مستمری برای شهروندانی که به عنوان بیکار شناخته می شوند. شهروندان بیکار: ویژگی های تأمین مستمری. پایان پرداخت حقوق بازنشستگی اجتماعی

دلیل نوشتن این مقاله سوال یکی از خواننده ها بود. ما فکر می کنیم که پاسخ به این سوال برای بسیاری جالب خواهد بود.

• به چه کسی:سایت delo@
• موضوع:سوال خواننده

شرکت سهامی در حال انحلال است. ما اسناد مربوط به پرسنل و اسناد سازمانی (قانونی، ثبتی و غیره) را به بایگانی دولتی ارائه خواهیم داد. با اسناد حسابداری که تولید، صحافی و در بایگانی شرکت ذخیره می شوند چه باید کرد؟ عمر مفید آنها 5 سال است.

• لدنوا یو.ک.،
• کورسک

سوالات مربوط به اطمینان از ایمنی اسناد شرکت های سهامی در طول انحلال آنها در قطعنامه کمیسیون فدرال بازار اوراق بهادار منعکس شده است. اجازه دهید مهمترین قطعات را برای خود نقل کنیم.

قطعه سند

کوچک کردن نمایش

مقررات مربوط به رویه و دوره های نگهداری اسناد شرکت های سهامی (مصوب با قطعنامه کمیسیون فدرال بازار اوراق بهادار روسیه مورخ 16 ژوئیه 2003 شماره 03-33/ps)

3.9. در صورت انحلال یک شرکت، اگر با تأسیس سرویس آرشیو فدرال روسیه توافق داشته باشد و بخشی از اسناد آن در صندوق بایگانی فدراسیون روسیه گنجانده شده باشد، اسناد ذخیره سازی دائمی و پرسنل به این سازمان منتقل می شود. آرشیو دولتی مناسب اگر هیچ رابطه قراردادی با بایگانی وجود نداشته باشد، در این صورت بایگانی دولتی موظف است فقط اسناد مربوط به پرسنل کارکنان شرکت را برای ذخیره سازی بپذیرد. محل نگهداری باقیمانده اسناد توسط رئیس کمیسیون تصفیه یا امین ورشکستگی تعیین می شود.

3.10. در صورت سازماندهی مجدد یک شرکت که مستلزم فسخ آن است، اسناد اصلی شرکت که در انبار هستند و در معرض ذخیره هستند، می توانند در نتیجه سازماندهی مجدد فقط به یکی از شرکت های تازه ایجاد شده منتقل شوند.

مگر اینکه با توافقنامه ادغام یا الحاق (تصمیم در مورد تبدیل) و (یا) قانون انتقال یا تصمیم در مورد تقسیم یا تفکیک و (یا) ترازنامه جدایی مقرر شده باشد، اصل اسناد شرکت که در انبار است و مشمول آن است. انبارها در نتیجه سازماندهی مجدد با بالاترین ارزش خالص دارایی به شرکت تازه ایجاد شده منتقل می شوند.

طبق این مصوبه، معلوم می شود که فقط سازمانی که به طور کامل وجود ندارد می تواند اسناد را به بایگانی ارائه دهد. اگر سازماندهی مجدد شود، تمام اسناد به "یکی از شرکت های تازه ایجاد شده در نتیجه سازماندهی مجدد" منتقل می شود.

در اکتبر 2004، با تصویب قانون "در مورد امور بایگانی در فدراسیون روسیه"، قانون ما روشی را برای ذخیره اسناد بایگانی در هنگام سازماندهی مجدد و انحلال تعیین کرد. برای سازمان های تجاری، انتقال به بایگانی دولتی فقط پس از انحلال و فقط بر اساس توافق انجام می شود.

قطعه سند

کوچک کردن نمایش

قانون فدرال شماره 125-FZ مورخ 22 اکتبر 2004 "در مورد بایگانی در فدراسیون روسیه." ماده 23 «مسئولیت‌های ارگان‌های دولتی، ارگان‌های دولت محلی، سازمان‌های کسب آرشیو دولتی و شهرداری با اسناد آرشیوی».

9. هنگام سازماندهی مجدد سازمان های مردم نهاد، شرایط و محل نگهداری بیشتر اسناد آرشیوی توسط مؤسسین این سازمان ها یا ارگان هایی که به موجب اسناد تشکیل دهنده مجاز به انجام آن هستند، تعیین می شود.

10. در جریان انحلال مؤسسات غیردولتی از جمله در اثر ورشکستگی، اسناد آرشیوی، اسناد پرسنلی و همچنین اسناد بایگانی که مدت نگهداری موقت آنها منقضی نشده است، در جریان فعالیت آنها تشکیل شده و در بایگانی موجود است. صندوق فدراسیون روسیه توسط کمیسیون تصفیه (تصفیه کننده) یا متولی ورشکستگی به روشی منظم برای نگهداری در آرشیو ایالتی یا شهرداری مناسب بر اساس توافق نامه بین کمیسیون تصفیه (تصفیه کننده) یا متولی ورشکستگی و دولت منتقل می شود. یا آرشیو شهرداری در این مورد، کمیسیون تصفیه (تصفیه کننده) یا متولی ورشکستگی سازماندهی اسناد بایگانی سازمان منحل شده، از جمله سازمان منحل شده در نتیجه ورشکستگی را سازماندهی می کند.

متأسفانه، قانون ما در واقع این الزام را برای ما قید می کند نگهداری اسناد برای دوره نگهداری موقت یک سازمان منحل شده حتی پس از اتمام کار کمیسیون تصفیه و از بین رفتن سازمان. قانون امور بایگانی، انتقال چنین اسنادی را برای نگهداری به بایگانی دولتی پیش بینی کرده است به صورت پرداختی.

اما این شرط به دلایل مختلف همیشه محقق نمی شود. در نتیجه، یک تهدید واقعی ایجاد می شود که اسناد ممکن است با تمام عواقب ناشی از آن بی مالک شوند.

روش

بنابراین، هنگام انحلال یک ساختار تجاری، توصیه می کنیم موارد زیر را انجام دهید:

1. در شرکت های سهامی تصمیم به انحلال شخص حقوقی توسط مجمع عمومی صاحبان سهام با اکثریت آرا اتخاذ می شود (بند 4 ماده 49 قانون شماره 208-FZ مورخ 5 دی 1374). در شرکت های با مسئولیت محدود، چنین تصمیمی توسط همه شرکت کنندگان شرکت اتخاذ می شود (بند 8 ماده 37 قانون شماره 14-FZ مورخ 02/08/1998).

در مجمع عمومی عادی موارد ذیل تعیین و تصویب شد:

• ترکیب کمیسیون تصفیه؛
• پیش نویس روش انحلال؛
• مهلت های تصفیه

از لحظه تعیین کمیسیون انحلال، تمام اختیارات مدیریت امور یک شخص حقوقی به آن منتقل می شود (این در بند 3 ماده 62 قانون مدنی فدراسیون روسیه ثبت شده است).

بنابراین، ابتدا شما نیاز دارید:

• انتقال اسناد به سازمان کمیسیون انحلال را با عمل انتقال رسمی کنید، که باید حاوی اطلاعاتی در مورد اسناد، در درجه اول ذخیره سازی دائمی و پرونده های پرسنلی، و همچنین در مورد اسناد برای یک دوره ذخیره سازی موقت باشد.
• از نظر نویسنده، خود سازمان هنگام تصمیم گیری در مورد انحلال باید پیش بینی کند که کمیسیون تصفیه با اسناد چه خواهد کرد و بپذیرد. تصمیم گیری در مورد تامین مالی این کارها. ایده این است که صاحبان سازمان خودشان در مورد سرنوشت آینده اسناد تصمیم بگیرند.

2- کمیسیون تصفیه باید با اسناد سازمان منحل شده به شرح زیر رسیدگی کند.

• امکان انعقاد قرارداد برای پردازش، سازماندهی اسناد، بایگانی آنها برای ذخیره سازی بایگانیبا یک بایگانی (ایالتی، شهری) یا با یک شرکت تجاری که خدمات مشابهی را ارائه می دهد. این باید در صورتی انجام شود که سازمان منحل شده قادر به تهیه مستقل اسناد خود برای ذخیره سازی بعدی نباشد.
• حالا سوال بعدی - این همه پرونده به کجا باید ارسال شود؟در اینجا گزینه های احتمالی وجود دارد:
  • اسناد دائمی و پرونده های پرسنلی باید طبق قرارداد به بایگانی دولتی ارسال شود.
  • اما اسناد با دوره ذخیره سازی موقت را می توان هم به بایگانی دولتی و هم برای ذخیره سازی خارج از سایت در یک سازمان تجاری منتقل کرد. در هر صورت، باید یک توافق نامه منعقد کنید. و سپس - توجه! پیش بینی امحای اسناد توسط سازمان متولی پس از انقضای مدت نگهداری موقت حائز اهمیت است. ضمناً این تصمیم کمیسیون تصفیه باید در سند اداری آن قید شود.

انحلال یک شرکت یک فرآیند طولانی و دردناک است. بنیانگذاران باید عملیات را متوقف کنند، به طلبکاران و کارمندان بپردازند و همچنین مقدار زیادی از اسناد را تکمیل کنند.

خوانندگان عزیز! این مقاله در مورد روش های معمولی برای حل مسائل حقوقی صحبت می کند، اما هر مورد فردی است. اگر می خواهید بدانید چگونه دقیقا مشکلت رو حل کن- تماس با مشاور:

درخواست ها و تماس ها 24/7 و 7 روز هفته پذیرفته می شود.

سریع است و رایگان!

این مقاله به شما می گوید که چه اسنادی در هنگام انحلال یک شرکت بایگانی می شوند و چگونه باید برای این کار آماده شوند.

چرا این لازم است؟

هنگامی که یک واحد تجاری فعالیت های خود را تکمیل می کند، تمام اسناد مهم حقوقی و مالی بایگانی می شوند. این قانون برای شرکت های دولتی و خصوصی اجباری است.

نیاز به ارائه اسناد و مدارک به بایگانی با این واقعیت دیکته می شود که پس از انحلال شرکت ممکن است نیاز به بازیابی اسناد تهیه شده در جریان فعالیت های آن باشد.

به عنوان مثال، کارمند یک سازمان منحل شده دفترچه کار خود را گم کرده است و باید اطلاعات مندرج در آن را تجدید کند.

در این صورت بدون تماس با آرشیو برای کسب اطلاعات از زمان و مکان کار وی امکان پذیر نخواهد بود.

این کارمند همچنین ممکن است در هنگام درخواست بازنشستگی به اطلاعاتی در مورد دستمزدهایی که در طول وجود شرکت به او تعلق می گیرد نیاز داشته باشد.

و چنین اطلاعاتی فقط توسط یک آرشیو قابل ارائه است.

پس از انحلال، خود مدیریت و بنیانگذاران ممکن است در مورد پوشش بدهی مالی با طلبکاران مسائل بحث برانگیز داشته باشند. بدون دریافت ها و اسناد حسابداری مناسب نمی توان آنها را حل کرد.

بنابراین، شما باید با آرشیو در مورد ارائه آنها تماس بگیرید.

بازرسی مالیاتی و صندوق های خارج از بودجه ممکن است در مورد مدیریت و مؤسسان یک شرکت منحل شده سؤالاتی داشته باشند. پاسخ آنها نیز در اسنادی که برای ذخیره در آرشیو سپرده شده است جستجو می شود.

آنچه تنظیم شده است

تعهد و روش ارائه اسناد به بایگانی پس از انحلال شرکت توسط اسناد نظارتی زیر تنظیم می شود:

• قانون مدنی فدراسیون روسیه;

در واقع، روند سپرده گذاری اسناد تا حد زیادی فقط توسط دو قانون آخر از موارد ارائه شده در لیست بالا تنظیم می شود:

• - کلیه مدیران و مؤسسین را در زمان انحلال بدون توجه به نوع مالکیت مکلف می کند پس از خاتمه فعالیت اسناد مهم فعالیت های اقتصادی را به بایگانی منتقل کنند.
• - موضوع ارائه اسناد در صورت خاتمه اجباری فعالیت های یک شخص حقوقی برای ذخیره سازی در ساختارهای ویژه را تنظیم می کند.

توافق با صندوق بایگانی

مالکی که اسناد را برای نگهداری به مقامات بایگانی منتقل می کند، مالکیت این اسناد را حفظ می کند. اگر کارمندان بایگانی قوانین نگهداری اسناد را نقض کنند، او می تواند از طریق دادگاه اسناد مهم را به دست خود بازگرداند.

به منظور احقاق حقوق همه شرکت کنندگان، توافق نامه مناسب بین صاحب اسناد و بایگانی تنظیم می شود. شرایط، مدت و روش نگهداری اسناد منتقل شده را شرح می دهد.

در صورت انحلال اجباری شرکت، توافق نامه ای در مورد حفظ اسناد پرسنل و همچنین مواردی که مدت نگهداری آنها به پایان نرسیده است با بایگانی شهرداری تنظیم می شود.

طرفین قرارداد کمیسیون تصفیه و مدیریت سازمان بایگانی () خواهند بود.

بنابراین، صرف نظر از اینکه شرکت اسناد را به یک بایگانی عمومی یا خصوصی منتقل می کند، باید یک قرارداد ذخیره سازی تنظیم کند.

آماده سازی آن این واقعیت را فراهم می کند که تمام هزینه های مربوط به تهیه اسناد برای ذخیره سازی و همچنین تخریب آنها پس از انقضای دوره تعیین شده بر دوش صاحبان قرار می گیرد.

ویدئو: بایگانی در حین انحلال شرکت

مسئولیت های شخص مسئول انتقال اسناد

جمع آوری، تهیه و انتقال اسناد به بایگانی در صورت خاتمه داوطلبانه فعالیت یک واحد تجاری توسط مدیر تصفیه یا یکی از اعضای دارای مجوز ویژه کمیسیون تصفیه انجام می شود.

مسئولیت های اصلی او عبارتند از:

• انتخاب و هماهنگی با مدیریت محل نگهداری اوراق مهم؛
• تعیین هزینه ذخیره سازی و گنجاندن آن در هزینه های تصفیه.
• تهیه فهرستی از اسنادی که در معرض انتقال اجباری به بایگانی هستند.
• ایجاد توضیحات برای بسته ای از اسناد آماده شده برای انتقال به بایگانی؛
• تعیین دوره ذخیره سازی اسناد؛
• انعقاد قرارداد با صندوق بایگانی و انتقال مستقیم اوراق ارزشمند از نظر فعالیت اقتصادی.

مسئولیت های ذکر شده در بالا اساسی هستند.

در فرآیند تهیه، جمع آوری و انتقال اسناد برای نگهداری، مدیران تصفیه و متولیان ورشکستگی با انبوهی از تعهدات روبرو هستند.

مراحل آماده سازی

در صورت انحلال داوطلبانه و اجباری، این سؤال مطرح نمی شود که آیا لازم است اسنادی که در جریان فعالیت های آن تنظیم شده اند، نگهداری شوند. لازم است.

در مورد تهیه اوراق برای انتقال به بایگانی، طی مراحل زیر انجام می شود:

• انجام آزمایش ارزش؛
• ثبت مستقیم پرونده ها؛
• ایجاد موجودی مربوطه برای مستندات.

بررسی ارزش با بررسی صفحه به صفحه توسط مدیر تصفیه یا مدیر ورشکستگی کلیه اسناد موجود در زمان خاتمه فعالیت شرکت انجام می شود.

ثبت مستقیم پرونده ها شامل: تشکیل پرونده، صحافی، شماره گذاری برگه ها، تنظیم برگ تصدیق و موجودی داخلی می باشد.

موجودی های جداگانه ای برای بسته های مختلف اسناد تهیه می شود که به آرشیو ارائه می شود. به عنوان مثال، موجودی انبارهای دائمی، انبارهای موقت و موارد مربوط به پرسنل انجام می شود.

پس از آماده سازی، تمام اسناد برای ذخیره سازی آرشیوی پردازش می شوند. این یک فرآیند پیچیده و زمان بر است که بهتر است به کارکنان بایگانی یا یک شرکت بایگانی سپرده شود.

تنها چیزی که برای پردازش اسناد برای نگهداری در کوتاه ترین زمان ممکن بدون هیچ مشکل و مانعی لازم است، انعقاد یک توافق نامه مناسب با شرکت آرشیو است.

چه مدارکی به آرشیو ارسال می شود؟

اسناد زیر به آرشیو ایالتی یا شهرداری منتقل می شود:

• آنهایی که برای ذخیره سازی دائمی در نظر گرفته شده اند؛
• توسط پرسنل با ماندگاری تا 75 سال سن;
• ذخیره سازی موقت، دوره تا 10 سال ().

دوره های نگهداری اسناد بر اساس تعیین می شود. اگر شرکت در حین انحلال جانشین قانونی داشته باشد، تمام اسناد مهم به مدیریت آن منتقل می شود.

در غیر این صورت، لازم است اسناد را گروه بندی کنید، اهمیت آنها را ارزیابی کنید، موجودی ایجاد کنید و به بایگانی منتقل کنید.

گروه بندی

پس از بررسی ارزش، کارمندان شرکت بایگانی یا سایر افراد مجاز به گروه بندی اسناد مشغول می شوند.

بسته های جداگانه اسناد ایجاد می شود. برخی از این اوراق مشمول نگهداری دائمی هستند، که به خدمات مالیاتی فدرال روسیه اجازه می دهد در صورت بروز اختلاف در مورد پرداخت مالیات، همیشه آنها را مطرح کند.

از بین مدارک پرسنلی، فقط آنهایی که مدت نگهداری آنها تجاوز نمی کند 75 ساله. دسته سوم اسناد همیشه شامل اسنادی است که برای نگهداری موقت به بایگانی منتقل می شوند.

پس از تشکیل، یک موجودی ویژه به هر بسته اسناد اضافه می شود.

ماندگاری

این قانون دوره های زیر را برای ذخیره اسناد در بایگانی تعیین می کند:

• توسط پرسنل - از 45 تا 75 سال;
• اسناد حسابداری و گزارشگری – حداقل 5 سال;
• مالیات و عوارض - تا 6 سال;
• برای ورشکستگی - تا 10 سال;
• برای حق بیمه و پرداخت به صندوق های خارج از بودجه - حداقل 5 سال ().

تمام اسنادی که در طول زمان در معرض تخریب قرار می گیرند، اسنادی هستند که به طور موقت ذخیره می شوند.

هر ساله در امور اداری سازمان اسنادی برای نگهداری دائم و موقت و همچنین اسنادی که در معرض تخریب هستند انتخاب می شود.

مدت نگهداری اسناد بر اساس ارزش اطلاعاتی، علمی و عملی آنها تعیین می شود.

تفاوت

هنگام ارسال اسناد به بایگانی تفاوت های زیادی وجود ندارد، اما وجود دارد و در درجه اول به خاتمه داوطلبانه یا اجباری فعالیت های آن توسط یک نهاد تجاری مربوط می شود.

به عنوان مثال، دستورالعمل های گام به گام برای انحلال یک LLC، گروه بندی اسناد بایگانی را در هر مرحله ارائه می دهد، که قبل از خاتمه واقعی فعالیت های آن است.

برای کارآفرینان فردی و شرکت های LLC

اغلب این سوال مطرح می شود که پس از انحلال یک LLC با اسناد چه باید کرد و تنها یک پاسخ وجود دارد: البته، آن را در بایگانی قرار دهید.

این کار پس از تخریب مهر و مهر سازمان توسط مراجع مجاز انجام می شود.

آخرین مرحله کاغذی که قبل از تخریب مهر و موم و ارائه اسناد به بایگانی است، دریافت گواهی از صندوق بازنشستگی فدراسیون روسیه پس از انحلال LLC و همچنین اطلاعاتی از وجوه خارج از بودجه در مورد لغو ثبت شرکت به عنوان پرداخت کننده مالیات و هزینه ها.

پس از بایگانی اسناد شرکت با مسئولیت محدود، قانون انحلال تنظیم می شود و شرکت از ثبت نام واحد دولتی اشخاص حقوقی مستثنی می شود.

الزام یک کارآفرین فردی به بایگانی اسناد در هنگام انحلال به صراحت توسط قانون پیش بینی نشده است.

تنها یکی وجود دارد که مسئولیت ایمنی تمام اطلاعات مهم آرشیوی را بر عهده کارآفرین فردی می گذارد.

همان قانون اسنادی را که باید در بایگانی ایالتی یا شهرداری سپرده شود، تعریف می کند.

این ماده با الزام به انتقال اسناد مهم برای ذخیره سازی فقط به سازمان های انحلال از پیش تعیین شده است. آی پی در آن ذکر نشده است.

اما پس از خاتمه فعالیت یک کارآفرین انفرادی، هنوز ارزش ارسال اسناد به بایگانی را دارد، زیرا دارای ویژگی های فردی و حقوقی است و تحت ثبت نام دولتی قرار می گیرد.

در صورت انحلال داوطلبانه و اجباری

در طی انحلال داوطلبانه و اجباری، کلیه شرکتها به همان میزان اسناد را به بایگانی ارائه می دهند.

انحلال یک سازمان یک فرآیند پیچیده و طولانی است. موسسان باید فعالیت های شرکت را تکمیل کنند، از حساب های پرداختنی گزارش دهند و حجم زیادی از اسناد را تهیه کنند. شخص حقوقی منحل شده موظف است آن را برای نگهداری به سرویس بایگانی منتقل کند. بیایید در نظر بگیریم که بایگانی شرکت های منحل شده در کجا قرار دارد و انتقال اوراق به شرکت بایگانی چگونه انجام می شود.

با کجا تماس بگیریم؟

طبق قانون شماره 125-FZ "در مورد امور بایگانی فدراسیون روسیه"، در هنگام انحلال یک شرکت، اوراقی که دوره نگهداری آنها منقضی نشده است و همچنین اسناد مربوط به پرسنل باید برای ذخیره سازی به بایگانی منتقل شوند - شهرداری یا ایالتی در طول خاتمه فعالیت شرکت، مهم است که موضوع انتقال اسناد را با تماس با یک نهاد متخصص در مدیریت امور بایگانی و فعالیت در قلمرو موضوع مورد علاقه فدراسیون روسیه حل کنید. می توانید با مراجعه حضوری به آن یا با مراجعه به وب سایت در اینترنت، اطلاعات مربوط به مکان آن را از اداره در محل شرکت کسب کنید. گزینه دوم سرعت جستجوی اطلاعات لازم را به میزان قابل توجهی افزایش می دهد.

قبل از تماس با متخصصان خدمات بایگانی، باید ضرب الاجل هایی را برای اوراقی که صندوق بایگانی شرکت را تشکیل می دهند تعیین کنید. سپس لازم است تعداد موارد برای انتقال محاسبه شود - این به طور جداگانه برای هر دسته انجام می شود. دسته ها بر اساس دوره و نوع مقالاتی که نیاز به نگهداری در آرشیو دارند، تقسیم می شوند.

هنگام ارسال اسناد پرسنلی به بایگانی دولتی، الزامات مربوط به نهادهای غیر دولتی باید در نظر گرفته شود. در برخی موارد، ممکن است به دلایل خاص، الزامات خاصی اعمال شود. چنین شرایط آرشیو دولتی باید در نظر گرفته شود و با احترام رفتار شود. دسته اسناد پرسنلی شامل اسنادی است که در نتیجه فعالیت های خدمات پرسنلی ایجاد شده است. اینها پرونده های شخصی و کارت های کارمند، سفارشات و غیره هستند.

به درخواست طرف دریافت کننده، شرکت باید داده های اضافی را ارائه دهد: کپی یا اصل اساسنامه، گواهی های ثبت نام و سایر اوراق تشکیل دهنده.

مراحل تهیه سند

تعطیلی شرکت ها به ندرت اتفاق می افتد، بنابراین بنیانگذاران ممکن است ندانند هنگام انحلال سازمان با اسناد چه کنند. اما در صورت قطع اجباری یا داوطلبانه وجود مؤسسه، حفظ مدارک جمع آوری شده در طول فعالیت آن الزامی است.

آماده سازی اوراق برای انتقال به خدمات بایگانی شامل گذراندن مراحل زیر است:

• انجام تأیید ارزش؛
• ثبت مستقیم پرونده ها؛
• تهیه فهرستی از اوراق

آزمون ارزش با بررسی هر برگه از اسناد موجود در زمان بسته شدن کسب و کار انجام می شود. این روش توسط امین ورشکستگی یا مدیر تصفیه انجام می شود. تشکیل مستقیم پرونده ها شامل تشکیل پرونده، شماره گذاری برگه ها، صحافی، تهیه موجودی و برگه گواهی است. برای مجموعه اسنادی که به بایگانی ارسال می شود، موجودی های جداگانه ای تهیه می شود.

پس از آماده شدن تمام اسناد، برای پردازش ارسال می شوند. چنین فرآیند پر زحمتی باید به کارمندان خدمات بایگانی سپرده شود. ارسال اسناد به بایگانی در هنگام انحلال بر عهده مؤسسین شرکت است. تنها در صورت منعقد شدن توافق در مورد انتقال اسناد شخصی، این روش بدون مانع و مشکل در کوتاه ترین زمان ممکن انجام می شود.

در صورت عدم توافق، انتقال به بایگانی فقط اوراقی که مربوط به پرسنل کارمندان است امکان پذیر است. محل نگهداری اسناد توسط کمیسیون تصفیه تعیین می شود. انتقال اسناد باید همراه با ثبت صحیح پرونده ها با ذکر نام دقیق سازمان و مهلت های نقل و انتقال اوراق باشد. مواردی که نیاز به نگهداری موقت دارند - حداکثر 10 سال - بدون سیستم‌بندی مواد، صحافی، صدور گواهینامه و برگه‌های شماره‌گذاری پردازش می‌شوند.

طبق قانون کلی آرشیو، بیش از 250 برگ در یک پرونده مجاز نیست. در غیر این صورت کیس به چند قسمت با شماره گذاری جداگانه برای هر کدام تقسیم می شود. بایگانی پرونده ها را با توجه به معیارهای کمیت و صحت ثبت بررسی می کند.

در صورت عدم وجود پرونده ، گواهی بایگانی پر می شود - سندی که بر روی سربرگ ویژه شرکت آرشیو تنظیم شده است.