف داتیو، سپس حروف اول و سپس آدرس پستی را مشخص کنید:

GOST R 7.0.97-2016 چه چیزی را تغییر می دهد؟ هیچ چی.

آدرس - چندین سازمان
یا تقسیمات ساختاری

یک نامه تجاری می تواند چندین مخاطب داشته باشد. GOST R 6.30-2003 روشی را برای قالب بندی کلی مخاطبین هنگام ارسال نامه به چندین سازمان همگن یا چندین بخش ساختاری یک سازمان ایجاد می کند. دو گزینه ممکن برای طراحی پایه وجود دارد.

گزینه 1: چندین مخاطب را در خود ویژگی "Addressee" نشان دهید. از این گزینه طراحی زمانی استفاده می شود که نامه خطاب به یک سازمان یا مسئول (این مخاطب اصلی است) و برای اطلاع تعدادی از سازمان ها یا مقامات دیگر باشد.

آدرس دهی طبق معمول در گوشه سمت راست بالا به عنوان فهرستی از جزئیات «مخاطب» برای هر بدن/سازمان یا واحد ساختاری سازمان رسمیت می یابد.

در این صورت تعداد کل دریافت کنندگان نباید از چهار نفر بیشتر باشد.

همه مخاطبین روی خود سند نوشته شده اند.

در این صورت تمام نسخه های چاپ شده نامه به عنوان اصل امضا می شود. هر نسخه در پاکت جداگانه ای مهر و موم شده است که آدرس پستی یک سازمان یا زیرمجموعه ساختاری خاص روی آن نوشته شده است.

گزینه 2: اگر سند را به گروهی از سازمان ها (روسای سازمان ها) از همان نوع یا به بخش های ساختاری (شعبه ها، دفاتر نمایندگی و غیره) یک سازمان ارسال کنیم، مخاطب را به طور کلی نشان می دهیم:

اگر تعداد گیرندگان بیش از چهار نفر باشد، یک لیست اضافی برای ارسال نامه (لیست پستی) تهیه می شود که گیرندگان خاص و آدرس آنها را نشان می دهد. یادداشتی در این مورد در ویژگی "Addressee" ذکر شده است:

هیچ فرم تایید شده ای برای لیست پستی نامه وجود ندارد. فرم برگه را می توان در دستورالعمل مدیریت دفتر سازمان تثبیت کرد. در واقع، برگه پستی ویژگی «آدرس» است که به یک برگه جداگانه منتقل شده است، به این معنی که محتوای آن باید با این ویژگی مطابقت داشته باشد. جزئیات "مخاطب" شامل سه بلوک اطلاعاتی است: نام سازمان، موقعیت، حروف اول و نام خانوادگی. در لیست پستی نامه، ما همان بلوک های اطلاعاتی را بازتولید می کنیم، اما آنها را در یک خط به جای سمت راست برگه قرار می دهیم. همچنین می توانید داده ها را به شکل جدول مرتب کنید. ترتیب دریافت کنندگان می تواند دلخواه باشد، اما بهتر است آنها را بر اساس حروف الفبا مرتب کنید.

اطلاعات مربوط به شماره و تاریخ نامه ارسالی پس از ثبت آن وارد می شود (مثال 1).

همه نامه های ارسال شده به گروهی از گیرندگان دارای یک شماره ثبت خروجی هستند.

GOST R 7.0.97-2016 چه چیزی را تغییر می دهد؟ هیچ چی.

قرار دادن جزئیات "آدرس" در فرم

جزئیات "مخاطب" در قسمت سمت راست بالای سند (روی فرمی با جزئیات زاویه ای) یا در سمت راست زیر جزئیات فرم (روی فرمی با جزئیات طولی) قرار دارد. محل مورد نیاز "مخاطب" در پیوست B به GOST R 6.30-2003 نشان داده شده است:

• در فرمی با جزئیات گوشه - مثال 2؛
• روی یک فرم با جزئیات چیده شده به صورت طولی - مثال 3.

GOST R 7.0.97-2016 چه چیزی را تغییر می دهد؟ هیچ چی. ویژگی «آدرس» در همان مکان باقی می ماند.

مسائل فنی

• آیا عناصر «مخاطب» باید با فواصل زمانی از هم جدا شوند؟

جزئیات «مخاطب» معمولاً چندین خط را اشغال می کند.

در بند 6.1 توصیه های روش شناختی برای اجرای GOST R 6.30-2003 (مورد تایید Rosarkhiv) گفته شده است که جزئیات یک سند متشکل از چندین خط با فاصله یک خط چاپ می شود. اجزای جزئیات "مخاطب"، "مهر تایید سند"، "علامت حضور درخواست"، "مهر تایید سند" با فاصله 1.5-2 خط از یکدیگر جدا می شوند.

هنجار مشابهی در GOST R 7.0.97-2016 جدید در بخش 3 آمده است، که الزامات کلی برای تولید اسناد را تعیین می کند: "جزئیات چند خطی با فاصله یک خط چاپ می شوند، اجزای جزئیات با فاصله اضافی از هم جدا می شوند. ”:

• چگونه صفت «آدرس» را تراز کنیم؟

مشخصه چند خطی «مخاطب» به صورت تراز در امتداد مرز سمت چپ منطقه اشغال شده توسط ویژگی طراحی شده است، یا در مرکز نسبت به طولانی ترین خط، به عنوان مثال: